Management Assistant

Plan. Girls first

Wereldwijd groeien miljoenen kinderen op in armoede. Ze hebben honger, krijgen geen goede gezondheidszorg en gaan niet naar school. Ontwikkelingsorganisatie Plan zet zich al 75 jaar in voor deze kinderen. In vijftig landen in Azië, Afrika en Latijns-Amerika voert Plan projecten uit om de levenssituatie van kinderen blijvend te verbeteren.

Omdat meisjes wereldwijd systematisch worden achtergesteld en gediscrimineerd, besteedt Plan extra aandacht aan meisjes. Plan wil meisjes dezelfde rechten en kansen geven als jongens.

In Nederland draagt Plan er met 85 medewerkers, ruim 250 vrijwilligers en meer dan 100.000 sponsors aan bij dat kinderen wereldwijd de kansen krijgen die ze verdienen.

Voor het cluster Communicatie, Marketing Fondsenwerving & Donor Services (CMDS) zijn wij op zoek naar een fulltime:

Management Assistant

Plaats in de organisatie
Legt verantwoording af en rapporteert aan de Chief Marketing Officer (CMO).

Doel van de functie
Zelfstandig uit te voeren secretariële en administratieve ondersteuning van de CMO tevens MT lid en projectmatige ondersteuning van afdelingshoofden binnen het cluster CMDS, met als doel het faciliteren van een effectief en efficiënt management binnen CMDS.

Resultaatgebieden
1. Planning en Organisatie
2. Service en Support
3.Marketing

Taken

1. Algemene secretariële en administratieve ondersteuning

• Agendabeheer en planning (buitenlandse) reizen en bijeenkomsten
• Plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen
• Mail, telefoonbehandeling, correspondentie, archiveren, relatiebeheer
• Afhandeling facturen, declaraties
• Beheer vakantieplanning afdelingsmanagement

2. Voortgangsbewaking van actiepunten voortkomende uit:

• MT vergaderingen
• Projectvergaderingen
• Individuele afstemming tussen CMO en managers
• Externe (internationale) afspraken

3. Deelname in overleg secretariaat en vervanging collega’s

4. Ontwikkelen dan wel afmaken (detailleren) van presentaties en beleidsdocumenten

5. Specifieke projectmatige ondersteuning op planning en voortgang van:

• Fondsenwervende activiteiten
• Marketing Communicatie
• Corporate Communicatie

Kennis en ervaring

• HBO denk- en werkniveau.
• Relevante cursussen op gebied van planning, organisatie, time management en MS Office pakketten.
• Minimaal 8 jaar ervaring in secretariële en projectmatige ondersteuning, waarvan minimaal 3 jaar werkzaam voor een senior manager/MT-lid.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Achtergrond in een commerciële organisatie in deelgebieden commercie, communicatie en marketing. Bekend met Marketing jargon en affiniteit met het werkterrein van een NGO/Goed doel.

Competenties
1. Energie
2. Initiatief
3. Integriteit
4. Organisatiesensitiviteit
5. Kwaliteitsgerichtheid
6. Samenwerken

Persoonlijk profiel
Energieke, positieve en ambitieuze persoonlijkheid die in staat is om servicegerichtheid goed te combineren met inhoudelijke passie voor het werken in een NGO. Iemand die snapt dat commercieel / marketing gevoel ook voor een NGO van levensbelang is. Iemand die begrijpt dat onderlinge verhoudingen aan de basis liggen van een goed functionerend team en dat je als assistent een belangrijke rol speelt in het optimaliseren van die verhoudingen en het vertalen van sentimenten op de vloer naar tips voor je leidinggevende. Oplettend, constructief en gretig.

Plan biedt
Een functie in een internationale werkomgeving. Je maakt deel uit van een internationale Plan familie. Plan biedt haar werknemers een gedegen arbeidsvoorwaardenpakket met een voor deze functie bruto maandsalaris van maximaal € 3.000,= voor 35 uur per week, afhankelijk van achtergrond en ervaring. Plan heeft een goede pensioenregeling, 25 vakantiedagen, collectieve ziektekostenverzekering, reiskostenvergoeding en opleidingsmogelijkheden binnen de functie en voor persoonlijke groei.

Ben je geïnteresseerd?
Voor vragen over deze functie kun je terecht bij Robert de Groot, Chief Marketing Officer. Stuur je motivatiebrief en CV zo snel mogelijk naar vacatures@plannederland.nl ter attentie van Muriël Potter. Wij hanteren 15 mei 2012 als sluitingsdatum.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Delen in je eigen netwerk wordt wel op prijs gesteld!