Secrétaire du représentant résident

• Position title: Secrétaire du représentant résident
• Grade: GS-6
• Position N°: 50067401
• Reference: ADB/13/132
• Publication date: 27/08/2013
• Closing date: 17/09/2013

Objectives

Duties and responsibilities

• Sous la direction du Représentant Résident, le/la Secrétaire du Représentant Résident sera chargé (e) de :
• Prendre les rendez-vous du Représentant Résident et tenir à jour son emploi du temps ;
• Prendre les dispositions nécessaires pour la réception des visiteurs de haut rang et répondre à leurs questions avec tact et discrétion ;
• Préparer les documents d’information utilisés par le Représentant Résident dans ses déplacements officiels et à l’occasion des réunions spéciales ;
• S’occuper des questions de protocole et organiser les réunions du Représentant Résident avec les autorités du pays hôte ; assurer la coordination des réceptions officielles données par le Représentant Résident;
• Participer aux réunions avec le personnel, et prendre des notes et rédiger les comptes rendus ;
• Coordonner les services du secrétariat du Bureau ; assigner des tâches particulières aux autres secrétaires et vérifier toutes les correspondances qui doivent être signées par le Représentant Résident ;
• Conseiller la secrétaire du Bureau sur les méthodes de travail ;
• Rédiger les correspondances qui ne portent pas sur les questions de fond et en assurer le suivi ;
• Gérer le courrier entrant et sortant, les communications téléphoniques, tenir un système d'archivage approprié;
• Effectuer les traductions non officielles et faire office d’interprète selon les nécessités de service;
• Traiter les rapports des missions de visite; veiller à la qualité des documents requérant l'approbation et/ou la signature du Représentant Résident;
• Coordonner les réceptions officielles données par le Représentant ;
• Gérer les dossiers personnels du personnel du Bureau; tenir le Représentant Résident et l’Assistant (e) Administratif (ve) informé (e) en fournissant les informations, les rapports et les mises à jours pertinentes;
• Rédiger et finaliser les projets de courriers dans un éventail de domaines, pour le compte du Représentant Résident et préparer les procès-verbaux des réunions;
• Assurer d’autres tâches selon les nécessités de service.  

LE PRÉSENT POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL 
(Le/la titulaire de ce poste sera recruté(e) au plan local, et ne bénéficiera  donc pas du statut de fonctionnaire international)

Selection Criteria

Including desirable skills, knowledge and experience

• Etre titulaire au minimum d’un BTS (Brevet de Technicien Supérieur) / DUT (Diplôme Universitaire de Technologie), option secrétariat ou «HND» ou «Pitmans» ou « RSA », pour les candidats ayant étudié dans le système anglophone. Un diplôme additionnel d’administration de bureau est un avantage comparatif ;
• Avoir au minimum 5 années d'expérience dans le domaine du sécréterait et de l'administration dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans un organisme international;
• Aptitude à communiquer oralement et par écrit en français avec une connaissance pratique de l’anglais permettant de travailler dans cette langue ;
• Les candidats souhaitant postuler doivent être des ressortissants des pays membres de la Banque résidant au Tchad. S’ils ne sont pas tchadiens, ils doivent fournir dans leur candidature, le titre de séjour et le permis de travail régulier dans le pays.
• Parfaite maîtrise de l’utilisation des logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint).  La connaissance du SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout.
• De bonnes connaissances en budgétisation et en planification sont vivement souhaitées.
• Grande orientation clients, aptitude à exécuter des tâches variées, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
• Esprit d'initiative, enthousiasme, esprit d'équipe, compétences en matière d'organisation et de communications interpersonnelles.

Les candidats souhaitant postuler doivent être des ressortissants des pays membres de la Banque résidant au Tchad. S’ils ne sont pas tchadiens, ils doivent fournir dans leur candidature, le titre de séjour et le permis de travail régulier dans le pays.

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Apply online

Apply for this position

To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.

• Submitted by: Amir Zahir, Chef de Division, CHRM.1
• Approved by: Joseph O. Badaki, Directeur, CHRM

Only applicants who fully meet the Bank's requirements and are being considered for interview will be contacted. Applicants will only be considered if they submit an online application, and attach a comprehensive Curriculum Vitae (CV). The AfDB President reserves the right to appoint a candidate at a lower level. The African Development Bank is an equal opportunities employer and female candidates are strongly encouraged to apply: www.afdb.org/jobs