Gestionnaire des Programmes et des Finances International Rescue Committee

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire internationale, fournissant de l'assistance aux réfugiés, aux personnes déplacées et à d'autres populations déracinées ou affectées par des conflits ou des catastrophes dans plus que 40 pays dans le monde. Cette assistance prend la forme d'aide d'urgence, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de services de réinstallation et de plaidoyer.

L’International Rescue Committee a établi IRC Belgium en 2001 pour assurer une représentation auprès du gouvernement belge, pour être une ressource sur les politiques d'aide extérieure de l'UE auprès des représentations de l’IRC dans le monde, et pour assurer que les positions de plaidoyer et les politiques de programmes de l'IRC soient partagées.

IRC Belgium cherche un Gestionnaire des Programmes et des Finances pour le bureau de Bruxelles.

Objectif général: le Gestionnaire des Programmes et des Finances est responsable de la gestion des programmes d’IRC Belgium, du développement de propositions de projets, et de la gestion financière et administrative. Le Gestionnaire soutiendra le Directeur pour faire avancer les objectifs de plaidoyer de l'IRC et assurer la représentation, lorsque c’est nécessaire.

Relations de travail: le Gestionnaire des Programmes et des Finances travaille en étroite collaboration avec ses collègues basés en différents lieux: (1) le siège à New York pour les finances et la gestion des subsides; (2) IRC UK à Londres pour le développement des propositions de projet et la coordination du plaidoyer; et (3) les équipes de l’IRC sur le terrain pour les programmes appuyés par les donateurs belges. Il/elle sera chargé(e) de:

• Rapporter au Directeur d'IRC Belgium;
• Travailler en étroite collaboration avec le Département des Finances et l’Unité Globale de Gestion des Subsides d’IRC Inc (basés à New York), ainsi qu’avec les équipes de l’IRC sur le terrain;
• Coordonner avec le Directeur de l’Equipe des Programmes Internationaux et le Gestionnaire de Subsides (tous deux basés à Londres) pour le développement des propositions de projet.

Tâches spécifiques

Gestion des programmes

• Objectif spécifique: gérer le portefeuille des programmes belges et développer les opportunités

Développement de propositions de projets

• En collaboration avec les Gestionnaires Régionaux de Programmes d’IRC UK, les équipes régionales d'IRC Inc, les équipes de terrain et les unités techniques, identifier les opportunités pertinentes de financements belges et guider le développement de propositions de projets, en tenant compte des leçons apprises des projets antérieurs;
• Assister au processus interne de sélection de projets à développer et à présenter aux donateurs belges;
• Suivre les événements régionaux et contextuels relatifs aux programmes de l’IRC ainsi que le contexte général;
• Contribuer au développement du profil de l’IRC, au partage interne et externe des connaissances, au développement de partenariats et d’autres opportunités pertinentes;
• Contribuer à la planification stratégique d'IRC Belgium;

Gestion de programmes

• Assurer la mise en oeuvre des accords de financement pour tous les projets d’IRC Belgium, coordonner avec les bureaux de terrain le suivi et l’évaluation des projets et assurer le rapportage interne et externe dans les délais prévus;
• Vérifier les rapports narratifs et financiers pour assurer la conformité aux règles et procédures des donateurs;
• Assurer que les leçons apprises des projets terminés soient incorporées dans la conception de projets similaires et chercher des opportunités pour les partager avec les décideurs politiques ainsi qu'avec les partenaires et les autres acteurs de la société civile;
• Assurer la mise à jour régulière des documents de briefing sur les règles et les procédures des donateurs belges et les partager avec les entités et les collègues de l'IRC concernés;
• Maintenir à jour le système de suivi interne des financements belges;
• Effectuer le suivi des projets en rapport avec la réalisation des objectifs et la conformité avec les procédures des donateurs belges, et notamment:
  - Suivre les mouvements financiers et les risques liés aux contrats, conseiller les bureaux de terrain si nécessaire;
  - Suivre les états des dépenses vis-à-vis des budgets;
  - Assurer le respect des règles d’approvisionnement des donateurs et conseiller les équipes de terrain si nécessaire;
  - Suivre les contrats de mise en œuvre de projets avec les partenaires par rapport aux exigences des donateurs;
• Coopérer étroitement avec le département des finances de l’IRC à New York sur toutes les questions relatives à la gestion financière des projets et des accords de financement;
• Contribuer au plaidoyer auprès des donateurs belges pour des règles et des procédures de financement réalistes;
• Assurer la liaison avec les représentants des donateurs belges pour les projets en cours.

Autres

• Tenir régulièrement le Directeur d'IRC Belgium informé;
• Effectuer des visites de terrain, lorsque nécessaire;
• Participer aux réunions internes avec les Départements des Finances et les Gestionnaires de Programmes d’IRC Inc, avec l'Equipe des Programmes Internationaux à Londres ainsi qu’à d’autres réunions pertinentes (réunions mensuelles, trimestrielles et annuelles).

Gestion financière et administrative
Objectif spécifique: Assister le Directeur afin qu’IRC Belgium remplisse les exigences financières et administratives requises, et fournir un appui financier et administratif au bureau

- Contrôle financier et comptabilité

• Maintenir à jour les procédures financières d’IRC Belgium, avec l’appui du Département des Finances d’IRC Inc, pour les paiements locaux, la gestion des liquidités et la comptabilité générale;
• Mettre en œuvre le système informatisé de comptabilité pour le suivi des subsides et des dépenses du bureau;
• Rassembler et préparer les factures et les demandes de transferts de fonds, les placer dans le système comptable et les traiter dans le système bancaire;
• Préparer les rapports de dépenses mensuels;
• Assurer la communication avec la banque et préparer les réconciliations mensuelles;
• Préparer les rapports financiers annuels et gérer l'audit annuel;
• Préparer la déclaration fiscale annuelle.

- Gestion des salaires et administration des ressources humaines

• Soumettre les relevés de prestations mensuels au secrétariat social;
• Préparer les dossiers de paie pour IRC Inc et les maintenir à jour;
• Assurer le maintien des contrôles financiers standards et le paiement des taxes locales;
• Assister le Directeur pour garder à jour les politiques du personnel, en conformité avec les exigences légales.

- Administration générale

• Maintenir les directives administratives à jour;
• Gérer les services réguliers et ponctuels des fournisseurs (maintien du bureau et du matériel, fournitures, impression professionnelle, etc.) et maintenir les contrats à jour; assurer le suivi des procédures d’achat;
• Exécuter d'autres tâches selon les besoins, comme organiser des voyages, traduire et corriger des documents, vérifier des références, résumer, aider dans la préparation de présentation ainsi que diverses tâches administratives;
• Déléguer le travail aux stagiaires pour accomplir les tâches ci-dessus, lorsque c’est approprié et en fonction du degré de confidentialité requis.

Relations extérieures et plaidoyer
Objectif spécifique: assister le Directeur, si nécessaire, pour représenter l’IRC auprès des donateurs et partenaires belges et européens, et auprès de la société civile

• A la demande du Directeur, représenter l’IRC auprès de décideurs politiques, de partenaires, de réseaux et de plateformes et assister à des réunions régulières et à des conférences; assister dans l’organisation de réunions, de conférences et d’événements initiés par l’IRC;
• Sous la direction du Directeur, assister à la formulation de documents de plaidoyer, rédiger des communiqués de presse, traduire des rapports, mettre à jour le site web et assurer les contacts avec des ONG et des réseaux, etc.;
• Assister le Directeur dans la diffusion de l'expertise technique de l'IRC aux décideurs politiques belges et européens et à d’autres partenaires.

Profil

• Connaissances linguistiques essentielles: Maîtrise excellente de l'anglais parlé et écrit, combiné avec la pratique courante du français et du néerlandais parlé et écrit.
• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent.
• Expérience démontrée dans le développement de propositions de projets et dans le travail avec des équipes de terrain; une expérience professionnelle dans un contexte humanitaire sur le terrain est un atout très important.
• Expérience démontrée en gestion financière et procédures de contrôle.
• Forte expérience dans le secteur non-marchand, de préférence dans une position pertinente en rapport avec la gestion des relations institutionnelles/publiques avec les donateurs.
• Une bonne compréhension de l'aide humanitaire et des programmes de développement, ainsi que des débats actuels sur les questions humanitaires et de développement en Belgique et dans l'UE, particulièrement en relation avec les relations extérieures, l’aide humanitaire et la coopération au développement.
• Capacités de rédaction et de rapportage excellentes et expérience en rédaction et révision de documents.
• Bonne compréhension du suivi budgétaire et des finances.
• Compréhension de la comptabilité, et plus particulièrement de la comptabilité des subsides.
• Proactif et capable de travailler aussi bien de façon autonome qu'en équipe dans un secteur non-marchand dynamique et stimulant.
• Prêt à voyager de façon limitée (trimestriellement en Europe et annuellement aux projets sur terrain et à IRC Inc à New York).

Conditions: emploi à temps plein sous contrat à durée indéterminée avec des avantages extra-légaux.

Veuillez envoyer votre candidature (CV concis de maximum 2 pages et lettre d'accompagnement) au plus tard le 30 mars 2012 à: IRC Belgium, Place de la Vieille Halle aux Blés 16, 1000 Brussels, Belgium, ou par email à ircbe@rescue.org, en mentionnant la référence suivante sur l’enveloppe ou en objet de l’email: IRC BELGIUM PFM. Plus d'informations: http://www.rescue.org/careers

Prière d’écrire la lettre d’accompagnement en partie en français et en néerlandais et d’indiquer les éléments suivants :

• Votre motivation pour poser votre candidature,
• Vos aptitudes et expérience pertinentes pour cette fonction.

Important :

• Les candidatures sans lettre d’accompagnement ne seront pas prises en compte,
• Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un entretien,
• Les connaissances linguistiques requises sont essentielles.

BEHEERDER PROGRAMMA’S EN FINANCIËN, IRC BELGIUM
Het International Rescue Committee (IRC) is een vooraanstaande humanitaire organisatie die hulp biedt aan vluchtelingen, ontheemden en andere bevolkingsgroepen die ontworteld of door conflict en rampspoed getroffen zijn, in meer dan 40 landen wereldwijd. Deze hulp neemt verschillende vormen aan, o.a.: humanitaire hulp, wederopbouw, bescherming, post-conflict ontwikkeling, hervestiging (resettlement) en pleitbezorging.

Het International Rescue Committee heeft in 2001 IRC Belgium opgericht voor vertegenwoordiging bij de Belgische overheid, om een informatiebron te zijn rond het buitenlandse hulpbeleid van de EU voor de IRC vertegenwoordingingen wereldwijd, en om ervoor te zorgen dat IRC's pleitbezorging en beleidsstandpunten gehoord worden.

IRC Belgium zoekt een Beheerder Programma’s en Financiën voor het kantoor in Brussel.

Algemene doelstelling: de Beheerder Programma's en Financiën is verantwoordelijk voor het beheer van de programma’s van IRC Belgium, voor het ontwikkelen van projectvoorstellen, en voor het financiële en administratieve beheer. De Beheerder zal de Directeur ondersteunen bij het bevorderen van IRC’s pleitbezorging en voor vertegenwoordiging, wanneer nodig.

Werkrelaties: de Beheerder Programma’s en Financiën werkt nauw samen met collega's op verschillende locaties: (1) de hoofdzetel van IRC in New York i.v.m. financiën en subsidiebeheer; (2) IRC UK in Londen i.v.m. projectontwikkeling en coördinatie van de pleitbezorging; en (3) IRC teams op het terrein i.v.m. programma's gefinancieerd door de Belgische donoren. Hij/zij:

• Rapporteert aan de Directeur van IRC Belgium;
• Werkt nauw samen met het Financiële Departement van IRC Inc, met de Global Grants Management Unit (gebaseerd in New York), en met de IRC teams op het terrein;
• Werkt samen met de Directeur van het International Programs Team van IRC UK en met de Senior Grants Manager (beiden gebaseerd in Londen) voor de ontwikkeling van projectvoorstellen.

Specifieke taken

Programmabeheer
Specifiek doel: de Belgische programma’s beheren en verdere mogelijkheden uitbouwen

Ontwikkeling van projectvoorstellen

• In samenwerking met de Regionale Programmabeheerders van IRC UK, met de regionale teams van IRC Inc, met de teams op het terrein en met de technische eenheden, de relevante Belgische subsidiemogelijkheden identificeren en de uitwerking van projectvoorstellen begeleiden, rekening houdend met de lessen geleerd uit vorige projecten;
• Bijdragen aan interne selectieprocessen om de meest relevante voorstellen te identificeren die kunnen worden uitgewerkt en aan Belgische donoren en partners voorgesteld;
• Regionale en context-specifieke ontwikkelingen opvolgen i.v.m. IRC programma's;
• Bijdragen aan de ontwikkeling van het profiel van IRC, het verspreiden van kennis zowel binnen als buiten de organisatie, de ontwikkeling van partnerschappen en andere relevante mogelijkheden;
• Bijdragen aan het strategische plan van IRC Belgium;

Programmabeheer

• De uitvoering van de financieringsovereenkomsten opvolgen voor alle subsidies van IRC Belgium, de opvolging en evaluatie van de projecten coördineren met de IRC teams op het terrein, en zorgen voor het tijdig intern en extern rapporteren;
• Narratieve en financiële rapporten controleren naar conformiteit met de regels en procedures van de donoren;
• Ervoor zorgen dat de lessen geleerd uit afgewerkte projecten verwerkt worden in het ontwerp van nieuwe verwante projectvoorstellen en naar mogelijkheden zoeken om deze lessen te delen zowel met beleidsmakers als met partners en andere actoren van het middenveld;
• Zorgen voor regelmatige updates van briefing documenten over regels en procedures van Belgische donoren en ze beschikbaar maken voor de relevante IRC entiteiten en collega’s;
• Interne systemen voor projectopvolging van de Belgische subsidies regelmatig updaten;
• Projecten opvolgen naar het bereiken van de doelstellingen en conformiteit met de procedures van de Belgische donoren, inclusief:
  - Opvolgen van financiële stromen en risico’s verbonden met contracten, het terrein adviseren wanneer nodig;
  - Opvolgen van de uitgaven t.o.v. het budget;
  - Zorgen voor de naleving van de aanbestedingsvereisten van donoren en het terrein adviseren wanneer nodig;
  - Opvolgen van de uitvoeringsovereenkomsten met projectpartners t.o.v. de vereisten van de donoren;
• Nauw samenwerken met het financieel departement van IRC in New York rond alle vragen i.v.m. het financieel beheer van de projecten en de financieringsovereekomsten;
• Meewerken aan pleitbezorging bij de Belgische donoren voor realistische regels en procedures van subsidies;
• Contacten onderhouden met de vertegenwoordigers van de Belgische donoren i.v.m de lopende projecten.

Andere

• Regelmatige updates bezorgen aan de Directeur van IRC Belgium;
• Projecten op het terrein bezoeken, wanneer nodig;
• Deelnemen aan interne vergaderingen met het Financieel Departement en Programmabeheerders van IRC Inc, met het International Programmes Team in London, en andere relevante vergaderingen (maandelijkse, trimestriële en jaarlijkse vergaderingen).

- Financieel beheer en administratie

• Specifiek doel: de Directeur bijstaan om te verzekeren dat IRC Belgium beantwoordt aan alle financiële en administratieve eisen, en algemene financiële en administratieve ondersteuning bieden aan het bureau

- Financiële controle en boekhouding

• Ervoor zorgen dat de financiële procedures van IRC Belgium up to date zijn, onder leiding van het IRC Inc Financiële Departement, voor lokale betalingen, cash beheer en algemene boekhouding;
• Toepassen van het boekhoudsysteem voor de opvolging van subsidies en uitgaven voor het kantoor;
• Verzamelen en voorbereiden van facturen en overschijvingsverzoeken, deze plaatsen in het boekhoudsysteem, en verwerken in het banksysteem;
• Voorbereiden van verslagen van maandelijkse uitgaven;
• Contact onderhouden met de bank en maandelijkse reconciliatie voorbereiden;
• Voorbereiden van jaarlijkse financiële rapporten en de jaarlijkse audit beheren;
• Voorbereiden van de jaarlijkse belastingaangifte.

- HR/personeels- en loonadministratie

• Indienen van maandelijkse prestaties aan het sociaal secretariaat;
• Voorbereiden van de loonadministratie bestemd voor IRC Inc en up to date houden van de dossiers;
• Ervoor zorgen dat standaard financiële controles gehandhaafd worden en dat lokale belastingen betaald worden;
• De Directeur bijstaan in het up to date houden van het personeelsstatuut en erop toezien dat deze conform de wettelijke vereisten is.

- Algemene administratie

• Up to date houden van de administratieve richtlijnen;
• Beheren van de regelmatige en ad hoc diensten van leveranciers (onderhoud van kantoor en materiaal, kantoorbenodigdheden, professioneel printen, enz.) en up to date houden van contracten; verzekeren dat aanbestedingsprocedures gevolgd worden;
• Uitvoeren van andere taken wanneer nodig, zoals reizen organiseren, vertalen, correctiewerk, referenties nakijken, samenvatten, helpen bij het voorbereiden van presentaties en diverse administratieve taken;
• Bovenstaande taken aan stagiaires delegeren, wanneer gepast en conform de vereiste vertrouwelijkheid.

- Externe relaties en pleitbezorging
Specifiek doel: de Directeur bijstaan, indien nodig, om IRC te vertegenwoordigen bij de Belgische en Europese donoren en partners, en bij het maatschappelijk middenveld

• Op aanvraag van de Directeur, IRC vertegenwoordigen bij relevante beleidsmakers, partners, netwerken en platformen en regelmatige vergaderingen en conferenties bijwonen; vergaderingen, conferenties en evenementen geïnitieerd door IRC mee helpen organiseren;
• Onder leiding van de Directeur, pleitbezorgingsdocumenten helpen opstellen, persberichten schrijven, verslagen vertalen, de website updaten en contacten onderhouden met NGO's, netwerken, etc.;
• De Directeur bijstaan in het overbrengen van IRC's technische expertise naar Belgische en Europese beleidsmakers en andere partners.

Profiel

• Essentiële vereiste m.b.t. talenkennis: Uitstekend gesproken en geschreven Engels, gecombineerd met perfect gesproken en geschreven Frans en Nederlands.
• Universiteitsdiploma in een relevante richting.
• Aantoonbare ervaring in het ontwikkelen van projectvoorstellen en het werken met teams op het terrein; werkervaring op het terrein in een humanitaire context is een absolute troef.
• Aantoonbare ervaring met financieel beheer en controle procedures.
• Sterke ervaring in de not-for-profit sector, bij voorkeur met het beheer van institutionele en publieke donorrelaties in een relevante hoedanigheid.
• Goed inzicht in humanitaire hulp, ontwikkelingsprogramma's en actuele debatten rond humanitaire en ontwikkelingskwesties in België en de EU.
• Uitstekende schrijf- en verslaggevingvaardigheden en ervaring met het nakijken en bewerken van materiaal.
• Goede kennis van het opvolgen van begroting en financiën.
• Kennis van boekhouding en subsidiegerichte boekhouding.
• Proactief, in staat zowel zelfstandig als deel van een team te werken in een dynamische en uitdagende non-profit omgeving.
• Bereid om in beperkte mate te reizen (trimestrieel binnen Europa en jaarlijks naar projecten op het terrein en naar IRC Inc in New York).

Voorwaarden: voltijdse betrekking, contract van onbepaalde duur met extralegale voordelen.

Gelieve uw sollicitatie (beknopt CV van maximum 2 bladzijden en sollicitatiebrief) ten laatste op 30 maart 2012 op te sturen naar : IRC Belgium, Oud Korenhuis 16, 1000 Brussels, Belgium, of via email naar ircbe@rescue.org, met aanduiding van de volgende referentie op de omslag of in het onderwerp van de email: IRC BELGIUM PFM.

Meer informatie: http://www.rescue.org/careers

Gelieve de sollicitatiebrief gedeeltelijk in het Nederlands en in het Frans te schrijven en het volgende aan te duiden:

• Uw motivatie om te solliciteren,
• Uw relevante ervaring en vaardigheden voor deze functie.

Belangrijk:

• Sollicitaties zonder sollicitatiebrief komen niet in aanmerking,
• Enkel geselecteerde kandidaten worden gecontacteerd voor een interview,
• De gevraagde talenkennis is essentieel.