Assistant(e) administratif(ve)/Secrétaire

L'UIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de l'information et de la communication - a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s'emploie à renforcer l'infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers. L'UIT organise également les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les représentants les plus éminents des secteurs public et privé et favorisent les échanges d'idées et de connaissances, dans l'intérêt de tous

AVIS DE VACANCE Nº  15G-2014/BDT-IP/EXTERNAL/G6

Date de parution: 29 juillet 2014 Candidatures en cours d'acceptation Les candidatures féminines sont encouragées Fonctions: Assistant(e) administratif(ve)/Secrétaire Numéro de poste: TD05/G6/06 Date de clôture (23.59 Genève CH) : 15 septembre 2014  Durée de contrat:  2 ans, avec possibilité de prolongation de 2 ans supplémentaires   Type de contrat: Contrat de durée déterminée Lieu d'affectation:  Genève, Suisse Grade: G6

Organe: Le Bureau de développement des télécommunications (BDT) est responsable de l'organisation et de la coordination des travaux du Secteur du développement des télécommunications de l'Union (l'UIT compte trois secteurs fonctionnels: Normalisation, Radiocommunications et Développement), lequel Secteur s'occupe principalement des politiques, stratégies et programmes de développement ainsi que des activités de coopération technique (missions d'experts, programmes de formation professionnelle, projets sur le terrain, séminaires, etc.).

Unité organisationnelle: Au sein du Bureau de développement des télécommunications (BDT) de l'UIT et en étroite collaboration avec l'Adjoint au Directeur et les Départements du BDT, les autres Bureaux, le Secrétariat général et les Bureaux régionaux de l'UIT, le Département de l'innovation et des partenariats (IP) est chargé de la planification et de la réflexion stratégiques grâce auxquelles le BDT sera en mesure d'atteindre les buts et les objectifs de l'organisation et de concrétiser la vision institutionnelle. Il est aussi chargé de créer des partenariats et de mobiliser des ressources, notamment de gérer le Fonds pour le développement des TIC et d'autres fonds d'affectation spéciale destinés à financer la mise en oeuvre d'initiatives régionales dans le cadre de projets susceptibles de trouver un financement. Enfin, il est chargé de la coordination des contenus et du renforcement de la synergie entre les commissions d'études de l'UIT-D, les programmes et les initiatives spéciales.

Attributions / Responsabilités

Sous la supervision du Chef du Département de l'innovation et des partenariats, le/la titulaire s'acquitte des tâches suivantes: Aide le Chef du Département en ce qui concerne les communications, les réunions et le déroulement du travail; repère les sujets complexes ou délicats qui appellent un traitement particulier ainsi que les problèmes prioritaires qui doivent être portés à l'attention du supérieur hiérarchique; s'il y a lieu, donne des informations et avis au personnel du Département à tous les niveaux et s'assure qu'il sait ce qui est attendu de lui et est conscient des échéances. Examine, trie et enregistre le courrier du Département (correspondances et documents) dès réception, et veille à sa bonne distribution. Assure le suivi des correspondances qui demandent une attention particulière ou une réponse du BDT, fait rapport au Chef du Département, et prépare des rappels si besoin est. Enregistre le courrier sortant signé par le Chef du Département et vérifie les dossiers de courrier sortant du Département. En fonction des consignes générales qui lui sont données, rédige des lettres en anglais et en français, et afin de faciliter la communication, traduit les correspondances adressées au Chef du Département en anglais ou en français, selon les cas. Aide à la préparation de lettres circulaires spécifiques, regroupe et classe les réponses reçues sous forme de documents, si nécessaire. Prend des notes lors des réunions internes du Département; rédige des comptes rendus et s'assure qu'un suivi est donné aux décisions prises. Prépare et tient à jour les dossiers du Chef du Département relatifs au Comité de gestion du BDT, aux conférences, réunions et séminaires, classe la correspondance, les documents et informations de nature confidentielle, se procure des documents et des informations utiles à la préparation des présentations, discours et rapports du Chef du Département. Organise et facilite le travail administratif du bureau, et, à ce titre, établit le système de classement, les procédures internes et les systèmes de suivi de la correspondance et des documents; vérifie que le travail est fait conformément aux normes en vigueur et dans les délais impartis; surveille l'avancement du travail et les cas prioritaires ou qui appellent l'attention du supérieur. Organise des ateliers, des formations, des séminaires, des réunions et des colloques et, à ce titre, assume la responsabilité de l'organisation administrative et logistique, met au point l'ordre du jour, s'occupe des invitations, de la production et de la distribution des documents, de la prise de notes et de l'établissement de comptes rendus de réunions, donne la suite requise aux mesures décidées et veille au respect des questions de protocole. Répond aux appels téléphoniques et accueille les visiteurs, fixe des rendez-vous pour le Chef du Département, et tient à jour son agenda. Répond aux demandes verbales ou téléphoniques par d'autres départements de l'UIT, des administrations et des organisations régionales, internationales ou privées, au sujet d'activités ou de questions dont s'occupe le Chef du Département. Se tient informé(e) des travaux et des activités du Département dans son ensemble, afin de pouvoir orienter les demandes vers les services concernés. Prend en charge l'organisation des déplacements, fait des réservations pour le Chef du Département et établit ses programmes de voyage. Assure la liaison entre le Département et le Secrétariat général de l'UIT pour toutes les questions relatives à l'administration du personnel. Recherche et rassemble des informations et documents de référence; prépare des documents d'information utiles à son supérieur lors de missions officielles ou de réunions spéciales; rédige des réponses à des demandes écrites sur diverses questions, aussi bien courantes qu'inhabituelles; communique des informations sensibles à la direction et coordonne les réponses faites à des demandes sensibles ou confidentielles, au nom de son supérieur. Suit la préparation par ses collègues de rapports, correspondance, notes d'information, et d'autres documents pour son supérieur; examine ces documents et en modifie le format ou le style, en fonction des pratiques en vigueur; peut faire des traductions non officielles dans une autre langue officielle de l'Union. Peut être appelé(e) à exécuter toute autre tâche selon les besoins.

Qualifications requises

Formation: Études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience: Au moins huit années d'expérience des travaux de bureau ou de secrétariat (de préférence dans une administration ou une entreprise du secteur des télécommunications). (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience.)

Langues: Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

Compétences: Dactylographie dans au moins deux des langues officielles de l'Union, dont pour l'une de ces langues, à la vitesse requise par les tests pratiqués dans les institutions du régime commun des Nations Unies dont le siège est à Genève. Expérience de l'utilisation de l'ordinateur et connaissance de différents logiciels de traitement de texte, de données, et de gestion des achats. Des qualités de tact, de discrétion et de bonnes aptitudes à la communication sont essentielles, de même que la capacité à travailler dans un environnement multiculturel. Aptitude à établir et entretenir de bonnes relations de travail, à travailler dans le cadre d'une équipe et sous pression.  Aptitude à fixer des rendez-vous et à tenir à jour l'agenda de son supérieur, à recevoir des visiteurs, à passer et à filtrer des appels téléphoniques et à répondre à diverses demandes. Aptitude à vérifier que la correspondance est conforme aux procédures établies et que les déclarations sont exactes, avant apposition de la signature/du visa par le Chef du Département ou d'autres collègues de la catégorie professionnelle. Aptitude à définir et établir des priorités afin de mieux aider dans son travail le personnel des bureaux régionaux. Connaissance de divers logiciels, par exemple Word pour Windows, Excel, applications Internet et Power Point. Aptitude à se concentrer sur plusieurs tâches en même temps.

Rémunération

Traitement annuel: (net d'impôts ) 82,248.- CHF - 109,358.- CHF sans personnes à charge

Les candidats seront contactés directement en cas de sélection pour un test écrit. Des interviews peuvent être effectuées lors de l'évaluation des candidats.

Pour plus d'information concernant les conditions d'emploi, veuillez cliquer sur ce lien

Les candidats ne seront contactés que si leur candidature est susceptible d'être retenue