Personal Assistant Algemeen Directeur

Plan. Girls first

Plan is een internationale kindgerichte ontwikkelingsorganisatie die werkt aan

het realiseren van gelijke kansen en rechten voor meisjes en het verbeteren van de levensomstandigheden van meisjes en jongens in ontwikkelingslanden. Plan werkt aan

een wereld waarin meisjes dezelfde kansen en rechten krijgen als jongens, zodat alle

kinderen zich volledig kunnen ontwikkelen.

Plan doet dit door het uitvoeren van projecten in 50 ontwikkelingslanden die de

achterstelling van meisjes tegengaan en de levensomstandigheden en toekomstkansen

van meisjes en jongens verbeteren en door wereldwijd op te komen voor kinderrechten,

met de nadruk op de rechten van meisjes.

Voor de algemeen directeur van Plan Nederland zijn wij op zoek naar een fulltime:

Personal Assistant Algemeen Directeur

Plaats in de organisatie

Legt verantwoording af en rapporteert aan de algemeen directeur van Plan Nederland.

Doel van de functie

Binnen zowel een lokale (Nederland) als internationale (Plan International) context zelfstandig verrichten van gevarieerde en complexe secretariële, administratieve, ondersteunende en coördinerende werkzaamheden van vertrouwelijke aard, ten behoeve van de directeur, tevens ondersteuning van de Raad van Toezicht, met als doel het faciliteren van een effectieve en efficiënte directie en Management Team (MT) binnen Plan Nederland.

Resultaatgebieden

1. Planning en Organisatie
2. Service en Support

Taken

1. Algemene secretariële en administratieve ondersteuning

• Agendabeheer en planning bijeenkomsten en (buitenlandse) reizen
• Plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen (o.a. MT en Raad van Toezicht)
• E-mail: beheer en coördinatie van de Inbox van de algemeen directeur
• Correspondentie, relatiebeheer, telefoonbehandeling, archiveren

1. Voortgangsbewaking van actiepunten voortkomende uit:

• MT vergaderingen
• Raad van Toezicht vergaderingen
• Overige (project)vergaderingen
• Externe (internationale) afspraken

1. Deelname in overleg secretariaat en vervanging collega’s van het secretariaat bij afwezigheid.
2. Ontwikkelen dan wel afmaken (detailleren) van presentaties en beleidsdocumenten

Kennis en ervaring

• HBO denk- en werkniveau.
•  Uitstekende kennis van MS Office-pakket (met name Outlook) en handig met social media en het  

 opzetten van conference calls.

• Relevante cursussen op het gebied van planning, organisatie en time management.
• Minimaal 10 jaar ervaring in secretariële en projectmatige ondersteuning, waarvan minimaal 5 jaar

werkzaam voor een directeur/senior manager/MT-lid, inclusief ervaring met Raad van Toezicht/

Bestuur.

• Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
•  Ervaring in een non-profit organisatie of ontwikkelingsorganisatie is een pre.

Competenties

1. Energie
2. Initiatief
3. Integriteit
4. Organisatiesensitiviteit
5. Kwaliteitsgerichtheid
6. Samenwerken

Persoonlijk profiel

Energieke, zelfstandige en positieve persoonlijkheid die vooruit- en meedenkt en anticipeert op de voortdurend wijzigende omstandigheden binnen de organisatie en de branche. Iemand die de algemeen directeur helpt met het organiseren van haar uiteenlopende werkzaamheden en daaruit voortkomende vervolgacties. Een stevige en stressbestendige persoonlijkheid die het overzicht bewaakt en goed prioriteiten kan stellen. Een teamplayer die constructief samenwerkt met collega’s van het secretariaat, medewerkers van de verschillende afdelingen van Plan Nederland en externe partijen.

De cultuur van de organisatie kenmerkt zich door bevlogenheid en gepassioneerde medewerkers. Er heerst een informele sfeer achter de schermen. Als Personal Assistant van de algemeen directeur ben jij de spin in het web en je weet overal van. Je hebt een centrale plek binnen de organisatie en met jouw bijdrage kun je een verschil maken voor de toekomst van meisjes in ontwikkelingslanden.

Plan biedt

Een functie in een internationale werkomgeving. Je maakt deel uit van de internationale Plan organisatie. Plan biedt haar werknemers een gedegen arbeidsvoorwaardenpakket met een voor deze functie bruto maandsalaris van maximaal € 3.000,= voor 35 uur per week, afhankelijk van achtergrond en ervaring. In principe 5 dagen per week beschikbaar, dagen/uren zijn flexibel inzetbaar, afhankelijk van de agenda van de algemeen directeur. Plan heeft een goede pensioenregeling, 25 vakantiedagen, collectieve ziektekostenverzekering, reiskostenvergoeding en opleidingsmogelijkheden binnen de functie en voor persoonlijke groei.

Ben je geïnteresseerd?

Voor vragen over deze functie kun je terecht bij Sharon Heimens, HR Officer. Stuur je motivatiebrief en CV zo snel mogelijk naar vacatures@plannederland.nl ter attentie van Sharon Heimens. Wij hanteren 12 september 2013 als sluitingsdatum.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Delen in je eigen netwerk wordt wel op prijs gesteld!

Veiligheid van kinderen is voor Plan Nederland essentieel. Plan Nederland accepteert dan ook geen enkele vorm van misbruik. Dit onderwerp komt aan bod in onze wervings- en selectieprocedures.