Secrétaire de bureau - Bureau régional du Gabon/GAFO Grade: GS-5

• Position N°: NA
• Reference: NA
• Publication date: 06/10/2011
• Closing date: 09/11/2011

Objectives

NA

Duties and responsibilities

Sous la direction générale du Représentant Résident et fonctionnelle des experts pays/secteur, le/la secrétaire sera chargé de:

• Prendre les rendez-vous des experts et des autres membres du personnel du bureau régional et tenir à jour leurs emplois du temps ;
• Recevoir les visiteurs et répondre à leurs questions avec tacts et discrétion ;
• Préparer les documents d’information utilisés par les experts dans les missions officiels et à l’occasion des réunions spéciales ;
• S’occuper des questions de protocole des visiteurs des autres experts et des visiteurs du bureau régional ;
• Organiser les réunions des experts; Assister la/le secrétaire du Représentant Résident dans la coordination des réceptions officielles données par le représentant ;
• Participer aux réunions avec le personnel, prendre des notes et rédiger les comptes rendus en cas d’absence de la ou le secrétaire du Représentant Résident ;
• Effectuer les traductions non officielles et faire office d’interprète pour les experts et les autres membres du bureau régional ;
• Rédiger les correspondances qui ne portent pas sur les questions de fond et en assurer le suivi ;
• Gérer le courrier entrant et sortant des experts et les communications téléphoniques du bureau ;
• Tenir un système d'archivage approprié; et traiter les rapports des missions des experts ; Veiller à la qualité des documents requérant l'approbation et/ou la signature des experts et des autres membres du personnel;
• Rédiger et finaliser les projets de courriers dans un éventail de domaines, pour le compte des experts et préparer les procès-verbaux des réunions des experts;
• Assumer d’autres tâches selon les nécessités de service.

Selection Criteria

Including desirable skills, knowledge and experience

• Etre titulaire d’au minimum d’une licence ou d’une maitrise (BAC + 4) en gestion administrative, assistance de direction ou « HND » ou « Pitmans » ou « RSA »pour les candidats ayant étudié dans le système anglophone ;
• Avoir au minimum quatre (4) années d'expérience dans le domaine du secrétariat et de l'administration ; Etre parfaitement bilingue aussi bien à l’oral et à l’écrit ; Avoir la maîtrise des logiciels standards utilisés par la Banque tels que Word, Excel, Access et Power Point. La connaissance de SAP R /3 sera un avantage.

Durée du contrat

Un contrat à durée déterminée de trois ans avec possibilités de renouvellement en fonction de la performance.

Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui indiqué dans l'avis de vacance de poste.

La Banque africaine de développement offre l’égalité d’accès à l’emploi et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Les candidats(es) désirant faire acte de candidature doivent être de nationalité gabonaise ou des ressortissants des pays membres de la Banque résidents au Gabon et, munis d’un permis de séjour et de travail régulier.

Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui indiqué dans l'avis de vacance de poste.

La Banque africaine de développement offre l’égalité d’accès à l’emploi et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Document download

Secrétaire de bureau - Bureau régional du Gabon/GAFO (73 KB)

Apply online

Apply for this position

To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.