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Chargé de la Logistique, Réponse humanitaire

BACKGROUND: Car la situation a l’Est du pays est dynamique et volatile, l’équipe de la réponse humanitaire d’Oxfam travaille avec des financements flexibles qui la permettent d’intervenir partout à l’Est de la RDC selon les besoins. Les volets d’intervention sont l’EHA, la protection et la sécurité alimentaire, avec un budget de 10 million de $ par an pour atteindre autour de 200,000 bénéficiaires simultanément. Actuellement une equipe travaille dans le Nord Kivu (Masisi Centre) et l’autre au Katanga (Pweto), avec des petites interventions dans d’autres zones comme Kamango (Nord Kivu), Bukavu (Sud Kivu), etc. Avec l’intention de rester flexible et dynamique, la logistique doit s’assurer d’une gestion souple pour suivre les interventions a l’Est. Le hub de l’équipe est à Goma mais les sous-bases varient et changent. La personne doit être capable de gérer plusieurs staff éparpillés et aussi rester prêt a voyager pour visiter les sous-bases régulièrement.
BUT DU POSTE: Le rôle du Chargé de la logistique (Logistics Manager) est de donner un appui efficace aux équipes de programme et gérer le département logistique de la réponse humanitaire d’Oxfam GB à l’Est du pays avec sa base a Goma et des interventions a plusieurs endroits a l’Est. Le gestionnaire de la Logistique coordonne tous les services de la Logistique de la réponse humanitaire (achats, transport, gestion de stock, communication et équipements). Il/elle assure que les procédures d’Oxfam sont comprises et respectées. Il améliore l’application des méthodes de travail à travers les formations, une communication continue et le développement des équipes.
I. RESPONSABILITES GENERALES Le Chargé de la logistique est responsable de la gestion de toutes les fonctions de la gestion logistique. Ceci inclus la gestion des ressources humaines, l’approvisionnement, le transport, le stock, la gestion des équipements et d’autres biens de valeur et la communication.
II. RESPONSABILITES CLÉS: a. Gestion et procédures • Organiser le département logistique pour assurer un support adéquat et en temps réel aux programmes, et assurer la production des rapports logistiques mensuelles ; • Assurer une gestion logistique conforme aux procédures et règles Oxfam ; • Recommander et conseiller sur toute amélioration ou changement dans les procédures en vue d’optimiser la gestion adaptée au contexte local ; • Mettre en place des systèmes d’informations pour le suivi de toutes les activités logistiques (de la demande de cotation à la livraison) à tous les intéressés ; • Etablir et maintenir de bons contacts avec les autres bureaux d’Oxfam GB, les bureaux du Gouvernement de la RDC qui concernent la logistique (Agents de douanes etc..) et les autres ONG, le CICR et les agences humanitaires des Nations unies. Participer activement au Cluster Logistique ; • S’assurer que le département logistique est à l’abri de la fraude ou toute autre tactique pouvant être jugée frauduleuse, et pouvant nuire à l’image de l’organisation. Il faut noter que les bureaux OXFAM GB visent d’être « fraud-free Zones ».
b. Approvisionnement, entreposage et distribution • Assurer l’existence d’un système fonctionnel d’approvisionnement, stockage et distribution conforme aux procédures et règles de gestion logistique d’Oxfam ; • Identifier les faiblesses du système en place et proposer des solutions qui en améliorent l’efficience ; • Assurer l’existence et l’utilisation d’un système d’information qui assure une bonne et transparente gestion du département Logistique. (demande de cotation, réquisitions, Bon de commande, factures, pro forma, appels d’offres, manifestes etc.) ; • S’assurer que les équipements d’Oxfam sont biens gérés et suffisamment sécurisés, et les étiqueter selon la politique financière et logistique d’Oxfam et garder en esprit les exigences des bailleurs des fonds en la matière ; • Mettre en place et maintenir un bon système de stockage selon les standards internationaux de stockage avec un système de stock de sécurité (Buffer Stock) et un suivi précis de la consommation du matériel ; • Maintenir un système de traçage des équipements et le mettre à jour comme il se doit ; • Arranger en collaboration avec le département des finances et le responsable de budget, les équipements à déclasser selon la politique des finances et de la logistique d’Oxfam et selon les exigences contractuelles du bailleur.
c. Gestion du Charroi et de la Mécanique • Coordonner la gestion du charroi automobile en s’assurant que les véhicules sont maintenus en condition optimale et sont utilisés économiquement (particulièrement à la surveillance de la consommation de carburant des véhicules d’Oxfam GB) ; • Gestion des mécaniciens d’Oxfam GB et du garage avec un suivi des services A, B, C pour tous les véhicules, générateurs, pompes et d’autres équipements mécaniques. Vérification que les pièces de rechanges achetées sont des originaux. Réduction des pannes mécaniques ont minimum avec un suivi systématique avec des chauffeurs/utilisateurs des vehicules/machines et les mécaniciens.
d. Gestion du personnel • Gérer l’équipe logistique en accord avec les standards d’Oxfam GB ; • Assure que tous les recrutements soient faits rapidement • S’assurer que chaque agent étant sous sa responsabilité a des objectifs et une description des tâches clairement définies ; • Effectuer une évaluation des performances à temps réel du personnel logistique ; • Assurer la gestion disciplinaire du personnel logistique. e. Développement de l’équipe et du programme • Mettre sur pied un plan de développement du personnel ; • Programmer et organiser des formations de mise à niveau des connaissances du personnel logistique ; • Assurer la vulgarisation des procédures logistiques pour une meilleure utilisation ; • Participer aux évaluations des besoins pour le développement des propositions, évaluations des programmes et assurer la supervision de terrain pour garantir la qualité des services et renforcer les capacités du staff de terrain.
f. Gestion de communication • Assurer que les moyens de communication appropriés sont fonctionnels, disponibles et bien utilisés ; • Suivi avec les operateurs de radio des mouvements de tous les vehicules sur le terrain. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES
• Diplôme universitaire ou l’équivalent pour les écoles techniques • Minimum 3 ans d’expérience en gestion de la logistique • Capacité de négociation • Qualité de leadership • Capacité de travailler sous pression et s’adapter aux besoins de terrain changeant • Ecrire et parler correctement le français, avec un niveau de travail acceptable en anglais • L’honnêteté et l’intégrité Désirable • Capacité et volonté de développer les autres membres de l’équipe
Autres • Une sympathie à la vision, mission et objectifs d’Oxfam GB • Sensitivité culturelle, acquis aux valeurs de promotion du genre et de la diversité • Avoir un engagement aux principes et à l’action humanitaire
How to apply:
Please send your CV and motivation letter to: drchrcoord@oxfam.org.uk Contact person Colin Kubuya :CKubuya@oxfam.org.uk