Chef, Service de gestion des conférences

L'UIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de l'information et de la communication - a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s'emploie à renforcer l'infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers. L'UIT organise également les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les représentants les plus éminents des secteurs public et privé et favorisent les échanges d'idées et de connaissances, dans l'intérêt de tous

AVIS DE VACANCE Nº  39P-2014/SG-C&P/EXTERNAL/P4

Date de parution: 28 juillet 2014 Candidatures en cours d'acceptation Les candidatures féminines sont encouragées Fonctions: Chef, Service de gestion des conférences Numéro de poste: CF12/P4/772 Date de clôture (23.59 Genève CH) : 29 septembre 2014 (14 jour(s) jusqu'à la date de clôture)  Durée de contrat:  2 ans avec possibilité de prolongation de 2 ans supplémentaires   Type de contrat: Contrat de durée déterminée Lieu d'affectation:  Genève, Suisse Grade: P4

Organe: Le Secrétariat général est responsable de tous les aspects administratifs et financiers des activités de l'Union. Il est entre autres chargé de mettre en oeuvre les normes administratives relatives aux questions de fonctionnement, de diffuser des informations sur des questions de télécommunication à des fins opérationnelles et autres, de formuler des avis juridiques à l'intention des Bureaux de l'Union et des départements du Secrétariat général, d'assurer un appui logistique aux activités de l'Union, notamment aux conférences, de coordonner les travaux de l'UIT avec d'autres organisations internationales, de diffuser des informations destinées aux Etats Membres et aux Membres des Secteurs, à la presse, aux usagers commerciaux ou privés des télécommunications et au grand public. Le Secrétariat général est également responsable de l'organisation d'expositions et de forums mondiaux sur les télécommunications.

Unité organisationnelle: Le Département des conférences et des publications est chargé d'assurer la communication entre les participants aux activités de l'UIT et la diffusion des produits de l'UIT, par le biais de ses services de conférence (organisation et logistique), de ses services linguistiques (traduction et interprétation dans les six langues officielles, compte-rendu, terminologie et références) et de ses services de documentation et de publication (saisie et traitement de texte, gestion électronique des documents, composition des publications, reproduction et distribution de documents sur papier ou sur support électronique, vente et marketing).

Attributions / Responsabilités

Sous la supervision du Chef du Département des conférences et des publications, le/la titulaire s'acquitte des tâches suivantes: Supervise le personnel chargé de l'organisation pratique et de la logistique, des services d'interprétation, des services d'attribution des salles de réunion et assure la liaison avec les autres services de conférence de l'Union. Planifie, encadre et suit les activités se rapportant aux services de conférence et de réunion au siège et dans les régions et fournit des solutions pour assurer efficacement et dans les délais la planification, l'exécution et le suivi des conférences. Coordonne la préparation du matériel en vue des conférences et des réunions des Bureaux de l'Union, compte tenu des instructions données par le Directeur du Secteur concerné pendant la phase de préparation des conférences et réunions; en collaboration avec le Chef du Bureau de l'administration, fournit une assistance aux Bureaux concernés dans tous les domaines administratifs pendant les conférences et les réunions. Est chargé(e) de l'organisation et de la gestion administrative des conférences et des réunions de l'Union organisées par le Secrétariat général et fournit un appui aux Bureaux pour leurs conférences et leurs réunions. Selon les besoins, fournit des informations utiles aux participants aux conférences ou réunions. Fournit des conseils et un appui en ce qui concerne le choix des lieux, la détermination des dates, le bon déroulement des préparatifs et la négociation des accords de pays hôte en vue des conférences et des réunions hors siège, et formule des avis concernant les moyens d'améliorer la visibilité et l'impact, compte tenu des objectifs des Bureaux/de l'UIT. Fournit des avis spécialisés au Chef du Département des conférences et des publications, au Secrétariat général et à tous les autres Bureaux de l'UIT sur les questions relatives aux conférences, aux réunions et aux services d'interprétation. Supervise la gestion stratégique et administrative des services de conférence et des services d'interprétation pendant les conférences et les réunions; supervise la fourniture des services de conférence conformément à ce qui a été prévu; demande la préparation de statistiques et élabore des rapports sur ces services; prend des décisions ponctuelles lorsque les circonstances l'exigent; met au point des procédures, pratiques et systèmes opérationnels et noue des relations de travail fructueuses avec des services et des secteurs centraux en vue de faciliter la fourniture de services répondant à des besoins multiples, d'élaborer des méthodes collaboratives et de résoudre les problèmes connexes. Se tient au courant des nouveautés et des bonnes pratiques et fournit des avis et/ou formule des recommandations et/ou de nouvelles procédures afin d'améliorer l'efficacité et l'efficience de la fourniture des services pour les conférences et les réunions. Participe, au nom du Département C&P, à des réunions (en interne et à l'extérieur de l'UIT) portant sur des sujets relevant de ses responsabilités. S'acquitte d'autres tâches connexes que lui confiera le Chef du Département des conférences et des publications.

Qualifications requises

Formation: Diplôme universitaire supérieur en gestion publique ou des entreprises, gestion des conférences, relations internationales ou dans un domaine connexe OU formation reçue dans un établissement d'enseignement supérieur de réputation établie, sanctionnée par un diplôme de niveau équivalent à un diplôme universitaire supérieur dans l'un des domaines précités. Pour les candidats internes, un titre universitaire de premier cycle dans l'un des domaines précités, associé à dix années d'expérience professionnelle pertinente, peut remplacer le titre universitaire supérieur à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience: Au moins sept années d'expérience à des postes à responsabilité croissante dans le domaine de la gestion de conférences, dont au moins trois ans au niveau international. Un doctorat dans un domaine connexe peut être considéré comme équivalent à trois années d'expérience professionnelle.

Langues: Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage. (Selon les dispositions de la Résolution 626 du Conseil, l'assouplissement des conditions requises en matière de connaissances linguistiques peut être autorisé pour les candidats ressortissants de pays en développement: lorsque les candidats de ces pays possèdent une connaissance approfondie de l'une des langues officielles de l'Union, leur candidature pourra être prise en considération.)

Compétences: Connaissances et compétences approfondies dans le domaine de la gestion de manifestations: planifie, définit et négocie les ressources financières et d'autres natures nécessaires à l'exécution des contrats et veille à leur disponibilité. Aptitude à respecter des délais serrés en travaillant sous pression et dans un environnement axé sur les résultats. Excellente aptitude à la négociation. Aptitude à nouer et à entretenir de bonnes relations de travail avec des responsables à tous les niveaux dans des administrations et des organisations nationales et internationales, en communiquant et en coopérant efficacement dans un environnement multiculturel et multiethnique et en faisant preuve de tact et de respect pour la diversité. Le/la candidat(e) doit être prêt(e) à voyager et à s'adapter à des horaires de travail irréguliers et évoluant constamment pendant les conférences. Excellente aptitude à rédiger, communiquer, faire des présentations et mener des négociations. Capacité d'innovation et de rationalisation en ce qui concerne les procédures administratives et professionnelles afin d'améliorer les processus d'exécution des tâches et l'efficacité. Excellente aptitude à planifier et à prendre des décisions. Bonne connaissance des questions administratives et techniques concernant les services de conférence dans le système des Nations Unies.

Rémunération

Traitement annuel: (net d'impôts ) 140,698.- USD - 182,323.- USD sans personnes à charge 151,091.- USD - 197,112.- USD avec personnes à charge

Les candidats seront contactés directement en cas de sélection pour un test écrit. Des interviews peuvent être effectuées lors de l'évaluation des candidats.

Pour plus d'information concernant les conditions d'emploi, veuillez cliquer sur ce lien

Les candidats ne seront contactés que si leur candidature est susceptible d'être retenue