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Standardiste

Date limite de demande : 20 octobre  2012
Titre du poste: Standardiste
Catégorie de poste: Personnel local
Lieu d'affectation: Djibouti, Secrétariat de l'IGAD
Relève de l’autorité : de l’Adjoint administratif
Unité organisationnelle : Division de l'administration et des finances 

1. Résume du poste

Sous la direction générale de l'adjoint administratif, le standardiste répond à tous les appels téléphoniques entrants de manière professionnelle et courtoise et achemine des appels aux parties concernées. Si une personne qui appelle demande un numéro de téléphone, le standardiste le recherche dans l'ordinateur ou le répertoire manuel, et transmet  l'information. Dans des situations d'urgence, il /elle envoie des membres du personnel compétents. Dans certains environnements, il/elle peut être tenu (e) de filtrer chaque appel téléphonique, trouver le nom et les détails pertinents de la personne qui appelle, avant de suivre le protocole établi. Il / elle traite également tout document ou dossier.

2. Description du poste

1) Faire fonctionner les systèmes de communication, comme le téléphone, le standard téléphonique, l’interphone, l’émetteur-récepteur ou le système de sonorisation;

2) Répondre aux appels entrants, saluant les personnes qui appellent, fournissant des informations, mettant en communication et / notant des messages, si nécessaire;

3) Acheminer des appels d'urgence de façon appropriée;

4) Appeler  des personnes afin de les informer des appels téléphoniques, en utilisant le matériel de téléappel et de communication interservices;

5) Relayer et acheminer des messages écrits et verbaux;

6) Effectuer des appels téléphoniques ou organiser des  vidéoconférences selon les instructions;


7) S’acquitter des tâches administratives, telles que la dactylographie, la correction d'épreuves, accepter des commandes, planifier des rendez-vous et  trier du courrier;

8) Suivre les systèmes d'alarme afin de s'assurer que des conditions de sécurité sont maintenues;

9) Entrer en contact avec les agents de sécurité en fonction des besoins,  en utilisant des  radiotéléphones.

10) Tenir un registre des appels effectués et des frais encourus;

11 Enregistrer des messages, suggérant une reformulation pour plus de clarté et de concision;

12) Tamponner la date et l’heure des messages et les classer de façon appropriée;

14) Remplir toute autre tâche connexe qui lui est confiée.

3. Formation:

Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent et la formation d’opérateurs de téléphone. La connaissance de la transmission, de la diffusion, de la commutation, du contrôle et de l'exploitation des systèmes de télécommunications.

4. Expérience:

Au moins trois (3) ans d'expérience en qualité de standardiste ou dans  tout autre domaine connexe.

5. Compétences et aptitudes:

1.     Capacité d'identifier et de comprendre la parole d'une autre personne.

2)     Aptitude à s'exprimer clairement pour que les autres puissent comprendre.

3)     Capacité d'écouter et de comprendre l'information et les idées présentées à
travers des mots et des phrases parlées.

4)     Capacité à communiquer des informations et des idées oralement pour que
d'autres puissent comprendre.

5)     Capacité de dire quelque chose qui ne va pas ou est susceptible de ne pas aller.

6)     Capacité de se concentrer sur une tâche pendant une période de temps sans être
distrait.

7)     Capacité de lire et de comprendre des informations et des idées présentées par
écrit.

8. Connaissance des procédures administratives et de bureau et des systèmes, tels que le traitement de texte, la gestion des fichiers et des dossiers, la conception de formulaires et d’autres procédures de bureau et de la terminologie.

Exigences linguistiques: La maîtrise de l'anglais et la connaissance pratique de la langue française

Durée du contrat: 5 années  civiles, renouvelables sous réserve de performance satisfaisante

Prière d’envoyez votre CV accompagné d'une lettre explicative décrivant brièvement pourquoi vous pensez que vous êtes le candidat indiqué pour le poste, à l'adresse suivante:

Division de l'Administration et des Finances
Secrétariat de l'IGAD
BP 2653
Tel: 253 354050
Télécopieur: (253) 356994,353520
E-mail: hr@igad.int

En ce qui concerne l’objet, précisez : Standardiste