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Assistante Directeur Pays Adjoint/Opérations Bureau Pays & Centre Régional

Contexte organisationnel :

Sous la supervision directe du Directeur Pays Adjoint Opérations, l'Assistante Administrative assure le fonctionnement efficace du Bureau du DPA/O, la pleine confidentialité dans tous les aspects de ses attributions, le respect des procédures, la gestion des flux d’information et le suivi des dossiers et des engagements pris.

L’Assistante Administrative occupe une position charnière au sein du bureau des opérations et de l’OMT. La discrétion et la loyauté sont des qualités essentielles pour accomplir les tâches décrites ci-dessous.

Duties and Responsibilities

Résumé des Fonctions Clés:

  • Fonctionnement efficace et efficient du bureau du Directeur Pays Adjoint /Opérations;
  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
  • Support effectif à la communication et travail administratif du Bureau;
  • Assurer le renforcement et le partage des connaissances;
  • Administration de la gestion de l’actif.

Assurer un appui à la gestion administrative et logistique des différents services et activités fournis par le Bureau du Directeur Pays Adjoint/Opérations pour l’atteinte des résultats suivants :

  • Assurer un appui administratif et logistique à la gestion quotidienne du Bureau du DPA/O, en particulier pour la rédaction des courriers et messages officiels et internes du DPA/O, et de toute autre tâche administrative sur demande ;
  • Filtrage des communications, vérification du contenu des parapheurs de correspondances à la signature (présentation du courrier selon les normes du PNUD, pièces jointes) et retour pour envoi aux autres membres de l'équipe ;
  • Gestion et organisation de l’agenda du DPA/O, tenant constamment à jour les engagements pris par le DPA/O sur l’agenda partagée dans Outlook. Rappel à temps et, si nécessaire, organisation du transport ;
  • Gestion efficace et discrète de l'organisation des réunions : Rédaction et préparation de documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous les réunions et missions du DPA/O (avis de réunion, ordre de jour et résumé des actions à prendre pour un suivi efficace; et rédaction des procès verbaux) ;
  • Suivi des dossiers et rappel des engagements du personnel ciblé, des dates butoirs des actions et recommandations des réunions. Classement des dossiers en assurant la confidentialité des documents.

Mise en œuvre des stratégies opérationnelles:

  • Appui administratif et logistique aux groupes thématiques inter-agences et aux comités et sous-comités OMT pour les réunions de coordination inter-agences (secrétariat, rédaction ordre du jour et rapport de synthèse) ;
  • Assurer la gestion électronique de l’inventaire dans Atlas ;
  • Assurer la maintenance et l’archivage, d’informations et des documents de support concernant les groupes thématiques de l’OMT et d’autres documents de travail relatifs à la Coordination ;
  • Coordination et suivi des activités et des recommandations du Groupe des Opérations du Système des Nations Unies ;
  • Gestion des grandes enquêtes administratives périodiques auprès du personnel international et local ainsi que les enquêtes générales demandées par ICSC : distribution et collecte des informations, compilation et analyse des données sur les diverses activités opérationnelles et assurer leur consolidation ;
  • Coordination et suivi des plans d’action et rapports d’activité des opérations ;
  • Mise à jour et transmission régulière du répertoire du personnel des Nations Unies ;
  • Toutes autres tâches administratives dans le cadre de la mise en oeuvre d’IPSAS.

Support efficace aux communications et assistance administrative pour l’atteinte des résultats suivants :

  • Traitement et suivi des documents nécessaires à l’obtention ou au renouvellement des laissez-passer, certificats de famille, visas, carte d’identité des N.U délivrées par le Ministère des Affaires Etrangères et préparation des correspondances;
  • Coordination de la diffusion de l'information entre les membres de l'équipe des opérations, du programme et des projets si nécessaire ;
  • Assurer une communication continue entre le management et le staff. Partage de l'information avec les autres services du bureau si nécessaire.

Appui à la gestion des actifs en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

  • Établissement des procédures de gestion de l’actif du Bureau ;
  • Etiquetage de tout meuble ou équipement dès leur réception de chez le fournisseur. Mise à jour des données sur les stocks de biens durables et suivi des mouvements de mobilier ;
  • Saisie des données dans la base de données de gestion de l’actif (ATLAS) ;
  • Appui à la gestion de la mise à disposition des biens matériels ;
  • Établissement d’un inventaire annuel des biens matériels afin d’assurer l’exactitude des inscriptions sur les livres et de localiser les biens. Obtention de l’approbation par les gestionnaires du décompte physique et de l’exactitude de la base de données de gestion de l’inventaire ;
  • Préparation, certification et soumission en temps voulu des rapports d’inventaire.

Assurer la facilitation du renforcement et du partage des connaissances en se fixant pour objectifs les résultats suivants :

  • Facilitation des connaissances pour le staff nouvellement recruté par l’organisation de formation dans les domaines suivants : présentation du courrier selon les normes du PNUD, protocole, maintien et savoir-faire et savoir-vivre.

Impact des résultats:

Les résultats clés ont un impact sur l'efficacité du bureau du Directeur Adjoint et de l’OMT. L'analyse précise et la présentation d'informations renforce la capacité du bureau de pays ET DU Centre Régional et favorise l'image du PNUD en tant que contribuant efficace au développement du pays. La propre initiative du fonctionnaire est décisive dans les résultats du travail d'équipe.

Competencies

Compétences pertinentes pour l’organisation :

  • Manifeste un engagement envers la mission du PNUD, sa vision et ses valeurs ;
  • Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d’âge.

Capacités fonctionnelles :

Gestion et apprentissage des connaissances

  • Partage ses connaissances et son expérience ;
  • S’emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines, agit sur le plan d’apprentissage et applique ses connaissances nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle

  • Compréhension des politiques et procédures en matière de gestion de l’actif du PNUD ;
  • Aptitude à tenir des systèmes de gestion de l’actif, du matériel, des services et des réclamations ;
  • Aptitude à extraire, interpréter, analyser des données et à résoudre des problèmes opérationnels ;
  • Aptitude à superviser et conseiller le personnel de soutien ;
  • Aptitude à accomplir un travail confidentiel et à gérer un volume important de travail ;
  • Bonne connaissance des règles administratives ;
  • Connaissance de l’Atlas ;
  • Aptitude à contribuer à la redéfinition des processus internes et à la mise en œuvre du nouveau système.

Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion :

  • Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues ;
  • Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme ainsi qu’une attitude favorable et constructive ;
  • Reste calme, maître de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression.

Required Skills and Experience

Education:

  • (BAC + 3), Licence en Assistanat de Direction, Gestion ou Administration Publique.


Expérience:

  • 5 à 6 ans d'expérience appropriée en administration ou en services d’appui à un programme;
  • Utilisation des ordinateurs et des progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), Utilisation internet.

Langues requises:

  • Français et bonne connaissance de l’Anglais;
  • Connaissance d'une langue nationale appréciée.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Les candidatures (lettre de motivation CV et formulaire P.11) devront être postées en ligne sur le site http//www.jobs.undp.org ; ou www.undp.org.sn.


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