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Secrétaire/Réceptionniste - Bureau National de la République Centrafrique

9:46:00 AM
  • Grade: GSL- 5
  • Position N°: NA
  • Reference: ADB/12/018
  • Publication date: 01/02/2012
  • Closing date: 28/02/2012

Objectives

NA

Duties and responsibilities

Sous la direction générale du Représentant Résident et fonctionnelle des experts pays/secteur, le/la secrétaire sera chargé de:

  • Prendre les rendez-vous des experts et des autres membres du personnel du bureau et tenir à jour leurs emplois du temps ;
  • Recevoir les visiteurs et répondre à leurs questions avec tacts et discrétion ;
  • Préparer les documents d’information utilisés par les experts dans les missions officielles et à l’occasion des réunions spéciales ;
  • S’occuper des questions de protocole des visiteurs des autres experts et des visiteurs du bureau;
  • Organiser les réunions des experts; Assister la/le secrétaire du Représentant Résident dans la coordination des réceptions officielles données par le représentant ;
  • Participer aux réunions avec le personnel, prendre des notes et rédiger les comptes rendus en cas d’absence de la/ le secrétaire du Représentant Résident ;
  • Effectuer les traductions non officielles et faire office d’interprète pour les experts et les autres membres du bureau;
  • Rédiger les correspondances qui ne portent pas sur les questions de fond et en assurer le suivi ;
  • Gérer le courrier entrant et sortant des experts et les communications téléphoniques du bureau ;
  • Tenir un système d'archivage approprié; et traiter les rapports des missions des experts ; Veiller à la qualité des documents requérant l'approbation et/ou la signature des experts et des autres membres du personnel;
  • Rédiger et finaliser les projets de courriers dans un éventail de domaines, pour le compte des experts et préparer les procès-verbaux des réunions des experts;
  • Assumer d’autres tâches selon les nécessités de service.

Selection Criteria

Including desirable skills, knowledge and experience

  • Etre titulaire au minimum d’une licence (BAC + 3) ou d’une maitrise (BAC + 4) en gestion administrative, assistance de direction ou « HND » ou « Pitmans » ou « RSA »pour les candidats ayant étudié dans le système anglophone ;
  • Un diplôme additionnel d’administration de bureau est un avantage comparatif ;
  • Avoir au minimum quatre (4) années d'expérience dans le domaine du secrétariat et de l'administration ;
  • Etre parfaitement bilingue aussi bien à l’oral et à l’écrit ; Avoir la maîtrise des logiciels standards utilisés par la Banque tels que Word, Excel, Access et Power Point. La connaissance de SAP R /3 sera un avantage.

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Apply for this position

To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.

  • Submitted by: Youssouf Mohamed, Chef de division, CHRM1
  • Approved by: Gemina Archer-Davies, Director CHRM

Only applicants who fully meet the Bank's requirements and are being considered for interview will be contacted. Applicants will only be considered if they submit an online application, and attach a comprehensive Curriculum Vitae (CV). The AfDB President reserves the right to appoint a candidate at a lower level. The African Development Bank is an equal opportunities employer and female candidates are strongly encouraged to apply: www.afdb.org/jobs

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