Office manager bij Instituut voor Mensenrechten en Medisch Onderzoek (IMMO)

IMMO start 1 januari 2012 met zijn activiteiten. IMMO is een initiatief van ASKV/steunpunt vluchtelingen, Amnesty International NL, Vluchtelingenwerk Nederland, Stichting Medisch Advies Kollektief, Stichting Pharos, Stichting Arq en Johannes Wier Stichting maar is een zelfstandige organisatie. IMMO beoogt voor Nederland een onafhankelijk en professioneel gezaghebbend expertisecentrum op het gebied van forensisch medisch onderzoek naar de gevolgen van marteling en andere inhumane behandeling te realiseren en levert een belangrijke bijdrage aan het herstel en de rehabilitatie van de getroffenen. Daarmee wordt ondersteuning gegeven aan de uitvoering van wet en regelgeving met betrekking tot een zorgvuldige asielprocedure. IMMO verricht onderzoeken van individuele personen en draagt bij aan kennisopbouw en -overdracht naar betrokken instanties. Het IMMO zal in het begin beschikken over een bureauorganisatie bestaande uit een directeur, een arts, een psycholoog, een jurist, een juridisch medewerker en een office manager, die ondersteuning biedt aan circa 40 vrijwillige artsen en klinisch psychologen. De office managerzorgt voor een optimale ondersteuning van de directeur en de bureauorganisatie (4 p) opdat zij zich kunnen richten op de vakinhoudelijke taken. Je werkt daarom grotendeels zelfstandig en draagt verantwoordelijkheid omtrent de kwaliteit van jouw werkzaamheden. Je werkt nauw samen met de juridisch medewerker en rapporteert aan de directeur. Werkzaamheden Algemeen secretariële taken ten behoeve van de directeur en het team: Je beantwoordt de telefoon waarbij je op een heldere en vriendelijke manier het visitekaartje bent voor het IMMO Je verzorgt (grotendeels zelfstandig) de algemene correspondentie, memo's, berichten, in correct Nederlands en zorgt voor de (digitale) archivering; Je zorgt voor het agendabeheer van het team met een proactieve instelling t.o.v. agendawijzigingen en goed gevoel voor urgentie; Je neemt actief deel aan het werkoverleg en vergaderingen, notuleert en bewaakt de voortgangsafspraken; Je notuleert, werkt uit, redigeert en distribueert rapportages/verslagen; Samen met de juridische medewerker verzorg je de eerstelijns afhandeling van hulp- en informatieverzoeken; Je biedt administratieve ondersteuning t.b.v. het dossierwerk en het uitvoeren van dossierwerkzaamheden, m.n. de behandeling van aanvragen medisch onderzoek; Je draagt bij aan de organisatie van een forensisch medisch onderzoek; Verantwoordelijk voor alle faciliteiten zaken rondom kantoor en huisvesting; De financiële administratie voeren met betrekking tot de facturen en debiteuren- en crediteurenbeheer; Je legt verantwoording af aan de directeur; Kortom, een functie waarin je de spil van het IMMO kunt worden, met veel variatie en verantwoordelijkheid. Persoonskenmerken Je bent een innemende persoonlijkheid met uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden; je opereert zonder problemen in teamverband of als solist. Natuurlijk heb je een dienstverlenende instelling. Je neemt je vak en verantwoordelijkheden serieus. Je brengt structuur aan en bent accuraat. Je hebt gevoel voor werkverhoudingen, humor en weet wanneer assertiviteit en wanneer bescheidenheid gepast is. Je weet dat er resultaatgericht gepresteerd moet worden op tijd en binnen budget. Wat wordt geboden Een boeiende en nieuwe organisatie met een plezierige, informele en collegiale sfeer. Het betreft hier een functie voor 32 uur/week. Salaris en arbeidsvoorwaarden conform de CAO GGZ FWG schaal 50, max. 3212,- euro bij een fulltime dienstverband. Het gaat om een jaarcontract met de intentie om daarna een vast contract aan te gaan. Procedure De werving wordt vormgegeven door het bestuur van IMMO. De eerste gespreksronde wordt gepland op vrijdag 16 december.

Functie-eisen
*Functie Eisen* Je hebt een afgeronde secretariële en/of office management opleiding en ruime werkervaring, bij voorkeur opgedaan binnen de welzijnsector, gezondheidszorg of non-profit sector. Je hebt een HBO werk- en denkniveau. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel mondeling en schriftelijk en een redelijke beheersing van de Engelse taal. Je hebt een hoog vaardigheidsniveau in het gebruik van Word, Excel, Powerpoint en Outlook. Ervaring in het werken met asielzoekers en/of migranten geldt als een pré.

Contact
Contact persoon: Riëtte Mellink
E-mailadres: j.schaart@arq.org
opmerkingen: Inlichtingen kunnen worden ingewonnen bij Mevrouw Riëtte Mellink (rmellink@xs4all.nl). Uw reactie zien we graag tegemoet voor vrijdag 9 december via j.schaart@arq.org.