Responsable administration et finances

Le Centre Suisse de Santé Internationale de l’Institut Tropical et de Santé publique (SCIH/Swiss TPH) fournit des services de consultance, de gestion de projet, de formation et de recherche opérationnelle dans le domaine de la santé publique internationale. Pour appuyer le Programme Santé Régional Grands Lacs (Rwanda et Burundi), un nouveau programme qui va transformer deux programmes déjà existantes à chacun des pays en un programme régional basé sur le renforcement du système de santé à travers de l’amélioration des systèmes de financement, l’accès équitable, la qualité des soins et des services de santé, la gestion transparente, efficace et coordonné, nous cherchons:

Responsable administration et finances Finances/Comptabilité:

Assurer l’élaboration du budget régional (budget pour coûts de support partagés entre projets et budgets programmes) et son suivi et contrôle régulier

Superviser/ former, suivre et contrôler les administrateurs/financiers dans les sites de projet dans la région des Grands Lacs

Elaborer et/ou coordonner l’élaboration des budgets et rapports financiers à présenter aux bailleurs

Garantir l’application des politiques et procédures financières dans le pays et la région; les réviser ou élaborer des nouvelles si nécessaire

Garantir que les critères et normes/standards des différents bailleurs de fonds soient respectés et appliqués

Organiser et coordonner les audits internes et externes effectués dans les différents sites de projet dans les pays de la région des GL

Tenir la comptabilité des projets basés à Bujumbura suivant les normes de l’organisation et des bailleurs de fonds

Suivre les différentes comptabilités des projets dans les différents sites (Tenu des livres de caisse et banque, suivi régulier des dépenses locales ainsi que les dépenses effectuées à Bâle pour le compte des projets)

Assurer si besoin la consolidation des différentes comptabilités

Assurer le contrôle et le suivi des décaissements et encaissements de fonds ainsi que la qualité des pièces justificatives selon la procédure en vigueur

Collaborer étroitement avec la section comptabilité du siège de Swiss TPH à Bâle

Effectuer toute autre tâche confiée par le supérieur hiérarchique dans les domaines de ses compétences.

Administration / Ressources Humaines et matérielles:

Réaliser la planification des recrutements et coordonner les processus de recrutements et sélection

S'assurer que le processus d’embauche et de finalisation des contrats du personnel local soit fait en respect de la législation du pays où l’employé est positionné

Organiser Superviser la correcte gestion de la paie du personnel local et s'assurer que l’organisation soit en règle par rapport aux déclarations et paiement de cotisations et impôts dans le pays et la région

Veiller à ce que toutes les politiques et procédures de Ressources Humaines soient disponibles, accessibles et comprises par tout le personnel de la mission et s’assurer que le management les applique correctement

Gérer les conflits liés aux questions juridiques/ droit de travail

Établir les procédures de communication interne qui permettent de garantir la circulation efficace de l´information

Superviser les chauffeurs/ logisticiens ainsi que le personnel de soutien et assurer le respect et la mise en place des procédures, y inclus lié à la gestion des véhicules et des équipements

Gérer le stock des matériels de bureau et s’assurer que l’inventaire des équipements du programme est à jour

Assurer le bon fonctionnement du bureau régional

Assurer l’harmonisation des procédures (administrative, financières, logistiques) entre les différents bureaux Swiss TPH de la région

Assurer la mise au point et l’application du manuel du bureau du Swiss TPH pour les bureaux décentralisés

Assurer l’assurance qualité/gestion qualité des procédures interne dans le bureau régional et les différentes antennes

Faciliter et organiser les appels d’offre pour les achats des biens relative à la mise en œuvre des projets et lié au fonctionnement du bureau régional Swiss TPH

Etre l’interlocuteur principal et le point focal sécurité, à savoir mettre en place un système de suivi de sécurité, suivre de la situation sécuritaire interlocution autorités responsables ou groups de suivi pour se renseigner, etc.

Etre l’interlocuteur et le point focal informatique: assurer le back up régulier, assurer l’interface avec le siège pour tout problème informatique, assurer l’inventaire régulier du matériel informatique, etc.

Collaborer étroitement avec la section administration du siège de Swiss TPH à Bâle

Effectuer toute autre tâche confiée par le son supérieur hiérarchique dans les domaines de ses compétences

Diplôme Universitaire ou équivalent dans un des domaines: Administration, Gestion, ou Finances, Comptabilité

Expérience minimum de cinq ans dans un poste similaire, de préférence au sein d’une organisation internationale

Langues: français indispensable, anglais et langue locale souhaités

Expérience dans la région des Grands Lacs souhaitée

Informatique: Word et Excel indispensable

Maitrise du logiciel BANANA fortement souhaitée

Capacité à travailler en petite équipe et prendre de bonnes initiatives

Honnête et transparent(e)

Organisé(e) et méthodique

Gestion de conflits et résolution de problèmes

Bonne capacité à planifier et anticiper

Flexibilité et capacité d'adaptation à des contextes instables

How to apply:

Si vous seriez intéressé de travailler dans ce cadre-là, veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation, avec trois références et vos numéros de téléphone et votre adresse e-mail avant le 11 aout 2013 à 24h00:https://recruitingapp-2698.umantis.com/Vacancies/241/Description/2

Le lieu de travail: Bujumbura, Burundi, avec des voyages dans l’intérieur du pays et au Rwanda et en RDC (Sud Kivu)

Prise de fonctions: dès que possible