Chef du département des Services Généraux
INTERPOL
AVIS DE VACANCE N° 13/04/EDRM/SGE
INTERPOL, avec ses 190 pays membres, est l’Organisation internationale de police la plus importante au monde. Créé en 1923, elle facilite la coopération transfrontalière entre les services de police et apporte son appui et son assistance à tous les services, organisations et autorités dont la mission est de prévenir et de combattre la criminalité internationale. INTERPOL recherche actuellement un candidat possédant les aptitudes requises pour un poste de Chef du Département des Services généraux au sein de la Direction Exécutive de la Gestion des Ressources.
Introduction du poste
Sous la supervision directe du Sous-directeur des Services Généraux et dans le cadre des objectifs définis par sa hiérarchie, le/la titulaire du poste sera en charge des missions et responsabilités suivantes :
- Gestion et management d’une équipe multi technique
- Gestion et maintenance du patrimoine immobilier de l’Organisation - Suivi des chantiers de construction, de rénovation et de réorganisation de la surface disponible - Rédaction des cahiers de charges pour les appels d’offres - Préparation et gestion du budget de son périmètre - Expérience dans la gestion de patrimoine immobilier, dans le suivi des chantiers de construction et de rénovation, dans la gestion et le suivi des contrat de maintenance et de services
Dans ce cadre, Il/elle devra rendre compte de l’état de progression de son travail à son supérieur hiérarchie ainsi que des problèmes majeurs ayant une implication financière ou pouvant générer un incident diplomatique, en proposant des solutions possibles pour régler le dossier.
Le/la titulaire du poste devra par ailleurs, faire preuve de flexibilité, d'expertise technique et d'autonomie. Ses décisions d'ordre administratif et opérationnel, ont des répercussions importantes pour l'Organisation. Le/la titulaire du poste sera aussi amené à faire des recommandations sur les moyens nécessaires, à assigner des tâches à différentes catégories de personnel interne et externe à l'Organisation.
Missions/Activités
Le Chef du département des Services Généraux, dans le cadre de ses responsabilités courantes et journalières aura à assumer les tâches et activités suivantes :
- N° 1 : Maintenance et entretien des installations (sauf informatique et télécommunications)
• Programme les travaux et suit leur exécution ;
• Contrôle la bonne exécution des contrats de maintenance technique du bâtiment ; • Organise avec les responsables des sociétés de maintenance des réunions périodiques, et veille à l'établissement des rapports de synthèse de leur activité ; • Etudie les améliorations possibles à apporter aux installations, avec le concours des intervenants éventuels, afin de faire des économies ou d'en améliorer le fonctionnement ; • Réceptionne les demandes de travaux des différents services ; • Assure une veille technologique concernant les besoins techniques de l'Organisation : "Evolution des techniques de distribution des fluides", etc. ; • Assure la prise en charge du réseau informatique en relation avec la Direction IS, soit l'extension, le suivi, la maintenance et la prévision budgétaire de l'ensemble des câblages et des équipements de connectique nécessaires à la communication informatique du site. - N° 2 : Elaboration d'études et gestion de chantiers
• Elabore les études nécessaires au développement de l'Organisation ;
• Assure le suivi d'importants chantiers de rénovation ou d'extension du site et de ses annexes ; • Définit la réorganisation de surface disponible : transformation des espaces, aménagement complet de bureaux, réagencement de bureaux existants, en accord avec les normes européennes et les normes hygiène et sécurité. - N° 3 : Rédaction des cahiers des clauses techniques et pilotage des travaux de construction et de rénovation
• Rédige les cahiers des clauses techniques pour les travaux de construction ;
• Participe aux appels d'offres en tant que Chef de projet ; • A ce titre, établit les études indispensables avant décision de la commission, soit : - Analyse de la conformité au cahier des charges ; - Vérification des surfaces et des données techniques annoncées ; - Vérification du niveau de prix de l'ouvrage proposé. • Fournit les commentaires et explications nécessaires à la commission ; • Avant les travaux, participe à l'élaboration des dossiers de consultation des entreprises, au choix des entreprises et, avec le concours des juristes affectés à PCM, à l'élaboration des actes d'engagement ; • Pendant les travaux, assure le suivi du chantier en tant que représentant du maître d'ouvrage, participe aux réunions de chantier, vérifie le bien fondé des travaux supplémentaires ; • En fin de travaux, dresse conjointement avec les prestataires les procès-verbaux de réception, suit les levées de réserves et participe à la réception définitive ; • Pour les travaux d'aménagement des bureaux : - Elabore l'ensemble des documents nécessaires à la consultation des entreprises (plans, descriptifs, etc.) ; - Consulte les entreprises ; - Prépare les commandes ; - Assure le suivi du chantier ; - Réceptionne les travaux. - N° 4 : Participation à l'élaboration ou à la mise en œuvre des mesures de sécurité du bâtiment
• Assure la gestion et le suivi du contrat lié à la sécurité incendie :
- détection incendie : fait évoluer le matériel en fonction des nouvelles lois et des besoins de l'Organisation (nouveaux bureaux) ; - extinction : gère l'entretien et la rénovation des extincteurs et des R.I.A., gère les nouvelles répartitions en fonction de l'évolution de la répartition des bureaux ; • En collaboration avec le responsable Sécurité, suit les gros travaux liés à la Sécurité ; • Gère et suit les contrats liés à la sécurité technique et la conformité du bâtiment. - N° 5 : Etablissement de budgets
Le/la titulaire du poste dispose d'une totale autonomie dans l'établissement et la préparation des budgets dont la validation relève du Sous-directeur ; aussi il/elle :
• Gère le budget concernant les dépenses de fonctionnement du bâtiment, des investissements immobiliers à l'exception du matériel informatique (deux millions d'euros pour un budget de fonctionnement et environ autant pour le budget d'investissements) ;
• Prépare des budgets prévisionnels ; - N° 6 : Management de l'équipe technique
• Manage son équipe en veillant à la bonne marche du service ;
• Définit l'organisation du travail. Assigne et répartit les tâches en fonction des domaines en donnant les instructions nécessaires pour leur bon accomplissement. En contrôle l'exécution avec un objectif de satisfaction des clients, dans le cadre de son budget. - N° 7 : Négocie et assure le suivi des contrats nécessaires à la maintenance
• Rédige les appels d'offres techniques selon les procédures en vigueur ;
• Négocie tous les contrats techniques nécessaires au bon fonctionnement de l'Organisation, dans le cadre des procédures en vigueur (à l'exception des contrats informatique et télécoms) et rédige ceux-ci en collaboration avec PCM ; • Suit l'exécution des contrats ; • Rédige les courriers liés aux différents problèmes soulevés avec les fournisseurs ; • Suit les différents litiges, assiste aux expertises et veille à leur résolution, en liaison avec PCM.
• S’acquitte de toutes autres tâches conformément aux instructions reçues de son responsable hiérarchique.
Conditions d'accès au poste
Les candidats seront évalués sur les Conditions d’accès au poste mentionnées ci-dessous.
Formation/Education
• Formation diplômante de haut niveau sanctionnant au moins cinq années d’études supérieures ou équivalent dans le domaine de la construction et maintenance du bâtiment.. • Spécialité supplémentaire en logistique
Expérience
• 8 ans minimum dans le domaine de la gestion et maintenance de patrimoine immobilier • Expérience en management • Expérience de gestion de budgets importants • Expérience de la coordination des entreprises extérieures intervenant sur le site • Connaissances juridiques en matière de suivi de contrats, règles d'hygiène et de sécurité
Connaissances Linguistiques:
• Maîtrise professionnelle du français, de l'anglais (oral et écrit). Compétences Techniques: • Maintenance, mécanique, électricité, construction des bâtiments, gestion des fluides, etc
Informatique:
• Bonne maîtrise du Pack Microsoft Office: Word, Excel, Powerpoint, etc. Outre les conditions précédemment énoncées, les compétences et aptitudes particulières ci-après seraient un atout. Compétences particulières:
• Une bonne connaissance d’une autre langue officielle de l’Organisation serait un atout complémentaire (espagnol, arabe)
• Excellentes qualités d’expression tant à l’écrit qu’à l’oral (tenue de réunions de chantier, présentation de projets, etc.) • Maîtrise d’Autocad
Aptitudes particulières requises:
• Maturité personnelle et professionnelle
• Aptitude à conserver son objectivité et à appliquer un raisonnement logique • Aptitude à travailler tant en équipe qu’individuellement • Aptitude à travailler à un rythme soutenu et dans l’urgence • Qualités relationnelles, en particulier dans un contexte multiculturel • Sens de l’initiative, créativité et curiosité • Aptitude à créer des réseaux professionnels durables • Tact, Diplomatie, rigueur et courtoisie • Esprit de synthèse, qualité d’écoute • Aptitude à l’organisation et la gestion d'un service et/ou d’équipes de travail • Esprit d'équipe, autonomie, sens élevé des contacts et de négociation.
Conditions de travail
• La rémunération pour ce poste qui est classifié au Grade 3, équivaut à un salaire d’environ 4770 EUROS par mois à l’échelon 1.
• La rémunération de ce poste pourrait être proposée à un échelon plus élevé selon l’expérience du candidat. Pour plus d’informations concernant les conditions de travail, voir les « Conditions d’emploi pour les fonctionnaires sous contrat » sur Internet. • Le titulaire du poste peut être amené à effectuer des heures supplémentaires, en fonction de la charge de travail et à partir à l’étranger dans le cadre de la réalisation de ses missions.
* L’Organisation prévoit d’implanter un Complexe mondial à Singapour à la fin de l’année 2013. Bien qu’aucune décision n’ait été prise pour le moment quant aux postes qui seront transférés à Singapour, l’acceptation du poste implique l’acceptation du transfert à Singapour.
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