Receptionisten, beiden

Rutgers WPF zet zich in voor de realisatie van seksuele en reproductieve gezondheid en rechten. We doen onderzoek en ontwikkelen voorlichtingsprogramma's op het gebied van seksualiteit. Een belangrijk onderdeel van ons werk is het beïnvloeden van beleidsmakers en beslissers op nationaal, Europees en mondiaal niveau. Wij werken voornamelijk in Nederland, Azië en Afrika. Onze organisatie bestaat uit ongeveer 80 medewerkers en ons kantoor staat in Utrecht. In Azië hebben we twee veldkantoren.

Rutgers WPF zoekt op korte termijn twee receptionisten (M/V):

Een ervaren receptionist(e) (vacaturenummer 2013-13)
en een junior receptionist(e) (vacaturenummer 2013-18)
Beiden 1,0 fte (4,5 dag per week, maandag- of woensdagmiddag vrij)

Functie-inhoud

Als receptionist(e) bij Rutgers WPF ben je werkzaam in een zeer boeiende, dynamische en internationale omgeving. Je bent het eerste aanspreekpunt voor gasten en voor interne collega’s.
De ervaren en de junior receptionisten doen samen de receptiewerkzaamheden, waarbij ieder voor een deel eigen verantwoordelijkheden heeft. Naast twee receptionisten bestaat het team uit vier projectsecretaresses. De receptionisten worden beiden aangestuurd door de manager Algemene Zaken.

Taken

Als receptionist(e) ben je onder meer verantwoordelijk voor:

• Telefonie en receptie, zoals het aannemen en doorverwijzen van telefoongesprekken, het ontvangen van bezoekers, het maken van afspraken in de agenda’s, het verzorgen van de uitgaande post en het bijhouden van wijzigingen in het adresbestand.

• Facilitaire zaken zoals het boeken van externe accommodaties, vergaderzalen (ook het herinrichten van de zalen), het verzorgen van koffie/thee/catering, het schoonhouden van de keukens en de koffiemachines, het beheer en uitgeven van kantoorartikelen, sleutelbeheer en uitleen van laptops.
• De ervaren receptionist(e) zal ook de contacten met klanten en de distributeur van de producten uit onze webwinkel onderhouden, in Excel het printgebruik en de bezettingsgraad van de bureaus en zalen bijhouden.

Functie-eisen

Ervaren receptionist(e)

Wij zoeken een enthousiaste en proactieve collega, met een MHBO werk- en denkniveau. Je hebt minimaal drie jaar ervaring met werken op een receptie Je bent in staat om zaken zelfstandig op te pakken en bent altijd op zoek naar mogelijkheden om de dienstverlening en processen van de receptie verder te verbeteren.

Junior receptionist(e)

Wij zoeken een enthousiaste en klantgerichte collega, met MBO werk- en denkniveau. Je hebt minimaal stage-ervaring met het werken op een receptie. Je vindt het leuk om hand- en spandiensten te verrichten en je hebt een flexibele instelling.

Van beide receptionisten verwachten wij verder de volgende eigenschappen:

• Representatief
• Servicegericht en klantvriendelijk
• Goed aan meerdere taken tegelijk kunnen werken en oplossingsgericht
• Goede computervaardigheden (Word/Excel/Outlook)
• Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal
• Flexibel en stressbestendig
• Communicatief sterk

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een aanstelling voor de duur van een jaar (mogelijk langer, doch maximaal drie jaarcontracten). Voor beide functies is de CAO-GGZ van toepassing. De salariëring bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring bij een 36-urige werkweek voor de junior receptionist(e) maximaal  € 2.094 en voor de ervaren receptionist(e) maximaal € 2.425,-- bruto per maand (FWG-schaal 35).

Informatie en sollicitatie

Voor meer informatie over de functie kun je je wenden tot Anita van Ekris, manager Algemene zaken, bereikbaar via 030 – 2313431 of po@rutgerswpf.nl. Kijk ook opwww.rutgerswpf.nl.

Mail je sollicitatiebrief en CV voor 16 april 2013 naar po@rutgerswpf.nl, onder vermelding van het vacaturenummer.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen wij niet op prijs.