Secrétaire du Représentant - Bureau National du Burundi

• Grade: GS 6
• Position N°: NA
• Reference: ADB/12/028
• Publication date: 10/02/2012
• Closing date: 11/03/2012

Objectives

NA

Duties and responsibilities

Sous la direction du Représentant Résident, le/la Secrétaire du Représentant Résident sera chargé (e) de:

• Prendre les rendez-vous du Représentant Résident et tenir à jour son emploi du temps ;
• Prendre les dispositions nécessaires pour la réception des visiteurs de haut rang et répondre à leurs questions avec tacts et discrétion ;
• Préparer les documents d’information utilisés par le Représentant Résident dans ses déplacements officiels et à l’occasion des réunions spéciales ;
• S’occuper des questions de protocole et organiser les réunions du Représentant Résident avec les autorités du pays hôte; assurer la coordination des réceptions officielles données par le Représentant Résident;
• Participer aux réunions avec le personnel, prendre des notes et rédiger les comptes rendus ;
• Effectuer les traductions non officielles et faire office d’interprète ;
• Coordonner les services du secrétariat du bureau ; assigner des tâches particulières aux autres secrétaires et vérifier toutes les correspondances qui doivent être signées par le Représentant Résident ;
• Conseiller les autres secrétaires sur les méthodes de travail ;
• Rédiger les correspondances qui ne portent pas sur les questions de fond et en assurer le suivi ;
• Gérer le courrier entrant et sortant, les appels téléphoniques ; tenir un système d'archivage approprié ;
• Traiter les rapports de missions du Représentant Résident; veiller à la qualité des documents requérant l'approbation et/ou la signature du Représentant Résident ;
• Gérer les dossiers personnels du personnel du bureau ; tenir le Représentant Résident et l’Assistant(e) Administratif (ve) et financier informé(e)s en fournissant les informations, les rapports et les mises à jour pertinents ;
• Rédiger et finaliser les projets de courrier dans un éventail de domaines, pour le compte du Représentant Résident et préparer les procès-verbaux des réunions ;
• Assurer d’autres tâches selon les nécessités de service.

Selection Criteria

Including desirable skills, knowledge and experience

Le/la titulaire doit avoir

• au minimum une licence ou maitrise en secrétariat de Direction ou « HND » ou « Pitmans » ou « RSA », pour les candidats ayant étudié dans le système anglophone ;
• Un diplôme additionnel d’administration de bureau est un avantage comparatif ; Il/Elle doit avoir au moins quatre (4) années d'expérience dans le domaine du secrétariat et de l'administration ;
• Il/Elle doit avoir la maîtrise des logiciels standards utilisés par la Banque tels que Word, Excel, Microsoft Outlook, Access et Power Point. La connaissance de SAP R/3 sera un avantage ;
• Il/Elle doit pouvoir communiquer parfaitement en français et/ou en anglais et être capable de travailler dans l’autre langue.

Conditions et durée du contrat d'emploi:

La Banque offre un contrat à durée déterminée de trois (03) ans avec possibilité de renouvellement en fonction de la performance de l’employé (e).

Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui indiqué dans l'avis de vacance de poste.

La Banque africaine de développement offre l’égalité d’accès à l’emploi et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Les candidats(es) désirant faire acte de candidature doivent être de nationalité Burundaise ou des ressortissants des pays membres de la Banque résidents au Burundi et, munis d’un permis de séjour et de travail régulier.

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Apply online

Apply for this position

To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.

• Submitted by: Youssouf Mohamed, Chef de division, CHRM1
• Approved by: Gemina Archer-Davies, Director CHRM

Only applicants who fully meet the Bank's requirements and are being considered for interview will be contacted. Applicants will only be considered if they submit an online application, and attach a comprehensive Curriculum Vitae (CV). The AfDB President reserves the right to appoint a candidate at a lower level. The African Development Bank is an equal opportunities employer and female candidates are strongly encouraged to apply: www.afdb.org/jobs