Funcionario del Servicio de Documentos

Número de la vacante: RAPS/3/2016/RELMEETINGS/02 Título: Funcionario del Servicio de Documentos Grado: P.2 Tipo de contrato: Contrato de duración determinada	Fecha: 29 septiembre 2016 Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra) 1 noviembre 2016 (13 días restantes hasta la fecha límite para la presentación de candidaturas) Se aceptan candidaturas   Unidad/Departamento:   DDG/MR RELMEETINGS Lugar de destino:  Ginebra, Suiza
Introducción general Pueden participar: - Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal. - Los candidatos externos. Personal con más de cinco años de servicio continuo se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de los CVs y de evaluación. De acuerdo con el Estatuto de Personal y las cartas de nombramiento, los miembros del personal podrían estar dispuestos a aceptar trabajar en distintos lugares de destino (ya sea en oficinas exteriores o en la sede) a lo largo de su carrera profesional; la duración deseable del desempeño en cualquier puesto es de dos a cinco años. Después de este tiempo el titular debe estar dispuesto a trasladarse a otro puesto y/o lugar de destino. En el contexto de los esfuerzos renovados de la Oficina para promover la movilidad, los miembros del personal interesados en la movilidad, son animados a postular. Una consideración especial a la movilidad será dada en las etapas de revisión y evaluación de los CVs. La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a erecruit@ilo.org. Se tendrán especialmente en cuenta las candidaturas de personas cualificadas que procedan de Estados Miembros no representados o insuficientemente representados, o bien de Estados Miembros que, según las previsiones en relación con la dotación de personal, tendrán una representación escasa o nula en un futuro próximo. En el anexo I se facilita una lista de esos países. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT. Las condiciones de empleo se enuncian en el anexo II.
INTRODUCCION El puesto está adscrito a la Unidad de Coordinación de Documentos y Apoyo a la Traducción (DCU) del Servicio de Documentos Oficiales (OFFDOC) del Departamento de Reuniones, Documentos y Relaciones Oficiales (RELMEETINGS). OFFDOC tiene la responsabilidad de editar y traducir todos los documentos oficiales de la OIT, incluidos los que se someten a la Conferencia Internacional del Trabajo, al Consejo de Administración, a las reuniones regionales y a las reuniones sectoriales, así como los documentos preparados por la Oficina del Director General. El/la titular del cargo dependerá del/de la Jefe/a de la DCU de OFFDOC.
Descripción de las tareas 1. Participar en la preparación de las previsiones del volumen de trabajo del Servicio, prestando asesoramiento sobre el uso óptimo de los recursos. 2. Participar en la fijación de plazos para la presentación de documentos por parte de las unidades autoras. 3. Informar a las unidades autoras sobre los requisitos y procedimientos del servicio de documentos y efectuar el seguimiento de las actividades de preparación de documentos, prestando el asesoramiento pertinente a las personas interesadas. 4. Verificar el texto final aprobado por las unidades autoras para asegurarse de que se han respetado los requisitos establecidos y preparar los flujos de trabajo correspondientes en el sistema de gestión del flujo de trabajo. En casos excepcionales, cuando se aporten correcciones de importancia, comparar con rigor las versiones de los documentos y asegurarse de que sólo se distribuya para su procesamiento la versión final del documento. 5. Verificar que los documentos están completos y organizar sistemáticamente todo el material original multilingüe recibido de las unidades autoras antes de procesarlo, con objeto de facilitar su referenciación, edición y traducción. 6. Servir de enlace entre las unidades autoras y todos los que participan en las tareas de procesamiento de los documentos para asegurar la comunicación de toda la información pertinente. 7. Llevar a cabo un control de calidad final de los documentos antes de enviarlos para su publicación; asegurarse de que las versiones trilingües coinciden y de que las correcciones se han introducido correctamente en cada idioma. Verificar los títulos, los números ISBN y los datos CIP en cada idioma. 8. Estar en contacto con la unidad de Producción de Documentos en la etapa de planificación y cuando los documentos estén listos para su publicación con objeto de asegurarse de que se publiquen a tiempo en el sitio web de la OIT. 9. Coordinar las solicitudes de los departamentos técnicos durante las reuniones; proporcionar orientaciones para organizar los turnos horarios de los equipos participantes. 10. En colaboración con las secretarías correspondientes, coordinar la preparación de los documentos de las reuniones y los documentos finales relativos a las reuniones oficiales de la OIT. 11. Preparar guías de formación trilingües sobre el sistema de gestión del flujo de trabajo, actualizarlas periódicamente e impartir formación en inglés, francés y español. 12. Contribuir a la elaboración de pautas relativas a los métodos y procedimientos de trabajo y al control de la calidad de los documentos producidos. 13. Participar en la organización de talleres y reuniones.
Calificaciones requeridas
Educación Título universitario en idiomas, administración o en el área de publicaciones. Diploma Tecnológico universitario en un campo relacionado con tres años de experiencia relevante, además de la experiencia requerida mencionada a continuación puede ser aceptado.
Experiencia Al menos dos años de experiencia profesional en la gestión de flujos de trabajo de documentos multilingües. Se valorará la experiencia en el uso de herramientas de terminología y traducción asistidas por ordenador.
Idiomas Excelente dominio del inglés, el francés o el español y muy buenos conocimientos de los otros dos idiomas oficiales. Se considerará una ventaja tener buenos conocimientos de otro idioma de trabajo de la Organización.
Competencias  Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias: Competencias técnicas Buen conocimiento de los temas de los que se ocupa la Organización. Capacidad para planificar y organizar el trabajo. Capacidad para presentar información de forma fácilmente comprensible. Conocimientos de informática y experiencia en la utilización de programas de tratamiento de textos y bases de datos, y capacidad para utilizar herramientas informáticas. Capacidad para orientar y formar a miembros del personal de nivel inferior. Capacidad para comunicarse con eficacia oralmente y por escrito. Capacidad para trabajar por iniciativa propia y como parte de un equipo. Familiaridad con las técnicas de búsqueda de información para traductores. Competencias personales Capacidad para trabajar con rapidez, precisión y serenidad en plazos apremiantes. Tenacidad. Excelentes dotes para las relaciones interpersonales. Disponibilidad para intercambiar conocimientos e información. Capacidad para promover relaciones de trabajo armoniosas. Vivo interés por las innovaciones en materia de sistemas de flujos de trabajo y de datos, en particular en el campo de la traducción y la producción de documentos. Compromiso con el aprendizaje continuo y la adquisición de nuevas competencias profesionales. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural. Comportamiento y actitud no discriminatorios, que denoten sensibilidad respecto de las cuestiones de género.
Información adicional: Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre noviembre 2016 y febrero de 2017. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.
LOS CANDIDATOS SERÁN AVISADOS DIRECTAMENTE SI HAN SIDO SELECCIONADOS PARA EL EXAMEN ESCRITO.
SE CONTACTARÁ DIRECTAMENTE A LOS CANDIDATOS QUE HAYAN SIDO SELECCIONADOS PARA UNA ENTREVISTA.
ANEXO I
Angola Antigua y Barbuda Arabia Saudita Armenia Austria Azerbaiyán Bahamas Bahrein Barbados Belice Botswana Brasil Brunei Darussalam Cabo Verde Camboya Chad China Chipre Congo Djibouti Emiratos Arabes Unidos Eritrea Eslovaquia Estados Unidos de América Federación de Rusia Gabón Gambia Georgia Granada Guatemala Guinea Ecuatorial Guyana Haití Indonesia Iraq Islandia Islas Cook Islas Marshall Islas Salomón Japón Kazajstán Kirguistán Kiribati Kuwait Letonia Liberia Libia Maldives, Republic of the Malta Mozambique Namibia Nicaragua Omán Palau Panamá Papua Nueva Guinea Paraguay Polonia Qatar República Checa República de Corea República Democrática de Timor-Leste Saint Kitts y Nevis Samoa San Marino San Vicente y las Granadinas Santa Lucía Seychelles Sierra Leona Singapur Somalia Sri Lanka sur del Sudán Suriname Swazilandia Tayikistán Tonga Turkmenistán Turquía Tuvalu Uzbekistán Vanuatu Venezuela Yemen
ANEXO II CONDICIONES DE EMPLEO
Sírvase tener en cuenta que el sistema común de la Naciones Unidas implementará un nuevo conjunto integral de remuneración que entrará en vigor el 1 de enero de 2017. Por lo tanto, las cifras que se indican a continuación están sujetas a cambios. - Todo contrato/prórroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las demás normas internas aplicables. - El primer contrato se prorrogará por un período de 12 meses (para los puestos con destino en Ginebra) y por un período de 24 meses (para los puestos con destino en lugares distintos de Ginebra) - Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedará sujeta a prueba durante sus dos primeros años de servicio. - Toda prórroga de contrato posterior al período de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese período, una conducta y un desempeño satisfactorios. Grado: P.2 Sueldo y ajuste por lugar de destino (con familiares a cargo) US$ Sueldo Mínimo 50965 aumento de Máximo 65652 Ajuste por lugar de destino en Ginebra Mínimo 43524 Máximo 56066 Sueldo y ajuste por lugar de destino (sin cargas familiares) US$ Sueldo Mínimo 47803 Máximo Máximo 61228 Ajuste por lugar de destino en Ginebra Mínimo 40823 Máximo 52288
Favor tenga en cuenta que los niveles salariales anteriores son determinados de acuerdo a los criterios establecidos por la Comisión de Administración Pública Internacional. La OIT es un empleador internacional del sector público y el salario y otras condiciones de empleo no son negociables. Los demás subsidios y prestaciones quedan sujetos a las condiciones especificadas en el contrato: Asignación por hijos a cargo (excepto por el primer hijo cuando se aplica la tasa salarial para funcionarios con familiares a cargo con respecto a ese hijo); Subsidio de educación por hijos a cargo (por hijo y año); Pensión y Seguro de Salud; Vacaciones anuales de treinta días hábiles; Primas previstas en determinados lugares de destino; Derecho al pago de los gastos de transporte de efectos personales; Subsidio de repatriación; Gastos de viaje por vacaciones en el hogar nacional con familiares a cargo reconocidos como tales, cada dos años; Subsidio de vivienda (si es aplicable). La contratación se suele efectuar en el primer escalón del grado. Las autoridades suizas exoneran a los funcionarios de la Organización de abonar impuestos sobre los sueldos y prestaciones percibidos y, en virtud de los convenios internacionales y la legislación nacional sobre estancia o residencia en el extranjero, también otros gobiernos suelen aplicar esta exoneración tributaria. De no caber esta exención, los funcionarios podrán solicitar el reembolso de los impuestos que hayan abonado. Esta devolución se tramitará mediante un documento de la OIT que habrán de solicitar. El candidato seleccionado trabajará inicialmente en Ginebra, pero podrá ser asignado(a) por el Director General de la OIT a cualquier oficina.
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT: erecruit.ilo.org. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos. Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.