Associé (e) à la Gestion des Services Communs (CSA)

Dans le cadre de la redynamisation des activités opérationnelles de l’équipe pays du Système des Nations Unies au Tchad (SNU) ainsi que pour combler le vide laissé par le départ de la MINURCAT, les activités des Services Communs du SNU ont connu un essor important notamment, la coordination, les services de Sécurité, de Santé (Dispensaire) et les prestations opérationnelles conduites en commun. Les tâches opérationnelles ainsi crées sont appelées à se perpétuer dans les 12 à 36 mois à venir. Le bras opérationnel de l’équipe à savoir le groupe de gestion des opérations sera chargé de la planification et de la mise en œuvre des activités communes dans les domaines de la gestion des Ressources Humaines, Achats, IT, Maison commune et services bancaires. A cet effet le poste d’ Associé (e) à la gestion des Services Communs (CSA) a été crée.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision générale du Directeur de Pays Adjoint / Opérations, l’Associé à la gestion des Services Communs (CSA) assumera les responsabilités et fonctions suivantes : Services Communs : Préparer les budgets des Services Communs (Dispensaire – Sécurité – Coordination…) ; Saisir les budgets dans Atlas ; Saisir les Vouchers des Services Communs (et autres) ; Collecter et gérer les contributions ; Mettre en œuvre les activités ; Analyser et corriger les imputations ; Elaborer les états financiers périodiques ; Enregistrer les réservations de la salle de conférence dans les différentes agences ; Support à la supervision et l’encadrement du personnel des services communs (inclus les sous-traitants) dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes en leur donnant les directives et conseils nécessaires en particulier au niveau du dispensaire ; Gestion des Approvisionnements des Services Communs : Collecte les besoins et établit les réquisitions ; Viser les demandes de fournitures de bureau et consommables (médicaux et non médicaux) ; Superviser les inventaires des biens et équipements communs en fin de période (trimestre) ; Préparer les commandes et demander les livraisons ; Gestion et suivi de l’approvisionnement en eau, électricité et autres intrants du dispensaire et tout autre site de service commun ; Etablir la facturation et le suivi des contributions des agences et saisir les GLJE valides à soumettre au DPA/O. Secrétariat de l'OMT (Operations Management Team) : Assurer le secrétariat de l’OMT sous la responsabilité du Président du groupe de gestion des opérations ; Préparer les réunions, établir les comptes rendus et assurer un suivi des dossiers y afférents ; Préparer les données et collecter les préoccupations des chargés de opérations des Agences. Autres : Suivi des dossiers communs avec les autorités compétentes ; Suivi des dossiers de renouvellement des UNLPs et autres dossiers communs ; Exécuter toutes autres tâches ponctuelles qui pourraient lui être confiées par le superviseur.

Competencies

Compétences générales : Démontrer l’intégrité en appliquant les valeurs des Nations Unies ; Promouvoir la vision, la mission et l’objectif du mandate du PNUD ; Capacités à travailler dans un milieu culturel diversifié. Compétences fonctionnelles : Gestion de connaissances/d'apprentissages Avoir l’esprit de partage de connaissances et apprentissages et participer aux réseaux de connaissances ; Encourage le personnel dans l’esprit d’apprentissage et de partage de connaissance ; Promouvoir un environnement d’apprentissage au bureau ; Promeut un environnement de formation dans le bureau ; Point focal de la formation, conseille et appuie le personnel ; Avoir l’exprit d’expérimenter et d’appliquer les nouvelles connaissances. Efficacité opérationnelle/développement Abilité à appliquer les nouvelles directives de Gestion des Services communs ; Maîtrise des connaissances informatiques ; Abilité à implanter les changements en matière de gestion des services communs ; Maîtrise du Logiciel Atlas. Gestion / Leadership Capacité à se focaliser sur l’impact et les résultats, promouvant une éthique de service ; Capacité à analyser soigneusement et logiquement les problèmes, menant à des recommandations concrètes, basées sur des faits en vue des solutions ; Mène et contribue efficacement aux activités d’équipe, fait preuve d’ouverture et de coopération ; Etre proactive ; Avoir les techniques de communications orales et écrites ; Forte capacité à entretenir des bonnes relations avec les clients externes et internes ; Capacité à rester calme et à travailler sous pression et stress ; Avoir une ouverture d’esprit et capacité à travailler dans des situations complexes ; Capacité à gérer positivement les critiques et différents points de vue ; Solliciter le feedback du personnel par rapport à son travail ; Capacité à conseiller, à prendre des initiatives ; Courtoisie et discrétion. UNDP Programme de Certification RH/PNUD

Required Skills and Experience

Education/Diplômes : Bac + 2 avec Spécialisation en Gestion, Finances ou Administration. Expériences professionnelles : Au moins six (6) ans dans les fonctions de Responsable Financier ou de la Logistique d’une Organisation de bonne réputation ou au sein d’une Administration Publique ; Bonne connaissance de l’outil informatique, notamment les logiciels commerciaux couramment utilisés et plus particulièrement le logiciel ATLAS. Langues Requises : Maîtrise du Français et bonne connaissance de l’Anglais parlé et écrit. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

Associé (e) à la Gestion des Services Communs (CSA)