Chef, Secrétariat des organes directeurs

AVIS DE VACANCE Nº ITU/SG/SPM/2012/P29

Date de parution: 17 juillet 2012 Candidatures en cours d'acceptation Les candidatures féminines sont encouragées Fonctions: Chef, Secrétariat des organes directeurs Numéro de poste: PM03/P5/231 Date de clôture (23.59 Genève CH) : 17 septembre 2012 (28 jour(s) jusqu'à la date de clôture) Durée de contrat: 2 ans Type de contrat: Contrat de durée déterminée Lieu d'affectation: Genève, Suisse Grade: P5

Organe: Le Secrétariat général est responsable de tous les aspects administratifs et financiers des activités de l'Union. Il est entre autres chargé de mettre en oeuvre les normes administratives relatives aux questions de fonctionnement, de diffuser des informations sur des questions de télécommunication à des fins opérationnelles et autres, de formuler des avis juridiques à l'intention des Bureaux de l'Union et des départements du Secrétariat général, d'assurer un appui logistique aux activités de l'Union, notamment aux conférences, de coordonner les travaux de l'UIT avec d'autres organisations internationales, de diffuser des informations destinées aux Etats Membres et aux Membres des Secteurs, à la presse, aux usagers commerciaux ou privés des télécommunications et au grand public. Le Secrétariat général est également responsable de l'organisation d'expositions et de forums mondiaux sur les télécommunications.

Unité organisationnelle: Au Secrétariat général, le Département de la planification stratégique et des relations avec les Membres donne au Secrétaire général des avis sur les enjeux stratégiques et leurs incidences pour l'Union dans un environnement des télécommunications/TIC en pleine évolution; élabore des propositions de prospective stratégique à l'intention de la direction de l'UIT, l'objectif étant que l'organisation atteigne les objectifs qui lui sont fixés par ses Membres; planifie et coordonne les activités institutionnelles et stratégiques en vue d'assurer leur conformité avec les objectifs énoncés par les Membres; organise la fourniture de services de secrétariat pour la Conférence de plénipotentiaires, le Conseil et d'autres réunions du Secrétariat général, en vue d'assurer la participation au plus haut niveau des Etats Membres et Membres de Secteur; noue et entretient de bonnes relations avec les Etats Membres, Membres de Secteur et d'autres entités, les Nations Unies et d'autres organisations internationales. Le Département est également chargé de donner des avis autorisés sur les stratégies de communication et de promotion, ainsi que d'élaborer et de mettre en oeuvre le plan de communication institutionnelle de l'Union, en collaboration avec les trois Secteurs et en vue de faire connaître le rôle prééminent joué par l'UIT dans le domaine des télécommunications et des TIC.

Attributions / Responsabilités

Sous la direction du Chef du Département de la planification stratégique et des relations avec les membres, le/la titulaire est responsable de la préparation, de la planification et de la coordination des conférences de plénipotentiaires, des sessions du Conseil et d'autres réunions importantes organisées par le Secrétariat général. Plus précisément, il/elle: Dirige le Secrétariat des organes directeurs (GBS) et en gère le personnel. Assure le bon fonctionnement et la supervision de la préparation des conférences de plénipotentiaires, des sessions du Conseil, du FMPT et d'autres grandes réunions organisées par le Secrétariat général. Définit les questions de fond et les questions administratives, financières, techniques et logistiques qui doivent être réglées pour préparer les réunions et conférences, et examine la structure, le calendrier et les tableaux des effectifs. Prépare les ordres du jour et les plans de gestion du temps provisoires et examine les contributions reçues. Analyse les récentes tendances en matière de gestion et les politiques/bonnes pratiques connexes et donne des avis et/ou formule des recommandations. Prend l'initiative de créer des programmes de gestion innovants ou de modifier les programmes existants, en particulier pour ce qui est de l'utilisation complète des outils électroniques, des stratégies de gestion des documents, des programmes et méthodes de travail et de la réorganisation correspondante des processus de travail. Coordonne les nouveaux projets et les nouvelles initiatives (par exemple, concernant le système d'inscription aux conférences). Elabore et met en oeuvre de nouvelles procédures et/ou recommandations en vue d'améliorer l'efficacité et l'efficience des services fournis, sur la base d'indicateurs. Contribue aux débats stratégiques en vue de rendre compte aux organes délibérants et consultatifs dans le domaine des réunions et conférences de l'UIT. En collaboration avec l'Unité des affaires juridiques et le Département des conférences et publications, contribue au choix du lieu et des dates des conférences de plénipotentiaires, à la synthèse des informations et à la négociation d'accords avec le pays hôte. Assure la coordination de la préparation concernant les questions de fond avec le pays hôte. Supervise le fonctionnement des systèmes de gestion des documents et d'enregistrement des délégués. Formule des conseils et des recommandations à l'intention du Président de la conférence pour ce qui est de la préparation et de l'organisation du travail et des questions de procédure. Prépare des dossiers d'information quant au fond en vue des conférences de plénipotentiaires et des sessions du Conseil. Dirige les travaux de commissions et de groupes de travail et/ou y participe, l'accent étant mis sur diverses questions de politique générale, par exemple dans le cadre de l'IPPC, du Comité des technologies de l'information et de la communication ou d'organes de l'UIT tels que les groupes de travail du Conseil, pour lesquels le/la titulaire peut être appelé(e) à présenter des contributions portant sur des questions de fond. Fait rapport à la haute direction (réunions du Comité de coordination, du Groupe de coordination de la gestion, du ManCom) sur les conférences de plénipotentiaires, le Conseil, le FMPT et d'autres grandes réunions organisées par le Secrétariat général. Remplace, en cas de nécessité, le Secrétaire exécutif du Conseil et de la Conférence de plénipotentiaires. Etablit le calendrier de préparation des documents, compte tenu de la nécessité de respecter les délais officiellement fixés aux termes du Règlement intérieur. Edite les documents et les corrige. Assume les fonctions de Secrétaire du Groupe chargé de la préparation des documents du Conseil. Coordonne, avec la collaboration de l'Unité des affaires juridiques, les procédures d'élection et de vote pour les conférences de l'UIT habilitées à conclure des traités et veille à ce que les procédures soient étayées par des documents. Coordonne le regroupement et la publication des textes officiels de la Conférence de plénipotentiaires et du Conseil (Actes finals, textes fondamentaux, Résolutions et Décisions). Coordonne la préparation et la publication du rapport du Conseil à la Conférence de plénipotentiaires. Prépare des projets pour assurer le suivi des décisions de la Conférence de plénipotentiaires et du Conseil (y compris les Résolutions et Recommandations); veille à ce que des coordonnateurs soient désignés pour assurer ce suivi; surveille la mise en oeuvre de ces décisions. Représente l'UIT aux réunions inter-institutions des Nations Unies traitant de questions relevant de la compétence du Secrétariat des organes directeurs.

Qualifications requises

Formation: Diplôme universitaire supérieur en administration d'entreprise, relations internationales, sciences politiques ou dans un domaine connexe OU formation reçue dans un établissement d'enseignement supérieur de réputation établie, sanctionnée par un diplôme de niveau équivalent à un diplôme universitaire supérieur dans l'un des domaines précités. Pour les candidats internes, un titre universitaire de premier cycle dans l'un des domaines précités, associé à quinze années d'expérience professionnelle pertinente, peut remplacer le titre universitaire supérieur à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience: Au moins dix ans d'expérience à des postes à responsabilité croissante, dans le domaine de l'emploi, dont au moins cinq ans au niveau international. Expérience indispensable de la gestion de conférences. Une connaissance de la Constitution et de la Convention de l'UIT serait un avantage. Un doctorat dans un domaine connexe peut être considéré comme équivalent à trois années d'expérience professionnelle.

Langues: Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage. (Selon les dispositions de la Résolution 626 du Conseil, l'assouplissement des conditions requises en matière de connaissances linguistiques peut être autorisé pour les candidats ressortissants de pays en développement: lorsque les candidats de ces pays possèdent une connaissance approfondie de l'une des langues officielles de l'Union, leur candidature pourra être prise en considération.)

Compétences: Compétences en matière de planification et de gestion stratégiques, y compris capacité de gérer des ressources financières et d'exercer une supervision et un contrôle adaptés. Excellentes capacités d'organisation et aptitude à établir des projets et des priorités et à mettre en oeuvre des activités efficacement; aptitude avérée à effectuer plusieurs tâches simultanément. Aptitude à communiquer clairement et efficacement tant par oral que par écrit et à élaborer des rapports clairs et concis. Aptitude à prendre des initiatives et à entretenir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalité et de culture différentes. Sens de la diplomatie, qualités de tact et intelligence politique.

Rémunération

Traitement annuel: (net d'impôts ) 153,760.- USD - 186,606.- USD sans personnes à charge 165,510.- USD - 202,851.- USD avec personnes à charge

Les candidats seront contactés directement en cas de sélection pour un test écrit. Des interviews peuvent être effectuées lors de l'évaluation des candidats.

Pour plus d'information concernant les conditions d'emploi, veuillez cliquer sur ce lien

Les candidats ne seront contactés que si leur candidature est susceptible d'être retenue