Zakelijk Assistent/Management Assistent

New Dutch Connections - Zakelijk Assistent / Management Assistent

New Dutch Connections (NDC) legt verbindingen tussen Nieuwe Nederlanders en Betrokken Burgers met als doel onverschilligheid over en angst voor de multiculturele en multireligieuze samenleving weg te nemen, echte betrokkenheid te stimuleren en te faciliteren bij het leven en de kansen van de 'vreemde ander'. NDC zet mensen in beweging naar een gezamenlijke toekomst, welke gericht is op insluiting in plaats van uitsluiting. Belangrijke waarden daarbij zijn inspiratie, talentontwikkeling en persoonlijk contact. NDC organiseert evenementen, workshops, tentoonstellingen en theatervoorstellingen. Meer informatie op www.newdutchconnections.nl.

NDC zoekt per direct een Zakelijk Assistent/Management Assistent m/v

Verantwoordelijk voor
De zakelijk assistent/management assistent ondersteunt de zakelijk leider bij de uitvoering van diens verantwoordelijkheden. Hij/zij ondersteunt bij de ontwikkeling en uitvoering van het zakelijk beleid van NDC.

De zakelijk leider is verantwoordelijk voor het vormgeven, ontwikkelen en uitvoering geven aan een maatschappelijke visie en (zakelijk) meerjarenplan van NDC. De zakelijk leider coordineert, consolideert en controleert de zakelijke en administratieve ondersteunende activiteiten.
De assistent zakelijk leider ondersteunt de zakelijk leider hierin.

Strategie en beleid

• Mede-uitvoeren van de zakelijke strategie en beleid van NDC in opdracht van de zakelijk leider,
• Uitwerken van onderdelen van strategie en beleid voor NDC op de korte en lange termijn;
• Mede uitvoering geven aan (delen) van een financieel plan voor een beleidsperiode om financieringsbronnen voor NDC te behouden en te laten groeien (donatiebeleid)
• Ondersteunen bij de advisering over de financiele haalbaarheid en budgettaire consequenties (voor begroting en meerjarenplannen) van projecten of wijzigingen in beleid en het rapporteren aan het bestuur; De assistent zakelijke leiding notuleert bij bestuursvergaderingen.
• Ondersteunen bij het inrichten werkprocessen om de zakelijke bedrijfsvoering in lijn te brengen met de kwaliteitseisen die door de interne organisatie en de externe stakeholders worden gesteld;
• Ondersteuning bij het continue actief meezoeken naar mogelijkheden en afstemmen met de artistiek leider om, binnen het beschikbare budget en gestelde kaders, de gewenste activiteiten te kunnen realiseren.

Financiele en kantooradministratie
Ondersteunen bij de uitvoering van een transparante, correcte en actuele financiele administratie van de geldstromen van NDC, die voldoet aan geldende de wettelijke kaders en kwaliteitseisen die worden gesteld door de subsidienten. De ondersteuning geldt voor de volgende onderdelen:

• Het voeren van een debiteuren- en crediteurenadministratie;
• Zorgdragen voor een goede afstemming, timing en goede onderlinge verhouding van inkomende en uitgaande geldstromen;
• Voorbereiden van diverse betalingen;
• Het verrichten van administratieve werkzaamheden op gebied van salarisadministratie, inkoop, verzekeringen en personeelsadministratie;
• Voorbereiden van beoordelingen van de besteding van gelden van de organisatie op doelmatigheid en rechtmatigheid en het rapporteren aan de het bestuur hierover;
• Mede-bewaken en registeren van afspraken die door NDC gemaakt worden met verschillende partijen (o.a. subsidie- en sponsorafspraken, contractenbeheer, agendabeheer ) en een adequate administratie daarvan.
• Voorbereiden van instructies aan de medewerkers over boekhoudkundige procedures en bewijsdocumenten;
• Periodiek mede-opstellen van financiele rapportages voor de zakelijk leider.
• Ondersteunen dagelijkse kantoorpraktijk (post, office supplies, telefoon, infomail)

Personeels- en vrijwilligers beleid
Verantwoordelijk voor voorbereiding van personeels- en vrijwilligersbeleid in lijn met de strategie en visie van NDC.

• De zakelijk leider is verantwoordelijk voor de ontwikkelen van een personeels- en vrijwilligersbeleid welke aansluit bij de (meerjaren)plannen en binnen de financiele mogelijkheden van NDC; De zakelijk assistent/management assistent ondersteunt bij de uitvoering hiervan.
• Uitvoeren van een correcte, efficiente werking en afhandeling van de personeelsgerichte zaken en de personeelsadministratie;
• Ondersteunen bij in-, door- en uitstroomactiviteiten, zoals het organiseren van selectiegesprekken, uitvoer van arbobeleid en voorbereiden van ontslagzaken;
• Zorgdragen voor de personeels- en vrijwilligersplanning ten behoeve van een tijdige beschikbaarheid van benodigd personeel op de verschillende projecten;
• Informeren van medewerkers over ontwikkelingen op het gebied van personeelszaken, nieuwe/gewijzigde procedures, arbeidsvoorwaarden en regelingen;

Fondsenwerving
Uitvoering geven aan fondsenwervingsbeleid.

• Ondersteunen van de zakelijk leider bij het coordineren, leggen en onderhouden van in- en externe zakelijke contacten zoals fondsenverstrekkers, samenwerkingspartners, subsidieverstrekkers en financiele instellingen.
• Uitwerken en versturen van subsidie- en sponsoraanvragen in samenwerking met de zakelijk leider.

ICT en Automatisering
Uitvoering geven aan de automatiseringsslag van New Dutch Connections

• Ondersteuning bij de automatiseringsslag waar New Dutch Connections voor staat.
• Aanspreekpunt voor simpele ICT en automatiseringsvragen vanuit de organisatie

Plaats in de organisatie
De assistent zakelijke leiding fungeert onder de directe aansturing van de zakelijk leider.

Functie-eisen

• Ervaring: 5 jaar ervaring in soortgelijke functies
• Opleidingsniveau HBO+/WO
• Ervaring met Europese subsidies
• Beheersing Outlook/Excel/Perfect View
• Salarisindicatie tussen EU 1.800 - EU 2.000 bruto per maand voor minimaal 4 dagen in de week, afhankelijk van kennis en ervaring

Persoonskenmerken

• Punctueel, proactief en precies
• Bevlogen, daadkrachtig en hands-on
• Cijfermatig inzicht
• Flexibel; geen 9 tot 5 mentaliteit

Procedure
Uw sollicitatiebrief voorzien van motivatie en een curriculum vitae kunt u sturen voor 30 augustus 2014 naar vera@newdutchconnections.nl o.v.v. Sollicitatie Zakelijk Assistent/Management Assistent. Sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op 9 en 11 september 2014.