Sous la supervision matricielle du Directeur Pays Adjoint au Programme et du Directeur Pays Adjoint aux Opérations, le Chargé de l’Unité Appui Gestion du Bureau Pays a pour mission principale d’appuyer la coordination et l’assurance d’une gestion rigoureuse, transparente et axée sur les résultats du Programme Pays. Sa mission est de participer: - à la planification et du suivi budgétaire ainsi que du suivi de l’exécution financière du Programme Pays;
- au renforcement des capacités nationales et de celles du PNUD en matière de NIM, DIM, exécution ONG;
- à la gestion et au suivi des conventions de financement en appui au Programme Pays;
- à l’appui à la mise en œuvre du plan d’évaluation de l’UNDAF/CPD/CPAP et des audit des projets NIM et audits du Bureau Pays.
L’ensemble de sa mission s’inscrit dans le cadre du Développement Humain Durable, de la Déclaration du Millénaire/ Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD), de la Déclaration de Paris (2005) et du Plan d’Action d’Accra (2008) sur l’Efficacité de l’Aide et de la Stratégie National de Réduction de la Pauvreté (DSRP II). Le Chargé de l’Unité d’Appui à la Gestion du Programme, contribue à l’identification des réponses créatives face aux nouveaux défis et opportunités du Programme Pays. Elle/Il apporte une assurance qualité dans la planification budgétaire, la mise en œuvre et le suivi et évaluation des activités du Programme Pays et fournit des services d’appui conseil au management du Bureau Pays. Elle/Il est responsable de la promotion d’un environnement de collaboration axé sur le client et les résultats et conforme aux règlements et procédures du PNUD (Programme and Operations Policies and Procedures – POPP) et du Cadre de Contrôle Interne du Bureau Pays. Le Chargé de l’unité d’Appui à la Gestion du Programme, supervise l’assitant(e ) de l’Unité, et travaille en étroite collaboration avec la Division du Programme et celle des Opérations du Bureau Pays, l’Unité des Politiques et Stratégies (UPAS), les deux programmes piliers à savoir la bonne Gouvernance et la Lutte contre la Pauvreté, le personnel de programme des autres Agences du Système des Nations Unies, le personnel du siège, les représentants du Gouvernement, les conseillers techniques et experts, les partenaires multilatéraux et bilatéraux ainsi que la société civile pour le succès de la mise en œuvre du Programme Pays. |
Synthèse des Fonctions Clés: - Appui à la gestion budgétaire et à l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG);
- Appui à la gestion orientée sur le résultat du Programme Pays (eRBM);
- Appui à la Stratégie de Mobilisation des Ressources et Suivi des Accords de Partenariat;
- Appui au Renforcement du NIM, DIM, Execution ONG;
- Appui aux Activités Opérationnelles du Programme;
- Codification et Partage des Connaissances;
- Appui au system d’archivage au sein du programme.
Appui à la gestion budgétaire et l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG): - L’appui à la planification/allocation budgétaire pluri et annuelle des ressources du Programme (RPF : TRAC, TF, C/S) ; L’analyse des écarts des plans de travail annuel et trimestriel des projets de développement avec le RPF et les recommandations de mesures rectificatives (révisions budgétaires);
- L’assurance du suivi rigoureux de la trésorerie des projets de développement (ASL), l’identification de goulots d’étranglement et la mise en œuvre de mesures idoines conformes aux procédures;
- L’appui dans l’analyse de la fiabilité des demandes d’avances de fonds trimestrielles NIM et ONG et de leur conformité avec les procédures et réglementation du PNUD en matière de gestion des avances NIM;
- Le suivi de l’évolution de la situation globale des dépenses des programmes et projets à travers ATLAS : l’assurance de fiabilité des rapports de décaissements trimestriels consolidés (CDR); la génération, le partage et l’envoi à la certification trimestrielle et annuelle des CDRs par le Gouvernement et les autres agences d’exécution;
- Elaboration de rapports réguliers et ponctuels sur la situation des ressources programmatiques du programme;
- L’assurance d’une exploitation efficace d’ATLAS (insertion systématique des données relatives aux projets) en appui à la gestion financière des projets de développement et de gestion;
- L’application rigoureuse de la politique de recouvrement des coûts (GMS, ISS);
- L’assurance de l’inventaire annuel obligatoire des projets de développement (NIM, DIM, ONG) et de l’inspection physique des équipements et matériels;
- La transmission des directives administratives et financières d’usage aux agences d’exécution;
- L’assurance de la clôture opérationnelle et financière des projets de développement conformément aux procédures et dans les délais prescrits;
- L’assurance de l’archivage des documents précis au PMSU, tels que les CDR signes des directeurs de projet, la liste des inventaires trimestriel signes par les directeurs des projets; les rapports trimestriels DIM, les non cost extension;
- Supporter le programme dans la préparation et la mise en place de IPSAS.
Appui à la gestion orientée sur les résultats du Programme Pays (eRBM): - La consolidation du plan annuel de Développement et de Gestion du Bureau Pays (y compris la mise en place des cibles du MYFF/Plan Stratégique et du Balanced Scorecard);
- Le suivi régulier des indicateurs du MYFF/Plan Stratégique, du Dashboard Finance et Programme et du Balanced Scorecard, l’identification des goulots d’étranglements, les propositions de solutions idoines ; l’introduction dans ATLAS des informations relatives au rapportage statutaire du Programme Pays (ROAR, Dashboard, Balanced Scorecard, Plan d’Evaluation Bureau Pays);
- L’appui à la planification, en collaboration avec la partie nationale, des réunions annuelles du Comité Directeur du CPAP;
- L’assurance qualité dans la mise en place et le suivi du Plan d’Evaluation du CPD/CPAP conformément aux politiques d’évaluation du SNU/PNUD;
- La contribution, en collaboration avec le gouvernement et les autres agences du SNU, à la revue annuelle, à mi parcours et final de l’UNDAF, CPD/ CPAP;
- L’appui à la préparation et au suivi des Audits annuels du NIM, et des Audits du Bureau Pays; l’assurance de suivi des recommandations des audits, y inclus la mise à jour en ligne de la base de données relatives au suivi de gestion des Audits NIM et BP (CARDS);
- L’assurance du respect des exigences statutaires des conventions de financement/ accords de partenariats dans les délais prescrits (TTF, TF, C/S);
- L’assurance que les budgets enregistrés dans ATLAS sont conformes aux PTAs signes avec la contre partie nationale.
Appui au Renforcement du NIM, DIM, Exécution ONG: - L’appui au renforcement des capacités du NIM conformément aux recommandations des études macro/micro du processus d’Harmonisation des modalités de transfert de cash du SNU (HACT, processus CFAA et CPAR);
- L’appui au renforcement du DIM conformément aux exigences du PNUD et du cadre de contrôle interne du Bureau Pays;
- L’appui au renforcement de l’exécution ONG, conformément aux exigences de la modalité, y inclus l’assurance du diagnostic de capacité.
Appui aux Activités Opérationnelles du Programme: - En collaboration avec la Division des Opérations, la mise en place du Standard Operating Procedure (SOP) du Bureau Pays ; l’assurance de conformité des opérations des projets de développement et de gestion avec le SOP;
- Enregistrement des Pending Items pour les contributions reçues des bailleurs, et veiller a ce que les pending Items soient régulièrement réconciliées et appliques;
- En collaboration avec la Division des Opérations, l’élaboration et l’exécution des plans d’achats et plans opérationnels annuels des projets NEX, DEX, ONG (achats, recrutement, gestion matériels et équipements).
Codification et partage des connaissances: - La codification des leçons apprises et des meilleures pratiques de gestion dans le cadre du Programme Pays; les contributions judicieuses aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique (mpn - net);
- L’organisation de formations et le partage de connaissances au sein du SNU et du Bureau Pays (KISS, Jeudis de l’Infos).
Impact des Résultats:
Les résultats clés ont un impact sur la performance globale du Bureau Pays. L’analyse rigoureuse, la qualité de l’appui conseil, la gestion orientée sur l’atteinte des résultats, l’introduction rigoureuse des données administratives et financières dans ATLAS, et le partage des informations et connaissances assurent l’atteinte des résultats escomptés, la crédibilité du PNUD en tant que partenaire clé du développement, l’amélioration qualitative du partenariat et la mobilisation des ressources.
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