Spécialiste voyages

INTERPOL AVIS DE VACANCE N° 12/117/EDRM/AB/MTB INTERPOL, avec ses 190 pays membres, est l’organisation internationale de police la plus importante au monde. Créé en 1923, il facilite la coopération transfrontalière entre les services de police et apporte son appui et son assistance à tous les services, organisations et autorités dont la mission est de prévenir et de combattre la criminalité internationale. INTERPOL recherche actuellement un candidat possédant les aptitudes requises pour un poste de Spécialiste voyages au sein du Bureau des Missions. Titre du Poste: Spécialiste voyages Direction:  Direction de l’Administration Lieu: Secrétariat général, Lyon, France Durée du contrat:  1 an en contrat court (12 mois) Grade:  6 Niveau d’habilitation de sécurité :           De base Date limite des candidatures:  20 janvier 2013 Le titulaire d’un poste de grade 6 est amené à exécuter un ensemble de tâches de même nature et relevant d’une profession dans le cadre de procédures établies qui nécessitent une certaine interprétation. Les tâches sont assignées par le supérieur hiérarchique qui en contrôle la réalisation. Le titulaire du poste propose des solutions aux difficultés mineures ou de moyenne complexité qui peuvent se présenter. Il signale à son supérieur hiérarchique tout sujet nécessitant son intervention. Le titulaire du poste a des relations étendues avec le personnel de l’Organisation. Les réponses qu’il apporte peuvent parfois avoir des conséquences importantes. Suivant ses fonctions, le titulaire du poste a également des contacts avec des personnes extérieures dans un cadre professionnel. Dans ce contexte, il est chargé de communiquer à l’extérieur les règles et procédures de l’Organisation et d’obtenir les informations nécessaires à la réalisation des tâches qui lui sont confiées. Sous la responsabilité du Coordinateur du Bureau des Missions, le titulaire est chargé de traiter les missions des fonctionnaires de l’Organisation et d’autres personnes voyageant pour le compte de l’Organisation. Il est, en outre, chargé de l’application, du suivi et du bon déroulement de la politique voyage au sein de l’Organisation. Missions Assure la gestion des missions dans leur ensemble et le contrôle de l’application de la politique de voyages. • Est chargé de préparer tous les éléments nécessaires au bon déroulement des missions. • Doit suivre les mises à jour de la politique de voyages et en vérifier l’application tant auprès de l’agence de voyages qu’auprès des fonctionnaires de l’Organisation. • Est chargé d’informer le voyageur ainsi que de réunir, préparer et transmettre les documents nécessaires au voyage. Préparation matérielle des missions. • Vérifications du choix des meilleurs plans de vols et des meilleurs prix par le voyageur à partir des  propositions transmises par l’agence de voyage, en accord avec la politique de voyages de l’Organisation. • Etablissement des documents liés à une mission : calcul des indemnités journalières, fiche comptable, journées de récupération, certificat de mission. • Préparation des dossiers de visas. • Commande et contrôle des titres de transport. • Contrôle de conformité des factures des billets émises par l’agence avant transmission à Finance. • Etablissement des statistiques ad-hoc. Contrôle en permanence les tarifs et conditions de voyage sélectionnés par les voyageurs en s’assurant qu’ils le sont conformément au règlement interne de l’Organisation. • Est chargé de veiller à éviter les compagnies aériennes à risque conformément aux listes internationales communiquées à l’Organisation. • Doit fournir, de sa propre initiative, toutes informations sensibles dont il est informé par ses propres recherches personnelles relatives au voyage et qu’il juge essentielles de porter à la connaissance du Directeur de l’Administration et du Coordinateur du Bureau des Missions. • Fait remonter à la hiérarchie du fonctionnaire les manquements au choix du tarif le plus avantageux qui ne sont pas justifiés. Calcul des Per diem et des coûts relatifs aux missions, conformément à la politique de voyages de l’Organisation.   • Est chargé d’appliquer le barème international utilisé par l’Organisation pour le calcul des Per diem des fonctionnaires de l’Organisation, en tenant compte des éventuelles déductions qui pourraient s’appliquer (financement de tout ou partie de la mission par un organisme/sponsor extérieur, congés personnels combinés avec la mission…). • Est chargé de calculer et traiter les frais qui peuvent donner lieu à remboursement supplémentaire (taxi – dans les limites imparties, vaccinations, réajustement conditionnel de note d’hôtel…) • Est chargé de la collaboration avec les parties concernées (directions et organismes) au sujet des dates, disponibilités et de l’application des meilleures conditions de voyage.  Traitement des missions des personnes non fonctionnaires INTERPOL (interprètes, procès-verbalistes, Membres du Comité Exécutif, Président d’INTERPOL, experts, consultants, candidats HRM, stagiaires de police etc). • Est chargé d’appliquer le barème spécifique d’usage ou indiqué (ad-hoc) par l’organisateur de la mission pour le calcul des Per diem des diverses personnes voyageant pour le compte de l’Organisation ou à qui l’Organisation finance tout ou partie de la mission. Remplacement éventuel du Coordinateur du Bureau des Missions.  • Responsabilité partagée entre les Spécialistes Voyages de la responsabilité de l’intérim du Coordinateur en cas d’absence.  S’acquitte de toutes autres tâches conformément aux instructions reçues de son responsable hiérarchique.   Conditions d'accès au poste Les candidats seront évalués sur les Conditions d’accès au poste mentionnées ci-dessous. Formation • BTS de Tourisme ou formation de niveau équivalent. Expérience • Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle en agence de voyage ou domaine similaire. • Connaissances du monde du voyage. •  Expérience de planification et de gestion de tâches administratives multiples avec un minimum de supervision. • Expérience dans un environnement international. Langues • Excellente maîtrise du français et de l’anglais comme langues de travail. Informatique • Microsoft (Outlook, Excel, Word) Aptitudes particulières  • Intégrité, discrétion, diplomatie ; • Capacité de communiquer avec tact et rigueur ; • Aptitude à faire face à des surcharges de travail et à des situations d’urgence ; • Faculté de travailler en équipe et d’entretenir de bonnes relations avec les membres du Secrétariat général ; • Maturité personnelle et professionnelle ; • Aptitude à conserver son objectivité et à appliquer un raisonnement logique ; • Aptitude à travailler tant en équipe qu’individuellement ; • Qualités relationnelles, en particulier dans un contexte multiculturel ; • Esprit de synthèse ; • Sens de l’organisation et de la précision ;  • Maîtrise de l’outil informatique et d’internet ; • Qualité d’écoute, d’adaptation et de flexibilité ; • Esprit de service et sens de l’initiative ; • Bonne mémoire ; • Bonne présentation. Outre les conditions précédemment énoncées, les compétences et aptitudes particulières ci-après seraient un atout. • Une troisième langue officielle de l’Organisation (espagnol ou arabe) serait un atout. • Expérience dans une organisation internationale appréciée Conditions de travail • La rémunération pour ce poste se situe au Grade 6, ce qui représente 2817 euros par mois à l’échelon 1. • Le poste peut être proposé à un échelon plus élevé selon l’expérience du candidat. Pour plus d’informations concernant les conditions de travail, voir les « Conditions d’emploi pour les fonctionnaires sous contrat » sur Internet. • Le titulaire du poste peut être amené à effectuer des heures supplémentaires, en fonction de la charge de travail et à partir à l’étranger dans le cadre de la réalisation de ses missions. * L’Organisation prévoit d’implanter un Complexe mondial à Singapour à la fin de l’année 2013. Bien qu’aucune décision n’ait été prise pour le moment quant aux postes qui seront transférés à Singapour, l’acceptation du poste implique l’acceptation du transfert à Singapour.
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