Wednesday, November 18, 2015

Secretaria



Número de la vacante: 2015/21

Título: Secretaria

Grado: G.3

Tipo de contrato: Contrato de duración determinada
Fecha: 5 noviembre 2015

Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra) 6 diciembre 2015
(18 días restantes hasta la fecha límite para la presentación de candidaturas)
Se aceptan candidaturas

Unidad/Departamento:   ACTRAV

Lugar de destino:  Ginebra, Suiza
El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que tienen el derecho a residir en la vecina Francia.

Pueden participar:

- Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.

- Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de los CVs y de evaluación.

- Candidatos externos*

Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán aprobar el Centro de Evaluación de la OIT.

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos.

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: escala de sueldos para dicho grado: de 62902 francos suizos por año (mínimo) a 87814 francos suizos (máximo). Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. 
INTRODUCCION
El puesto está adscrito en la Oficina de Actividades para los trabajadores (ACTRAV). ACTRAV presta apoyo al grupo de trabajadores de la OIT así como a los trabajadores de las organizaciones y a niveles nacional e internacional. ACTRAV actúa como enlace entre la Oficina y los trabajadores de las organizaciones y los apoya desempeñando eficazmente su papel en la protección de derechos de los trabajadores y sus intereses y en la prestación de servicios eficaces para sus miembros.

El (la) titular realizará una serie de trabajos rutinarios de secretariado y de apoyo general en la oficina que conlleva hacer nuevas transacciones, documentos de procesamiento de texto y recuperar datos dentro de estándares de políticas definidas y procedimientos.

El (la) titular trabajará bajo la supervisión del Director de ACTRAV.
Descripción de las tareas
Funciones específicas:

1. Organizar, clasificar, archivar y grabar documentos, libros y publicaciones recientes de la OIT así como registrar nuevas publicaciones en la base de datos de ACTRAV.

2. Prestar asistencia a colegas y trabajadores de las organizaciones mediante la identificación, búsqueda y localización de material importante, generalmente mediante el sistema informático de la biblioteca.

3. Responder a las preguntas y buscar en la base de datos en respuesta a las consultas habituales de los usuarios y el seguimiento con los funcionarios en asuntos relacionados con las publicaciones de ACTRAV.

4. Enviar publicaciones de la OIT a los mandantes.

5. Procesar formularios administrativos (e. g. solicitudes de compra, órdenes de compra, autorizaciones de viaje).

6. Hacer reservaciones de vuelo.

Estas funciones específicas deberán desempeñarse conjuntamente con las funciones genéricas siguientes adaptadas al programa de trabajo de que se trata:

1. Procesar textos de documentos diversos (correspondencia, informes, tablas, presentaciones, manuscritos) mediante el software adecuado. Puede pedirse que tome notas al dictado y que transcriba grabaciones. Corregir la sintaxis, la puntuación, la gramática y el formato de material y documentos preparados por otras personas para que se adapten a los requisitos de la organización. Enviar faxes y correo electrónico.

2. Archivar y recuperar correspondencia y documentos de sistemas de archivo establecidos, tanto de manera manual como automatizada. Unir archivos para reuniones según instrucciones específicas. Entrar datos en diversas bases de datos utilizadas por la unidad.

3. Proporcionar ayuda a la hora de reunir y distribuir documentos para reuniones, incluido el procesamiento de textos. Colaborar, de la manera en que se especifique, en el aspecto logístico de las reuniones desempeñando funciones como la recogida de documentos de viaje (visados, salvoconductos, etc) del servicio correspondiente y haciendo el seguimiento que sea necesario.

4. Recibir consultas telefónicas y en personas, y remitirlas al personal adecuado para su respuesta. Acordar citas, tal como se indique, para personal Profesional de la unidad de trabajo.
Calificaciones requeridas
Educación
Estudios secundarios o formación profesional administrativa.
Experiencia
Dos años de experiencia secretarial. Experiencia de trabajo con el sistema de planificación de recursos empresariales de las Naciones Unidas será una ventaja.
Idiomas
Perfecto dominio de un idioma de trabajo. Habilidad para leer y hablar a nivel básico un segundo idioma a fin de poder responder llamadas telefónicas e introducir textos en el ordenador.
Competencias 
Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Capacidad para utilizar software de tratamiento de textos y correo electrónico e IRIS, el sistema de planificación de recursos empresariales de la OIT. Conocimiento de las reglas de la organización a la hora de preparar documentos y de los sistemas de archivo. Capacidad para responder de manera adecuada al teléfono y a las consultas que se presenten. Capacidad para trabajar en equipo. Se requiere también sensibilidad a la diversidad de género, y capacidad para trabajar en un contexto multicultural con una actitud y un comportamiento no discriminatorios.
Información adicional:
Las evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas, y una pre-entrevista, basadas en las competencias del Centro de Evaluación) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre enero y marzo de 2016. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

LOS CANDIDATOS SERÁN AVISADOS DIRECTAMENTE SI HAN SIDO SELECCIONADOS PARA EL EXAMEN ESCRITO.
SE CONTACTARÁ DIRECTAMENTE A LOS CANDIDATOS QUE HAYAN SIDO SELECCIONADOS PARA UNA ENTREVISTA.

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea.
Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT: erecruit.ilo.org. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.

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