Coordinateur Terrain – Logisticien/Administrateur-Kalemi

MISSION et FONCTIONS Solidarités International est une association humanitaire qui secourt des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire, en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande. MISSION But / finalité : Le Coordinateur Terrain log/admin assure la représentation de SI dans sa zone d’intervention. Il propose en fonction du contexte géopolitique et humanitaire la stratégie régionale et s'assure de sa mise en œuvre une fois validée. Il contrôle et garantit que les projets se déroulent en adéquation avec la charte de Solidarités International et dans le respect des procédures internes et contractuelles. Il mobilise les moyens matériels et financiers nécessaires à la bonne conduite des programmes et en supervise la gestion. Il coordonne les équipes en place et est le garant de leur sécurité sur sa zone d’affectation. FONCTION Coordination Coordination et orientation stratégique • Dans sa zone d’intervention, suivre et analyser le contexte humanitaire, politique, culturel, social, économique • Pour sa zone d’intervention, proposer et développer une stratégie opérationnelle en cohérence avec les politiques de l’association et les besoins des populations • Pour sa zone d’intervention proposer et encadrer l’écriture de nouvelles orientations opérationnelles selon l'évolution des contextes, en concertation avec le coordinateur des opérations Communication et représentation

• Organiser régulièrement des réunions de coordination • S’assurer que les informations clés opérationnelles circulent correctement, sur sa zone d’intervention et entre les bases et la coordination pays • Etre le représentant officiel de Solidarités International dans sa zone d’intervention auprès des intervenants de l’aide, des autorités administratives, politiques et locales, de la société civile et des médias • Etre un participant actif aux forums humanitaires, réunions de coordination pertinentes • Renforcer les relations entre Solidarités International et les représentants bailleurs sur sa zone d’intervention Gestion des ressources • Proposer le dimensionnement humain, financier et logistique pour sa zone d’intervention ainsi que son organisation Sécurité • Etre responsable de la sécurité des équipes et des biens sur sa zone d’affectation, sous la supervision du coordinateur des opérations. • Suivre et analyser et la situation sécuritaire et s’assurer de sa compréhension par les équipes • S’assurer du briefing géo-politico-sécuritaire à tous nouveaux arrivants sur sa zone d’intervention • Sous la supervision du coordinateur des opérations, s’assurer de la mise à jour régulière des documents et procédures liés à la sécurité (qui fait le relai auprès du le représentant pays) • S’assurer du respect par tous des règles et procédures de sécurité sur sa zone d’intervention • S’assurer de la mise en place d’une veille sécurité permanente • Assurer la gestion immédiate des incidents de sécurité pouvant survenir sur sa zone d’intervention et en avertir immédiatement le coordinateur des opérations (qui fait le relai auprès du le représentant pays) • Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes • Former les équipes aux procédures et règles de sécurité LOGISTIQUE : Gestion de l’approvisionnement • Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local • Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs. • Maitriser et s’assurer du respect des procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission • Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales • Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI • S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique • Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats • Participer à la rédaction des appels d’offre • Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation • Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison

• S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International • Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs • Contrôle et analyse les consommations de la base (carburant, matériaux sensibles, etc..) Gestion du parc véhicules • Négocier les contrats de location de véhicules • Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission • Superviser la mise en place du planning des mouvements de véhicules. • S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules. • Assurer de façon permanente une formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances. • Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International, avec l’assistant logisticien • Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule. • Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules • Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées • S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules Gestion du parc équipement / télécommunication • Superviser la mise à jour l’état de parc en temps réel • Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités. • Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel • Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication • Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication Gestion et suivi du parc informatique • Superviser la mise à jour des antivirus • Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données • S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique • Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation Gestion des stocks • Choisir les locaux, élaborer le plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage • S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption • S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock • Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage • Contrôler l’inventaire physique mensuel des stocks Gestion des ressources humaines • Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique • Recruter, former et encadrer l’équipe logistique • Effectuer les EAP des membres de l’équipe logistique • Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe

FONCTION ET PROFIL Reporting / Capitalisation • Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes • Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur log/admin • Fournir au coordo log/admin tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux • Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie ADMINISTRATION Trésorerie / comptabilité • Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses • Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds • Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les équipes • Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses • Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International • Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse • Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre • Superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base • Superviser l’envoi des archives administratives en coordination Suivi budgétaire / financements • Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base • Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes • Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire • Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation • Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets Gestion administrative de la mission • Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base • Participer au choix des locaux Solidarités International • Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance PROFIL Expérience : - Expérience significative à un poste similaire (Coordinateur Terrain – Coordinateur Logistique – voire RDB Log/Admin) - Expérience obligatoire en logistique de base + logistique projet - Expérience significative dans les pays en développement, idéalement en Afrique - Expérience au sein d’une mission de Solidarités International est un plus (maitrise des outils de gestion/de suivi indispensable) Compétences et connaissances techniques : - Pack Office Savoir être : - capacités d’organisation et d’encadrement des équipes - ouverture d’esprit, rigueur, autonomie, capacité à vivre en milieu expatrié - dynamisme ++ Langues : Français et anglais

STATU ET DUREE DE LA MISSION STATUT: Poste salarié : à partir de 1700 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 450 DOLLARS Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission. - Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre. DUREE DE LA MISSION: 6 mois

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