Program Assistant, MPED French Africa and Latin America

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux canadiens. La

FCM soutient l’aménagement de collectivités viables bénéficiant d’une qualité de vie élevée en favorisant des gouvernements municipaux forts, efficaces et responsables.

Poste : Adjoint(e) aux programmes, PMDE Afrique française et Amérique latine

Service : FCM International

Lieu : Ottawa, Canada

Classification : Niveau 2
Échelle salariale : 40 100 $ – 50 800 $

Durée : Contrat d’un an, à compter de décembre 2013

Langues : Maîtrise des langues anglaise et française, et niveau intermédiaire en espagnol

Depuis 1987, la FCM travaille en partenariat avec le gouvernement du Canada par le biais de l’ACDI dans le but de partager l’expertise municipale du Canada avec des pays en développement dans le but d’y renforcer la gouvernance locale, la prestation de services et les relations municipales internationales. Le service international de la FCM, FCM International, est responsable de la gestion des programmes internationaux de l’organisation financés par des sources externes et de la coordination de ses relations internationales.

Partenaires municipaux pour le développement économique (PMDE) est un programme quinquennal (2010-2015) avec comme objectif de soutenir le développement économique durable et équitable dans des pays en développement en Afrique, en Asie et dans les Amériques. Le but spécifique du PMDE est d’appuyer les gouvernements locaux et les associations de gouvernements locaux (AGL) du Vietnam, du Cambodge, du Mali, du Burkina Faso, de la Tanzanie, du Nicaragua et de la Bolivie, afin de leur permettre de fournir des services plus efficaces, qui favoriseront un développement économique local durable et équitable. Le PMDE soutient également la participation de ses partenaires aux activités de partage de connaissances, au développement de politiques à l’échelle mondiale et à la coordination de programmes. La protection de l’environnement et l’égalité entre les hommes et les femmes composent les thèmes interdisciplinaires du programme.

Objectif principal :

L’adjoint(e) aux programmes assure un soutien administratif, logistique et organisationnel à FCMI, et plus particulièrement pour les programmes visant la ou les régions qui lui sont assignées. Le titulaire agit en tant que point de contact central pour les demandes d’information et les services liés aux programmes internationaux. Le titulaire peut aussi être appelé à assurer un soutien aux fonctions de gestion.

Principales responsabilités

• Assurer un soutien administratif et général pour le programme, dont : rédaction, mise en forme et correction de la correspondance, parfois en langues différentes; préparation des documents pour les envois postaux à l’extérieur, comprenant des lettres et des colis pour expédition par Postes Canada et d’autres services de messagerie.

• Coordonner l’ensemble de la logistique administrative, qui comprend les réunions, les ateliers, les missions canadiennes et internationales, ainsi que les activités spéciales à l’étranger et au Canada.

• Coordonner les dispositions de voyage pour le personnel et les participants volontaires; mettre les partenaires, les volontaires et les conseillers au courant de la politique et des procédures de la FCM et du Conseil du Trésor en matière de voyages.

• Communiquer avec les fournisseurs de services, les compagnies d’assurance, le personnel des bureaux extérieurs, les ambassades, les partenaires internationaux et les participants aux missions afin d’assurer la coordination de la logistique et du partage d’informations.

• Fournir un soutien financier aux programmes en assurant la réception, le traitement (codification, validation, vérification) et l’envoi de factures, de demandes de remboursement des dépenses et de demandes de chèques au

Service des finances; assurer le suivi des dépenses par rapport au budget; recueillir des informations et formuler des recommandations dans le cadre de la planification budgétaire annuelle.

• Mettre sur pied et entretenir des bases de données et systèmes de classement en format électronique et papier, afin de garantir le signalement et la mise à jour de toute information pertinente sur les missions et les programmes (p. ex. : surveillance et suivi des résultats, coordonnées des personnes ressources, logistique de voyage des missions, etc.).

• Participer aux groupes de travail de FCMI afin de fournir une rétroaction et des mises à jour régulières sur les questions d'administration.

• Soutenir le développement des capacités des partenaires et du personnel de terrain sur des questions liées à l’administration, la logistique, l’interprétation de politiques et la mise en œuvre de systèmes et d’outils administratifs.

• Tenir à jour, dans la section FCM International du site Web de la FCM, la section portant sur le programme qui lui est assigné.

• Participer aux réunions et retraites d’équipe afin d’aider à la coordination, l’efficience et l’efficacité du programme qui lui est assigné.

Connaissances, scolarité et expérience

• Études postsecondaires en administration, en soutien administratif ou tout autre domaine pertinent.

• Expérience de 2 ans dans un rôle d’administration ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.

• Solide connaissance des processus et outils de soutien opérationnel et des programmes informatiques d’affaires (suite Microsoft Office).

• Bon sens de l’organisation et bonnes capacités de communication, ainsi qu’une attitude professionnelle pour assurer la coordination de différents éléments du programme et de coordonnées des parties prenantes et membres de la haute direction.

• Aptitude manifeste à accomplir plusieurs tâches en même temps dans un environnement où les choses évoluent rapidement, avec des échéanciers et des délais de réalisation restreints.

• Souci marqué du détail et de la précision.

• Une expérience de travail à l’étranger ou dans des programmes internationaux est considérée comme un atout.

• Pourrait être appelé à voyager une ou deux fois par année.

Exigences linguistiques

Une maîtrise de l’anglais et du français est essentielle. Une connaissance de niveau intermédiaire à avancé de l’espagnol est également requise.

Les avantages de se joindre à l’équipe de la FCM comprennent l’horaire d’été (congé les vendredis, du 1er juillet à la Fête du travail), des bureaux situés dans le Marché ByWard, ainsi que l’engagement de la FCM à l’endroit de la formation professionnelle de ses employés et un éventail d’avantages sociaux et de services concurrentiels.

Pour de plus amples renseignements au sujet de ce poste ou pour en savoir plus au sujet de la FCM, veuillez consulter notre site à  www.fcm.ca.

Pour postuler, consultez la  section des carrières sur notre site Web. La date limite pour postuler est le 13 novembre 2013.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront retenus pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pendant une période de six mois à partir du moment de l’embauche

The Federation of Canadian Municipalities (FCM) is the national voice for Canadian municipal government. FCM is dedicated to improving the quality of life in all communities by promoting strong, effective and accountable municipal governments.

Position: Program Assistant, MPED French Africa and Latin America

Department: FCM International

Location: Ottawa, Canada

Classification: Level 2

Salary Band: $40,100 - $50,800
Duration: 1-year contract beginning in December 2013

Languages: Fluent in English and French, intermediate in Spanish

Since 1987, FCM has been working in partnership with the Government of Canada through CIDA to share Canadian municipal expertise with developing countries in order to strengthen local governance, service delivery, and international municipal relations. FCM’s international department, FCM International, is responsible for managing the organization’s externally-funded international programs and coordinating its international relations.

The five-year (2010-15) Municipal Partners for Economic Development (MPED) program focuses on supporting sustainable and equitable economic development in selected developing countries in Africa, Asia and the Americas. Its specific purpose is to support local governments and local government associations (LGAs) in Vietnam, Cambodia, Mali, Burkina Faso, Tanzania, Nicaragua and Bolivia to enable them to provide more effective services that advance sustainable and equitable local economic development. MPED also supports the engagement of program partners in regional knowledge sharing, and in global policy development and program coordination. The crosscutting themes of the program are environmental sustainability and equality between women and men.

Major Purpose:

The Program Assistant provides administrative, logistical and organizational support for FCMI, and more specifically for programs in assigned region(s). Acts as the central point of contact for enquiries for information and services related to the international programs. May also provide support for management functions.

Key Responsibilities

• Provides administrative and general support for the program including: typing, formatting and proofreading correspondence, sometimes in different languages; prepares material for external mail outs, including letters and packages for Canada Post and courier delivery

• Coordinates all administrative logistics for program activities including: meetings, workshops, Canadian missions, international missions and special activities abroad and in Canada

• Coordinates travel arrangements for staff and volunteer participants; advises partners, volunteers, and consultants on FCM and Treasury Board travel policy and procedures

• Liaises with travel service providers, insurance providers, field office staff, embassies, international partners, and mission participants for coordination of logistics and exchange of information

• Provides financial support for the programs in the form of receiving, processing (code, validate, verify) and submitting invoices, expense claims and cheque requisitions to the Finance Department; tracks expenditures against budget; collects information and provides input to the annual budget planning

• Establishes and maintains electronic and hard copy databases and filing systems, ensuring the reporting and update of all relevant Mission and program information (e.g., monitoring and tracking of results, contact information, mission travel logistics)

• Participates in FCMI taskforces/working groups to provide feedback and regular updates on administrative issues

• Supports the capacity development of partners and field staff in matters related to administration, logistics, policy interpretation, and implementation of administrative systems and tools

• Updates assigned program area of the International section of the FCM website

• Participates in team meetings and retreats to contribute to assigned program coordination, efficiency and effectiveness

Knowledge, Education and Experience

• Post-secondary education in an administrative, office support or other relevant discipline

• 2 years’ experience in an administrative role or equivalent related education/experience

• Strong knowledge of business support processes and tools, computer business applications (Microsoft Office suite)

• Strong organization and communications skills, and a professional attitude in order to coordinate a variety of program variables, stakeholders and senior level contacts

• Demonstrated ability to multi-task in a fast paced environment with tight deadlines/turnaround times

• Strong attention to detail and accuracy

• Experience working in international programs or overseas is an asset

• Travel may be required 1-2 times per year

Language Requirements

• Fluency in English and French are required.  Intermediate to advanced Spanish language skills also required.

The benefits to joining the FCM team include summer hours (Fridays off between July 1st and Labour Day); office facilities located in the ByWard Market, FCM’s commitment to employee development and a competitive range of employee benefits and services.

For additional information on this posting, or for further information on FCM, access our website at www.fcm.ca.

Visit the  careers section of our website to apply.  Deadline for applications is November 13, 2013.

We thank all candidates for their interest; however we will only contact those selected for an interview. All the applications will be kept in file for six months following the hiring.