Associé(e) administratif(ve)

Face à la situation humanitaire catastrophique en R.D.C, un ambitieux plan d’action humanitaire a été mis en place par les principaux intervenants dans le domaine humanitaire en 2006. Le Plan d'Action Humanitaire (PAH) est basé sur un recensement exhaustif et multisectoriel des besoins humanitaires à travers tout le pays. Le Pooled Fund est un mécanisme de financement de programme conjoint qui a été choisi pour la gestion des projets issus du PAH. Dans ce contexte, le PNUD joue un rôle important en tant qu’organisation participante du SNU, chargé de la gestion des projets ONG, et aussi en tant qu’Agent de gestion du Fonds. Pour assurer la bonne gestion des ressources de manière optimale, le PNUD procède au recrutement d’un(e) Associé(e) Administratif(ve).

Duties and Responsibilities

Tâches principales: Assurer la bonne gestion administrative de l’Unité; Appuyer la coordination logistique et la préparation des missions et des réunions; Maintenir un système d’archivage. 1. Assurer la bonne gestion administrative de l’Unité: Composer et rédiger la correspondance (les lettres, les memoranda etc.) et préparer l’ordre du jour et autres documents pertinents pour les réunions et formations; Organiser le programme général quotidien de l’Unité, recevoir les visiteurs, gérer les correspondances (courrier : arrivée et départ) et assurer suivi des engagements opérationnels (comme les comptes-rendus en instance, les rapports de missions, les visites de terrain, etc.); Responsable de l’acquisition des biens et services au niveau de l’Unité; Etablir les bons de commandes et préparation des réquisitions dans Atlas; Point focal avec les opérations du PNUD pour gérer les inventaires du bureau, le charroi automobile et les chauffeurs en collaboration avec le Spécialiste aux finances. 2. Appuyer la coordination logistique et la préparation des missions et des réunions : Programmer, coordonner et faciliter les réunions, notamment les réunions trimestrielles avec les ONG et autres réunions de haut niveau; Etablir les bonnes relations professionnelles avec UNHAS et la MONUSCO; Préparer et suivre les demandes de réservation sur les vols. 3. Maintenir un système d’archivage Etablir, actualiser et classer les fichiers et dossiers de l’Unité (en copies dures et électroniques); Etablir et maintenir lés dossiers permanents, conserver et récupérer les documents sur demande. 4. Divers Saisir et mettre à jour les données correspondant à la fonction dans la base de données du Pooled Fund (contacts, adresses, ..); Appuyer l’Unité dans la clôture de projets; Exécuter toutes autres tâches ponctuelles qui pourraient lui être confiées par le Team Leader.

Competencies

Service de client : Faire preuve d’une capacité de répondre aux besoins des divers clients du Pooled Fund. Planification et organisation : Faire preuve d'une capacité à planifier et à organiser son travail et avoir une expérience comme membre d'une équipe de gestion d'un portefeuille de projets humanitaires. Communication: Etre capable d'écrire de façon claire et concise et de bien s'exprimer oralement. Avoir le contact facile et posséder des capacités à développer et entretenir de bonnes relations de groupe. Travail en équipe: Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective de bonnes relations de travail aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité. Aptitude technologique: Bonne maîtrise de l'outil informatique.

Required Skills and Experience

Education: Etre titulaire d’un diplôme de capacitaire ou graduat en secrétariat de direction, sciences économiques ou de gestion administrative ou discipline similaire. Experience: 5 ans d’expérience comme assistante administrative, assistante exécutif, ou assistant programme/projet; Maitrise de l’outil informatique (MS Word, Excel, Powerpoint etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base des données; Connaissance des procédures PNUD ou de l’ONU serait un atout. Langues requises: Une excellente maîtrise du français parlé et écrit est exigée. Une connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

Associé(e) administratif(ve)