Personal Assistant (duo baan)

PharmAccess is een Nederlandse non-profit organisatie, die zich richt op verbetering van de gezondheidszorg in Afrika door middel van een baanbrekende en innovatieve aanpak. PharmAccess werkt nauw samen met publieke en private financiële partijen om te bouwen aan zorgsystemen ten gunste van dokters en patiënten via verzekeringen (Health Insurance Fund), leningen voor artsen (Medical Credit Fund), kwaliteitsstandaarden voor zorg (SafeCare), private investeringen (Investment Fund for Health in Africa) en operationeel onderzoek (Amsterdam Institute for Global Health and Development). Deze groep van organisaties heeft samen als doel om goede zorg voor iedereen in Afrika toegankelijk te maken.

Functieomschrijving
Als Personal Assistant voer je proactief diverse werkzaamheden uit ter ondersteuning van de Managing Director die hierdoor op een efficiënte en effectieve wijze kan functioneren. Je hebt in deze functie een hoge mate van verantwoordelijkheid. Je bent zijn ogen en oren, hebt aan één woord genoeg en vormt een belangrijke schakel tussen de manager en zijn interne en externe contacten.

Je bent iemand die meedenkt, vooruitdenkt en prioriteiten kan stellen. Je werkt georganiseerd, bent discreet en laat je niet snel van je stuk brengen. Het is belangrijk dat je ervaring hebt met het boeken van reizen.

Het betreft een duobaan voor 24 uur. Je "deelt" de baan met een andere PA. Samen "managen" jullie de MD, en werken jullie als een team.

Werken in een duo betekent dat je een teamspeler bent, successen kunt delen en communicatief zeer vaardig bent. Jullie werken beiden 3 dagen, waarvan 1 dag overlappend om een nauwkeurige overdracht van lopende zaken zeker te stellen.

Takenpakket:

• Het beheren en bewaken van de druk bezette, steeds wisselende agenda en de planning van afspraken.

• Het plannen en organiseren van reizen, reserveringen, hotels, etc.

• Het afhandelen van de informatiestromen

• Het fungeren als aanspreekpunt voor externe stakeholders (veelal op hoog niveau) en collega's.

• Het onderhouden van veelvuldige nationale en internationale telefonische contacten op directieniveau

• Het uitwerken van projectgebonden en algemene correspondentie in de Nederlandse en Engelse taal, zowel zelfstandig als in opdracht.

• Het redigeren van teksten, presentaties en lezingen.

• Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten: locatie, catering, sociaal programma e.d.

• Up-to-date houden van dossiers en database; het coördineren van de verschillende projecten

Functie-eisen

• Nederlands en Engels vloeiend in woord en geschrift

• 5 jaar ervaring in soortgelijke functie

• Minimaal HBO werk- en denkniveau

• Stress bestendig

• Flexibel

• Energiek & laagdrempelig

• Organisatietalent

• Uiterst gestructureerd

• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden

• Generalist

• Tactvol

• Gevoel voor verhoudingen

• Assertief op een prettige manier

• Geen 9-5 mentaliteit

• Representatief en correct in communicatie

Aanbod
PharmAccess biedt uitstekende voorwaarden in een dynamische internationale omgeving. We hebben een 40-urige werkweek, een collectief pensioen plan en een collectieve ziektekostenverzekering. Salaris is afhankelijk van leeftijd en ervaring. Het minimum aantal uren per week ligt op 24 uur. We bieden 25 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.

Soliciteren
Herken je jezelf in bovenstaand profiel? Dan nodigen we je uit om te solliciteren. Geschikte kandidaten kunnen dat doen via onze wervingspagina: http://webapp.pharmaccess.org/hrdoc.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Vincent Telling, Recruiter bij PharmAccess Foundation via 020-5667158 of kijk op www.pharmaccess.org.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.