Assistants Administratifs BTC - Belgian Development Agency

Réf. : BRU/11/53-IC

Lieu d’affectation: Bruxelles
Durée du contrat: Contrat à durée indéterminée
Régime: temps plein
Date probable d’entrée en fonction: dès que possible
Salaire mensuel brut: 2530,26 euro pour 5 années d’expérience pertinente. Chèques-repas, assurance hospitalisation/soins de santé, assurance de groupe, Ethias Assistance 24h/24, 13ème mois, double pécule de vacances.

Fonction générale:

La CTB recherche pour l’instant plusieurs assistants administratifs qui peuvent apporter un appui administratif et organisationnel aux services concernés.

Un(e) assistant(e) administratif(ve) est notamment en charge des tâches suivantes:

1. Appui administratif:

• Gestion de la correspondance courante, rédaction, copie, scanning, reliure, classement et archivage des documents;
• Encodage de données dans la base de données;
• Gestion des agendas, assurer le suivi de la mailbox;
• Etablissement du planning et appui logistique;
• Rédiger les rapports de réunions;
• Suivi des factures du service.

2. Appui général aux collaborateurs du service:

• Premier accueil des questions ou problèmes;
• Distinguer les priorités et passer les questions ou problèmes à la personne ou le service adéquat.

3. Toutes autres tâches administratives utiles au fonctionnement du service concerné.

Poste vacant pour le service ‘Cycles d’Information’

Actuellement, un poste d’assistant administratif (h/f) est vacant auprès du service ‘Cycles d’Information’. Ce service organise une formation qui propose une vue d’ensemble de la coopération internationale via une approche multidisciplinaire des problématiques des relations Nord/Sud. La formation se compose de trois parties : une préparation à distance (E-learning), une formation résidentielle et une épreuve finale.

L’assistant(e) administratif(ve) assure le suivi administratif des dossiers de candidature, l’organisation administrative et logistique des Cycles d’Information afin de permettre la participation du groupe-cible à la formation. Il/elle a un lien hiérarchique avec la Coordinatrice des Cycles d’Information générale.

L’assistant(e) administratif(ve) est notamment en charge des tâches suivantes :

1/ Exécuter les tâches administratives des cycles:

• Encoder/adapter les données reprises dans les dossiers
• Trier/sélectionner les candidats sur la base de certains critères prioritaires
• Procéder à l’inscription administrative aux examens et faire le suivi de dossier

2/ En tant que personne de contact, contribuer aux contacts externes avec les bénéficiaires:

• Gérer la communication concernant les inscriptions des participants à la formation et aux sessions d’examen
• Informer le public en ce qui concerne le contenu des cycles d’Information, les modalités d’inscription, les conditions, les dates disponibles, les conditions d’accès aux autres programmes, etc.

3/ La gestion des informations & l’appui logistique pendant les cycles:

• Etablir la liste des participants, réaliser les classeurs, préparer et adapter les diverses attestations d’inscription et d’assiduité, etc.
• Organiser les aspects logistiques des examens, récupérer tout le matériel après l’examen écrit et oral, etc.

4/ Soutien logistique et administratif du service:
· Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat
· Participer aux réunions hebdomadaires, mettre à jour les informations pertinentes, rassembler les données nécessaires aux rapports, etc.

Profil

• Diplôme de gradué/bachelier, de préférence dans une orientation administrative.
• Au minimum un an d’expérience en tant que collaborateur administratif.
• Aptitudes administratives fortes et précision.
• Très bonne maîtrise du français et du néerlandais.
• Très bonne connaissance de MS-Office (utilisation des bases de données, amélioration de mise en page, Internet …)
• Excellentes aptitudes d’organisateur.
• Esprit d’équipe et être flexible.

Intéressé(e)?

Postulez, au plus tard le 1er novembre 2011, via notre site Web www.btcctb.org en utilisant notre cv standardisé dont vous trouverez le modèle dans la page « offres d’emploi ».

IMPORTANT: Mentionnez dans votre lettre ou dans votre CV également votre numéro de registre national (qui se trouve sur votre carte d’identité ou sur votre carte SIS).

Pour toute question complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter au numéro téléphone 02/505 37 90.