Header

Afdb Commis Administratif - Bureau national du Gabon


  • Position title: Commis Administratif - Bureau national du Gabon
  • Grade: GS-5
  • Position N°: NA
  • Reference: SAP 50064276
  • Publication date: 14/12/2012
  • Closing date: 31/12/2012

Objectives

Sous l’autorité administrative du Représentant Résident, le/la titulaire du poste apportera son assistance à l’exécution d’un large éventail d’activités administratives et opérationnelles. Il/elle veillera à l’exécution harmonieuse des travaux d’appui du bureau et au fonctionnement régulier des systèmes connexes.

Duties and responsibilities

Appui au responsable administratif et financier du Bureau dans ses fonctions:         
  • Suivre les dossiers des demandes d’exonération de TVA aux impôts sur les factures des achats et de prestations de services auprès des services publics (douanes, affaires étrangères, service postal, etc.);
  • Transmettre et suivre le traitement des dossiers dans les administrations compétentes du pays d’accueil, des demandes d’exonération d’impôts et de l’enregistrement des véhicules du personnel international du Bureau;
Services de protocole:
  • Conduire les formalités d’arrivée et de départ à l’aéroport pour les officiels de la Banque et toute autre personnalité invitée par la Banque;
  • Transmettre et suivre le traitement des dossiers de demande de visas, de cartes diplomatiques et de  tout autre document du personnel de banque, dans les missions diplomatiques et les consulats accrédités dans le pays hôte;
  • Rédiger les projets de notes verbales et tout autre document protocolaire exigé;
  • Appuyer les experts de la Banque pendant leurs missions (achat de billets, réservation, confirmation).
Autres activités administratives:
  • Transmettre les courriers et correspondances aux bureaux de poste, aux organismes gouvernementaux et aux différents partenaires ;
  • Saisir les références des documents, y compris les pièces jointes, sceller, étiqueter et transmettre la valise diplomatique à DHL pour envoi;
  • Assurer le suivi des formalités pour permettre les retraits et livraisons au bureau des courriers et colis sous douanes ;
  • Saisir des données relatives à l’audit et aux rapports d’activités pour le suivi de la réception desdits rapports au Bureau Extérieur  (périodique);
  • Compiler les notes hebdomadaires sur les activités du bureau et le rapport  mensuel (périodique) ;
  • Réaliser tous les travaux de reproduction et de reprographie ;
  • Accueillir et suivre les usagers du centre d’information et de documentation (des fiches d’enregistrement sont confectionnées et les utilisateurs sont enregistrés);
  • Contribuer à l’organisation des événements et des cérémonies du Bureau ;
  • Assurer le suivi des informations de la presse nationale ;
  • Constituer et actualiser la base de données des journalistes de la presse et des medias locaux.
Le présent poste ne donne pas droit aux conditions d’emploi international
(Le/la titulaire de ce poste sera recruté(e) au plan local, et ne bénéficiera  donc pas du statut de fonctionnaire international)

Selection Criteria

  • Avoir au minimum une Licence en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, complétée par une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau, comme par exemple, Pitmans, Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en secrétariat, DUT, etc.
  • De préférence, au moins quatre (4) ans  d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans un organisme international.
  • De bonnes connaissances en budgétisation et en planification sont vivement souhaitées.
  • Grande orientation clients, aptitude à exécuter des tâches variées, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
  • Aptitude à communiquer oralement et par écrit en français et/ou anglais, avec une connaissance pratique de l’autre langue.  
  • Parfaite maîtrise de l’utilisation des logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint).  La connaissance du SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout.
  • Sens de l’initiative élevée, esprit d’équipe, aptitudes en matière organisationnelle et interpersonnelle.

Document download

Apply online

To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.
  • Submitted by: Responsable, CHRM.1
  • Approved by: Clement OPARE, Directeur par intérim, CHRM