Voltigeur administratif

Intégré(e) au Desk Urgence et sous la responsabilité de l’Adjoint au Directeur des Opérations Internationales en charge des urgences, il (elle) effectuera des missions courtes d’urgence (3 mois maximum).

Le/la voltigeur administratrif sera particulièrement en charge des ouvertures de nos missions et de la stabilisation de l’organisation administrative. Par ailleurs, il (elle) effectuera également des missions de soutien et de formation pour les programmes d’urgence et du long terme. Enfin, une partie de son temps sera consacrée à des dossiers de fond (dossiers spécifiques, outils qualitatifs, modules de formations,…). Le voltigeur administratif travaille en étroite collaboration avec tous les membres du desk urgence et plus particulièrement avec le chargé de gestion financière.

A l’étranger environ 80% du temps : 1. Implantation de projets d’urgence: - Construire le budget de référence de la mission : coûts unitaires, masse salariale nécessaire à la mission, etc. - Implanter et mettre en œuvre des procédures et outils administratifs internes: o Mise en place des procédures comptables et financières : demande d’approvisionnement, suivi de trésorerie, suivi budgétaire, règles de caisse/gestion de fonds, mise en place de Saga pour livres de caisse, de banque, etc o Mise en place des procédures RH de la mission : adapte les conditions d’engagement dans le respect de la législation locale ; grille de salaire (benchmark avec les autres organisations similaires) ; contrats du personnel ; etc - Assurer la gestion comptable et financière : o S’assure de la validité et de la traçabilité des pièces comptables o Enregistre ou supervise l’enregistrement de la comptabilité dans SAGA o Construit les budgets bailleurs et le plan de financements de la mission o Met à jour le suivi budgétaire et fait les demandes d’approvisionnement o Veille au respect des procédures d’achat internes et bailleurs - Assure l’administration générale de la mission : o Enregistrement auprès des autorités locales o Identification et rédaction d’un contrat avec un avocat local o Elaboration des baux de locations des maisons/bureaux o Organisation du travail du personnel de maison o Suivi administratif des expatriés (visas, billets d’avion, etc). - Assurer la gestion du personnel : o Recrutement o Elaboration des contrats o Formation o Paiement des salaires - Est membre à part entière de l’équipe de coordination : appuie à la définition des projets dans la partie administrative. - Management d’équipe : accompagnement et formation du personnel administratif - Représente MdM auprès des autorités locales dans son champ de compétences (labour office, banque, propriétaires, avocats, etc.) - Met en place les outils de reporting bailleurs et participe à l’élaboration de rapports financiers aux bailleurs. - Forme tout le personnel (international et national) aux procédures administratives.

1. Missions de soutien ou d’appui technique aux différentes missions de MDM (long terme ou urgence) sur le volet administratif et financier

   • Appui au terrain sur un besoin spécifique : renforcement de l’équipe admin sur un terrain, assurer une vacance de poste, mettre en place des procédures admin spécifiques, fermeture de mission, etc.

2. Formation, compagnonnage

   • Mission de formation ou de compagnonnage d’un administrateur ou d’un coordinateur administratif.

3. Missions d’évaluation ou exploratoire

   • Peut être amené à effectuer des missions exploratoires ou d’évaluation des besoins.

En France environ 20% du temps : - Appui ponctuel au chargé de gestion financière - Capitalisation, formalisation d’outils terrain adaptés aux missions d’urgence de MdM - Participation à la rédaction des rapports d’opération

Expériences / Formation du candidat Expérience significative en tant qu’administrateur ou coordinateur administratif en ONG dans des contextes d’urgence et de sécurité instable. Bonne connaissance des procédures bailleurs (connaissance d’ECHO souhaitée). Maîtrise d’Excel et bonne connaissance des autres outils informatiques Connaissance de SAGA souhaitée Connaissances comptable de base, réflexes juridiques Rigueur et autonomie Grande mobilité (80% du temps sur le terrain) / fortes flexibilité et réactivité Résistance au stress Aptitude au management et goût pour le travail en équipe Langues : Français et Anglais courants / Espagnol apprécié Formation supérieure en gestion, comptabilité, finance, ou Bioforce souhaitée ou expérience professionnelle significative dans ces domaines.

Langues parlées du candidat Anglais courant (écrit, parlé) obligatoire Espagnol souhaité

Durée du contrat CDI à pourvoir dès que possible

How to apply:

Merci d'adresser votre candidature via notre site : http://www.medecinsdumonde.org/postes/vacancies/puestos-abiertos/France

« MdM se réserve le droit de finaliser le recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures. Merci de votre compréhension. »