Groepsassistent Midden Oosten

PAX staat voor vrede en brengt mensen bij elkaar die de moed hebben om voor vrede te gaan. Samen met mensen in conflictgebieden en betrokken burgers wereldwijd werkt PAX aan een menswaardige en vreedzame samenleving, overal in de wereld.

Wegens interne verschuiving zoekt de programmagroep Midden Oosten op korte termijn een enthousiaste collega voor de functie van


Groepsassistent Midden Oosten (0,8 fte)


Verantwoordelijkheden en taken

De groepsassistent ondersteunt de programmagroep en de groepsregisseur in de meest brede zin, en verricht ondersteunende taken op zowel secretarieel, inhoudelijk als beheersmatig gebied. Als groepsassistent leg je verantwoording af aan, en krijg je leiding van, de groepsregisseur. Het definitieve takenpakket zal onderling worden afgestemd met de groepsregisseur en bevat ondermeer de volgende werkzaamheden:

• Verlenen van administratieve ondersteuning bij onder meer betalingsverzoeken, declaraties, contracten etc.
• Opzetten en plannen van groepsmeetings en vergaderschema's: agendasetting, organiseren en opvolgen van vervolgactiviteiten in het kader van de beleids- en vergadercyclus (opzetten, bewaken, ondersteunen, voorbereiden, notuleren en waar mogelijk input leveren naar de diverse beraden)
• Fungeren als eerste aanspreekpunt bij vragen van andere groepen en afdelingen op het gebied van organisatorische zaken
• Logistiek ondersteunen en organiseren van in- en externe bijeenkomsten, vergaderingen en (binnen- en) buitenlandse dienstreizen, ontvangst van gasten en bezoekende partners
• Organisatorische en logistieke ondersteuning aan personeel in het buitenland (contracten, betalingen, verzekeringen, kantoorinrichting e.d.)
• Zorg dragen voor het beheer van de activiteiten in het kader van strategische meerjarenplannen en jaarplannen (tijdig signaleren, voorbereiden en bewaken van voortgang inhoudelijke en financiele rapportages)
• Zorg dragen voor het beheer van de activiteiten met betrekking tot fondsenwerving (overzicht bewaren van lopende en gehonoreerde aanvragen, ondersteunen en coordineren van groepsbrede aanvragen)
• Ondersteunen van de groep in het bijhouden en documenteren van relevante contextontwikkelingen, publicaties en vakliteratuur en desgevraagd (kortdurend) deskresearch verrichten in opdracht van de programmagroep
• Fungeren als aanspreekpunt voor het team aangaande technisch en administratief ondersteunend materiaal

Wie zoeken wij

Wij zoeken iemand met organisatietalent, die servicegericht is, een proactieve instelling heeft en goed in staat is om zelfstandig te werken. Iemand die beschikt over uitstekende sociale vaardigheden, die accuraat en resultaatgericht werkt en bovenal flexibel is ingesteld.


Wat vragen wij

• HBO werk- en denkniveau
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pre
• Affiniteit met het Midden Oosten is een pre
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Kennis van de Arabische taal is een pre
• Ervaring met Project Monitoring and Evaluation is een pre

Wat bieden wij

• Een interessante functie in een dynamische, internationale, informele werkomgeving
• Standplaats Utrecht
• Aanstelling per direct voor 28,8 uur per week (0,8 fte), in eerste instantie voor 11 maanden, met uitzicht op verlenging
• Salarisschaal 7 volgens Arbeidsvoorwaarden PKN (afhankelijk van ervaring) EU 2.006 - EU 2.656 bruto (bij fulltime dienstverband)
• Eindejaarsuitkering van 8,3%

Procedure en informatie

Voor meer informatie over PAX: www.paxvoorvrede.nl.
Voor nadere toelichting over de functie kun je terecht bij Lisa Stumpel (Groepsassistent Midden Oosten en Communicatiemedewerker), telefonisch bereikbaar via 030 23 20 501 of via stumpel@paxforpeace.nl. 
Heeft u vragen over de procedure dan kunt u contact opnemen met Nienke Sneevliet via werving@paxforpeace.nl of 030 2428464.

Je motivatiebrief en CV t.a.v. Guido de Graaf Bierbrauwer (Groepsregisseur Midden Oosten) ontvangen we graag uiterlijk zondag 21 augustus 2016 uitsluitend via het sollicitatieformulier op deze vacaturepagina van onze website:www.paxvoorvrede.nl/over-ons/vacatures.

De sollicitatiegesprekken zullen gehouden worden in de week van 5 september 2016.

PAX staat voor gelijke kansen en participatie voor iedereen met kwaliteiten, passie en lef. Wij nodigen kandidaten van alle achtergronden, ook met bijzondere gaven ofwel beperkte mogelijkheden, uit om te solliciteren naar deze functie.