CHARGE DES RESSOURCES HUMAINES ET ADMINISTRATION

VACANCY: CHARGE DES RESSOURCES HUMAINES ET ADMINISTRATION BUKAVU, REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO DUREE DU CONTRAT: 12 mois (avec possibilité de renouvellement) SALAIRE : Entre $ 11,315 (USD) et $ 15,275 USD brut par an plus autres bénéfices compétitifs Note: Ce poste est ouvert aux candidats de nationalité congolaise (RDC) seulement. Veuillez indiquer le numéro de votre carte d'identité ou de votre passeport dans le CV. CONTEXTE

Oxfam cherche un/une Officier des Ressources Humaines et d’Administration pour apporter un appui technique et fonctionnel et mettre en œuvre les plans opérationnels afin d’augmenter la performance de l’organisation à travers les ressources humaines.

DIMENSIONS :

• Supervise et assure le monitoring des ressources humaines ;
• Prodigue des conseils et apporte tout appui en relation avec la gestion des Ressources Humaine set Administrations aux responsable et aux autres staffs qui le sollicitent ;
• Fournit l’appui nécessaire pour mettre en œuvre les plans opérationnels selon les standards convenus dans l’organisation ;
• Assiste les différents responsables en apportant des solutions à des problèmes divers et complexes et développe des solutions pour les problèmes de routine relatifs aux Ressources Humaines ;
• Influence le staff et les managers sur diverses questions des Ressources Humaines ;
• Développe des relations efficaces avec des partenaires préétablis ;
• Démontre une grande flexibilité pour anticiper et répondre à des défis inhérents à son contexte opérationnel ;
• L’impact de ce rôle est très déterminant au sein du Département RH et dans le programme. RESPONSIBILITES PRICIPALES:

Recrutement et Induction • Fournir l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures RH ; • Développer le programme d’induction de tout nouveau staff ; • Produire les projets de contrats de travail sur orientation de la Coordination nationale des ressources humaines ; • Former et informer le nouveau staff sur leurs droits et obligations découlant du contrat et du Code de Conduite, ainsi que les systèmes et politiques de Ressources Humaines et de l’Administration Gestion des contrats et des avantages de service • Etre le point focal du personnel de sa base de travail pour les avantages contractuels : Frais de relocalisation et de transfert, soins médicaux, paiements en fin de contrat, etc ; • Mettre en application le système de suivi des dépenses médicales par famille et par mois en fonction des pratiques en la matière : analyser les tendances par famille et les augmentations considérables des dépenses, notamment en consultation avec les médecins traitants ; • S’assurer que les transferts de staff malades ou de leurs dépendants sont réalisés selon les procédures de Oxfam GB ; • En concertation avec et selon les orientations fournies par la Coordination Nationale des Ressources Humaines, assurer la liaison et la bonne collaboration avec les services publics en matière de législation de travail, de sécurité sociale et de formation des agents par l’INPP ; • Assurer la gestion des congés contractuels, des congés de circonstances, des R&R et des absences du personnel ; • Assurer un suivi des fins de contrat, de période probatoire afin de conseiller, en temps utile, les managers sur les actions appropriées au vu du niveau de performance des staffs concernés ; • Organiser les entrevues de fin de contrat et s’assurer que tous les formulaires de fin de contrat sont organisés conformément aux procédures OGB ; • Assurer l’interface de la Coordination Nationale des RH pour toutes les questions liées à la revue annuelle des salaires ; • En coordination avec la Coordination Nationale des Ressources Humaines, aviser et appuyer le Coordonateur Provincial sur les questions relatives à la législation du travail ; • Maintenir de bons rapports de travail avec les autres chargés des Ressources Humaines & Administrateurs d’ONGs et participer aux réunions du réseau des administrateurs des ONGs et en faire des rapports écrits succincts pour la documentation et le suivi.

Gestion des performances • Gestion des performances du personnel sous sa supervision ; • Prodiguer des conseils sur la gestion des performances et s’assurer que tout le monde comprend l’importance des objectifs et des évaluations de performance ; • Faire le suivi du processus de fixation des objectifs et de revue des performances et s’assurer que les objectifs organisationnels en cette matière sont respectés au niveau de sa base.

Formation et Développement du staff • Compiler et coordonner les besoins en formation du staff de sa base de travail ; • Apporter l’appui et prodiguer des conseils sur le développement et la formation de staff et coordonner les activités de formation au niveau du programme ; • Diffuser l’information sur les formations disponibles et coordonner l’inscription des collègues aux différentes formations en concertation avec leurs responsables hiérarchiques.

Alignement sur les normes standards des systèmes et procédures Oxfam • Assurer la mise en œuvre des politiques et procédures OGB dans les divers domaines (y compris le VIH/SIDA, la santé et salubrité, la prévention de l’exploitation et des abus sexuels) selon les normes standards en vigueur tels que consignés dans les Outils Standards d’évaluation (SATs) et viser l’amélioration continue des standards • Soumettre le rapport d’auto évaluation par rapport aux SATs selon la régularité convenue ou sur demande

Documentation et Production des rapports • Assurer le classement des dossiers du personnel selon les orientations et normes en la matière • Bien documenter les différents processus RH afin de faciliter la production des rapports et d’attester de la bonne conduite des différents processus • Produire un rapport mensuel RH à l’intention du Coordinateur Provincial et de la Coordination nationale des ressources humaines (selon le format communiqué par la Coordination Nationale des RH) • Transmettre mensuellement les informations sur la situation du personnel afin de permettre a la Coordination Nationale des ressources humaines d’actualiser la base des données RH • Produire et soumettre le rapport de tout incident relatif à la sécurité et à la salubrité en milieu de travail et aux travailleurs. • Préparer les informations utiles pour la préparation de la liste de paie, et les transmettre au HR Officer National pour vérification.

Gold • Assurer la mise à jour régulière et la qualité des données dans GOLD pour toute la province du Sud Kivu (données personnelles du staff et les éléments contractuels) ; • Effectuer tous les changements requis dans GOLD ; • Assurer la gestion des frais médicaux et produire régulièrement les rapports de paiement.

Administration

• Classement des dossiers administratifs. • Suivi des contrats de bail ainsi que de toutes les dépenses liées à l’usage des lieux loués en fonction des procédures Oxfam et des prescrits desdits contrats. • Actualisation des listes de contacts utiles • Correspondance administrative au niveau du programme. • Gestion du bureau en matière de communication et de la transmission des informations. • Tenue à jour des documents attestant du statut juridique d’OGB en RDC • Assurer l’interface entre l’Organisation et les entités administratives et fiscales de sa base de travail • Organiser les rendez-vous ainsi que les réunions avec les partenaires extérieurs • S’assurer de l’obtention de tous les documents requis pour les staffs et visiteurs ; • Suivre les couts de communication téléphonique, en veillant sur la limite de chaque employé ; • Organiser l’hébergement des visiteurs à sa base de travail • Mise en place et suivi des arrangements domestiques pour l’équipe des expatriés notamment leur logement, la sécurité des lieux de leur résidence, engagements et gestion du personnel d’appui pour les maisons et enfin leur transport de routine ainsi que leurs soins de secours. • Assurer le suivi des MoU avec les affiliés Oxfam Novib et Oxfam Solidarités ; • Préparer et suivre les différents factures pour les affilies. COMPETENCES CLES:

Essentielles • Être de la nationalité Congolaise; • Avoir un diplôme universitaire en Gestion, Administration, Gestion des Ressources Humaines,… • Expérience d’au moins trois ans en matière de gestion des ressources humaines et dans l’administration dans une ONG internationale; • Bonne connaissance de la législation sociale et du travail en RDC; • Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des memos, des lettres administratives et des rapports en fonction des modèles établis) en français et anglais; • Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations; • Diplomatie, tact et talent de négociateur; • Techniques de formation/ amélioration des aptitudes des collègues; • Connaissance techniques de gestion des équipes mixtes de travail; • Aptitude au travail d’équipe et motiver les collègues; • Flexibilité : aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeante; • Bonnes aptitudes en informatique, notamment en Ms Word, Excel et quelques logiciels de gestion de base de donnes Désirable • Esprit d’analyse et d’organisation; • Volonté d’apprentissage et esprit d’ouverture; • Prêt à recevoir des opinions contraires et trouver des pistes de solutions; • Capable de travailler sous pression; • Connaissance parlée et écrite de la langue anglaise; • Connaissance des langues locales; • Expérience antérieure dans une ONG internationale ou dans le système des Nations Unies; • Disponibilité imminente.

How to apply:

Nous encourageons les candidatures féminines pour augmenter la diversité dans notre équipe. Si vous croyez que vous êtes le candidat que nous cherchons, veuillez soumettre votre candidature et C.V. détaillés de votre expérience professionnelle et de votre niveau d’éducation et inclure vos contacts téléphoniques uniquement à :bukavuhr@oxfam.org.uk ou aux bureaux OXFAM de Goma, Uvira, Beni, Kinshasa, Mbandaka et Gemena