Sekretär/in der Büroleitung Helmholtz-Gemeinschaft

Brussels, Belgium

Über uns

Die Helmholtz-Gemeinschaft leistet Beiträge zur Lösung großer und drängender Fragen von Gesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft durch wissenschaftliche Spitzenleistungen in sechs Forschungsbereichen. Sie ist mit fast 34.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in 18 Forschungszentren die größte Wissenschaftsorganisation Deutschlands.
In Brüssel betreibt die Helmholtz-Gemeinschaft ein EU-Verbindungsbüro. Dieses informiert und berät Wissenschaftler der in der Helmholtz-Gemeinschaft zusammengeschlossenen Einrichtungen in allen Fragen der europäischen Forschungsförderung und soll ihnen den Zugang zu europäischen Forschungsprogrammen erleichtern.

Ihre Aufgaben:

• Erledigung aller anfallenden Sekretariatsarbeiten;
• Selbständige Erstellung von Schriftverkehr auf Deutsch, Englisch und Französisch;
• Koordination und Überwachung, sowie Vor- und Nachbereitung von in- und externen Terminen und Besprechungen;
• Reiseorganisation und –abrechnung;
• Betreuung von Besuchergruppen und externen Veranstaltungen im eigenen Konferenzraum;
• Aufbereitung von Präsentationen, Dokumenten und Grafiken;
• Pflege der Kontaktdatenbank.

Ihr Profil:

• Vorteilhaft, aber nicht Bedingung, ist eine abgeschlossene Ausbildung als Europasekretär/in und/oder Erfahrung im Sekretariatsbereich;
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind zwingend, gute Französischkenntnisse sind sehr von Vorteil;
• Sichere Kenntnisse der gängigen MS-Office Produkte;
• Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise und starke Kunden- und Dienst-leistungsorientierung, sowie hohe kommunikative und organisatorische Fähigkeiten;
• Teamfähigkeit, Flexibilität und eine schnelle Auffassungsgabe;
• Möglichst Erfahrung im europäischen und internationalen Umfeld.

Wir bieten:

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einer zukunftsorientieren Forschungsorganisation im Büro in Brüssel;
• Mitarbeit in einem engagierten Team in einem internationalen Umfeld;
• Eine leistungsgerechte, ortsübliche Vergütung;
• Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Teilzeitarbeit ist möglich.

Bewerbung

Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik, daher begrüßen wir ausdrücklich die Bewerbung von qualifizierten Frauen. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Ihre vollständige Bewerbung richten Sie bitte ausschließlich per Email bis zum 11.06.2012 an Frau Dr. Susan Kentner, Leiterin Büro Brüssel: bewerbung@helmholtz.de.
Bewerbungen per Post werden nicht in das Bewerbungsverfahren mit aufgenommen oder zurückgesandt.
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Barbara Geilen unter +32 2 5000 982 zur Verfügung.