Gestionnaire Du Bureau / Office Manager

Le gestionnaire du bureau travaille sous la supervision du Conseiller Résident, Chef de  l’ Equipe ICF-Macro  Succursale Mali. Il(elle) sera  responsable de l’administration et des opérations du bureau  et assurera  son fonctionnent efficace . Le gestionnaire sera chargé de la comptabilité,  des approvisionnements et de la gestion des  dossiers administratifs du  bureau.  Il (elle)  supervisera le personnel  de soutien administratif et  apportera  un appui au personnel technique selon les besoins.

Principales  responsabilités

 

Comptabilité :

• Créer et assurer la mise à jour d’un system de suivi  des dossiers financiers
• Assurer  une documentation correcte s des dépenses du bureau
• Maintenir les contacts avec  les fournisseurs et  prestataires de services  et assurer  la vérification des factures et  leur soumission dans les délais prévus
• Elaborer et transmettre les rapports financiers mensuels

Gestion des  dossiers

• Gérer les systèmes de classement/ archivage  et la sécurité des fichiers et dossiers
• Tenir à jour le dossier du personnel
• Tenir à jour l’inventaire du matériel du bureau

 

Gestion du bureau

• Concevoir et mettre en œuvre  les politiques,  normes et procédures de bureau
• Superviser le personnel de soutien administratif, assurer la propreté générale et l’entretien des bureaux
• Assurer et coordonner les tâches  du  service courrier  départ/arrivée ainsi que et le service de sécurité du bureau
• Assister dans les opérations  d’approvisionnement
• Veiller à la maintenance des équipements  du bureau
• Maintenir et reconstituer les stocks
• Répondre aux appels téléphoniques

 

Assistance aux activités du projet

• Assurer, coordonner la logistique lors des réunions et atelier de formations
• Organiser le transport et autres dispositions concernant les voyages pour le personnel du projet

 

Qualifications de base

• Diplôme d’étude Universitaire en Administration, Finances ou dans un domaine assimilé
• Trois ans d’expérience professionnelle dans  le domaine de la comptabilité et la gestion de bureau
• Compréhension avérée des procédures comptables
• Maîtrise des logiciles MS Office (Word, Excel et Outlook)
• Capacité  à lire et parler l’anglais

 

Compétences professionnelles :

• Souci du détail et très organisé
• Une bonne éthique d’entreprise, y compris la protection des informations confidentielles
• Capacité à travailler de façon autonome

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Job Description: 

The office manager will be responsible for administrative and office operations at the ICF branch office in Bamako, Mali to ensure the office runs efficiently. The office manager will provide accounting services, assist with procurement, maintain office records, supervise other office staff, and provide support to technical staff as needed.

 

Qualifications

 

Key Responsibilities:

 

• Accounting:
• Create and maintain up-to-date financial tracking system
• Maintain proper documentation for all office and project expenditures
• Liaise with vendors and other service providers and ensure invoices are verified and submitted on a timely basis
• Create and submit monthly financial reports  
• Maintain office records
• Manage filing systems and ensure protection and security of files and records
• Maintain updated personnel files
• Ensure that the inventory listing is up to date
•  Maintain office:
• Design and implement office policies, standards and procedures
• Supervise office support staff, ensure general cleanliness and maintenance of the offices
• Coordinate courier and security services
• Assist with procurement
• Maintain office equipment
• Maintain and replenish inventory
• Answer phone
• Support project activities:
• Coordinate logistics for meetings and trainings
• Organize transportation and other travel arrangements for project staff

 Basic Qualifications: 

• College-level degree in Finance Administration or similar field
• Three years of professional experience providing accounting and office management services
• Demonstrable understanding of accounting procedures
• Proficient in MS Office (Word, Excel, and Outlook)
• Ability to read and speak English

Professional Skills:

 

• Detail-oriented and highly organized
• Sound business ethics, including the protection of confidential information
• Able to work independently

 

 

Organization Description

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