Grants Specialist/Especialista de Subvenciones
Grants Specialist, USAID/OTI, Colombia
Company Profile:
MSI is an international development firm in the Washington, D.C., metro area with a 30-year history of helping to deliver results across the developing world. In 2008, we became part of Coffey International Limited. Since that time, we have greatly expanded our ability to respond seamlessly and flexibly to client needs with Coffey's international development offices in the United Kingdom and Australia. We operate in some of the most challenging political and economic climates in the world, including Afghanistan, Iraq, Pakistan, and South Sudan. MSI currently employs 800 development experts in the fields of public sector management, monitoring and evaluation, governance, and anticorruption. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.
Project Summary:
This will promote an enabling environment for sustainable peace in Colombia. The initial goal will be to improve Colombian ability to implement rapid response during the first 36 months after the signing of a peace accord.
**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.
Position Summary:
This position is primarily responsible for developing and tracking activity budgets, conducting grantee eligibility checks and maintaining the grant files for all activities. S/he manages activity documentation, confirms receipt of goods/services, provides quality control and basic compliance, reviews milestones, drafts amendments, and manages implementation timelines. S/he maintains regular communication with the grantees and conducts site visits, ensuring that all deliverables are met. The Grant Specialist leads grant closeout, ensuring that each grant file is complete and also provides M&E support on an ongoing basis.
Responsibilities:
· Liaise with communities and/or counterparts in government entities within assigned geographic area to assist the PDO with the development of activities and guide the implementation of projects; develop and maintain transparent, friendly, open, and professional relationships with local counterparts, beneficiaries, and other international organizations, as well as local and national authorities.
· Provide weekly updates on grant implementation to the rest of the program team, utilizing the activity database, meetings and other tools.
· Create and edit budgets for grant agreements in coordination of the Program Development Officer (PDO).
· Ensure proper negotiation of the terms and conditions for Grants Under Contract (both cash and in-kind) and review and analyze budget estimates (for cash or in-kind grants) for allocability, reasonableness and consistency.
· Ensure the proper preparation and execution of grant documents and grant disbursements consistent and compliant with United States Agency for International Development (USAID) and MSI requirements, procedures and best practices.
· Track any changes in the financial needs of an activity and modify budgets as necessary using the activity database.
· Under the direction of the Operations Manager, ensure full compliance with the policies, practices and procedures relating to all aspects of grants discussed in the project’s Activity Manual. This includes specific procedures related to grant development, grant awards, grant implementation, grant monitoring and evaluation and grant close out.
· Complete excluded party verifications and Negotiation Memos.
· Maintain accurate and timely program and grant documentation in electronic, hard copy and back-up copies, and ensure that completed grants are closed in a timely way according to deadlines.
· Support the M&E officer with data collection, as needed, and with contributions to the final evaluation reports.
· Review all grantee deliverables, with the support of the PDO, for the final approval by the Chief of Party for grant close out.
Qualifications:
· Two to three years’ experience with grants or procurement on development projects.
· Proven ability to maintain professional relationships with local counterparts, beneficiaries, contractors, suppliers, other international organizations as well as local and national authorities.
· Task and detail oriented and able to work independently and within a team to meet deadlines.
· Excellent organizational skills and the ability to handle multiple priorities in a fast-paced environment.
· Flexibility and ability to adapt easily to change
· Fluency in English is an added advantage.
· Experience working in such roles with USAID projects, specifically OTI, is highly desirable.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.
Especialista de Subvenciones, USAID/OTI, Colombia
Perfil de la compañía:
MSI es una empresa de desarrollo internacional ubicada en el área de Washington, D.C. con una historia de 30 años ayudando a obtener resultados en todo el mundo en desarrollo. En 2008, nos convertimos en parte de Coffey International Limited. Desde entonces, hemos ampliado considerablemente nuestra capacidad de responder a la perfección y de forma flexible a las necesidades del cliente con oficinas internacionales de desarrollo de Coffey en el Reino Unido y Australia. Operamos en algunas de las situaciones políticas y económicas más difíciles en el mundo, como Afganistán, Irak, Pakistán y Sudán del Sur. MSI emplea actualmente a 800 expertos en desarrollo en los ámbitos de la gestión del sector público, el seguimiento y la evaluación, la gobernabilidad y anticorrupción. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.
Resumen del Proyecto:
Este proyecto mejorará la habilidad colombiana para implementar la respuesta rápida después de la firma de los acuerdos de paz en Colombia. La meta inicial será de mejorar la habilidad Colombiana para implementar la respuesta rápida durante los 36 meses después de la firma de los acuerdos de paz
Resumen del Cargo:
Esta posición es responsable de la elaboración y el seguimiento de los presupuestos de actividad, la revisión preliminar de posibles entidades beneficiarias y el mantener los archivos de subvención para todas las actividades. Tener documentadas las actividades, recepción y verificación de productos/informes o servicios, revisa los hitos, elabora enmiendas, y modificación de los plazos de una subvención. Mantiene una comunicación regular con los beneficiarios y lleva a cabo visitas a las instalaciones, asegurando que se cumplan todas las entregas. El especialista de subvenciones lleva liquidación subvención, asegurando que cada archivo subvención es completa y también proporciona soporte de seguimiento y evaluación de manera continua.
***Aclaración Importante: Esta es una posición local. Solo candidatos que sean ciudadanos Colombianos serán considerados.***
Responsabilidades:
· Servir como enlace con las comunidades y/o contrapartes de entidades gubernamentales, en el área de subvenciones, ayudar al Oficial de Desarrollo de Programa (PDO) con el desarrollo de proyectos y orientar la ejecución de los proyectos; desarrollar y mantener relaciones amistosas, abiertas, y profesionales con las contrapartes locales, beneficiarias y otras organizaciones internacionales, así como las autoridades locales y nacionales
· Hacer informes semanales de ejecución de la subvención para el resto del equipo del programa.
· Revisar con el apoyo de la PDO todas las entregas de los beneficiarios para la aprobación final por parte del Director del Programa.
· Crear y editar presupuestos de los acuerdos de subvención en coordinación de la PDO.
· Seguimiento de los cambios en las necesidades financieras de una actividad y modificar los presupuestos según sea necesario utilizando la base de datos de la actividad.
· Negociar los términos y condiciones para las subvenciones y la revisión y análisis de las estimaciones presupuestarias para subvenciones asignables, con razonabilidad y consistencia.
· Garantizar el pleno cumplimiento de las políticas, prácticas y procedimientos relacionados con todos los aspectos de las subvenciones discutidos en el Manual de Actividades. Incluyendo procedimientos específicos relativos a conceder el desarrollo, la concesión de subvenciones, conceder la implementación, monitoreo y evaluación conceder y otorgar cierre patronal.
· Asegurar la preparación y ejecución de los documentos de subvención y los desembolsos de subvenciones consistentes y compatibles con USAID y los requisitos de MSI.
· Completar verificaciones de los las listas y bases de datos requeridos por USAID antes de adjudicar convenios y contratos.
· Mantener la documentación de subvenciones en formato electrónico, en papel y las copias de respaldo, y asegurar que las donaciones completas y cerradas de manera oportuna de acuerdo a los plazos.
· Apoyar el oficial de M&E con la recopilación de datos, y con contribuciones a los informes finales de evaluación.
Competencias
· Dos o tres años de experiencia con donaciones o adquisiciones en proyectos de desarrollo.
· Habilidad de mantener relaciones profesionales con las contrapartes locales, beneficiarios, contratistas, proveedores, otras organizaciones internacionales, así como las autoridades locales y nacionales.
· Con orientación al detalle y capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo para cumplir los plazos.
· Habilidades de organización y alta capacidad de manejar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido.
· Flexibilidad y alta capacidad de adaptación al cambio.
· Dominio del Inglés es una ventaja.
· Experiencia de trabajo en este rol con proyectos de USAID, específicamente OTI, es altamente deseable.
Solamente se contactarán a los candidatos que hayan sido seleccionados para una entrevista. Por favor no llamar.
HOW TO APPLY:
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