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Directeur adjoint des programmes/ Deputy Director of Programs

An English Description Will Follow:
International Rescue Committee est l’une des principales organisations humanitaires active en RDC; elle intervient par des activités de développement et d’urgence grâce à un budget annuel d’environ 70 millions USD et à une équipe de près de 1,000 employés. L’IRC met en œuvre des programmes dans neuf des onze Provinces que compte le pays, dans les secteur de la Santé, la Gouvernance et Développement communautaire, la Protection et Autonomisation des femmes, l’Éducation ainsi que la Préparation et la Réponse aux Urgences et ce à travers neuf bureaux et plusieurs partenariats institutionnels et communautaires.
L’IRC est à la recherche d’un(e) professionnel(le) expérimenté(e) et dynamique pour la position de Directeur/trice Adjoint(e) aux Programmes (DDP) pour la Province du Sud Kivu, qui compte un budget d’environ 25 millions USD et près de 400 employés.
PORTÉE DES FONCTIONS
* Le/la DDP assurera la direction de la programmation de l’IRC dans la Province du Sud Kivu pour les cinq secteurs d’intervention : Santé, Reconstruction Dirigée par la Communauté, Protection et Autonomisation des femmes, Éducation et Préparation et Réponse aux Urgences;
* Le/la DDP reportera au Directeur Provincial et supervisera directement les Coordinateurs de Programme qui sont responsables de la mise en œuvre directe et de la gestion des équipes et des ressources financières dédiées;
* Elle/Il aura à charge de promouvoir la vision stratégique et d’assurer l’intégration et la co ordination des secteurs et activités, ceci incluant l’analyse et le développement de la synergie entre la programmation à long terme et la programmation de la réponse aux urgences;
* Elle/Il appuiera la coordination des interventions afin de permettre une meilleure harmonisation de la réponse aux besoins des populations assistées par IRC;
* Elle/Il travaillera étroitement avec les Coordinateurs de Programme de chaque secteur afin d’assurer le respect des standards de qualité programmatique; la mise en œuvre efficiente des activités ainsi que l’atteinte des objectifs quantitatifs et qualitatifs;
* Elle/Il s’assurera que les Coordinateurs effectuent un suivi adéquat des opérations et de l’utilisation efficace des fonds dédiés.
* Ce poste nécessitera des relations étroites de travail avec le Directeur Adjoint a ux Opérations (DDO), le Contrôleur Financier, les Unités Techniques basées à Kinshasa ainsi que les services d’appui aux opérations du Sud Kivu.
RESPONSABILITÉS
Planification et Gestion Stratégique
* Suivre le développement des programmes et les opportunités stratégiques, en étroite collaboration avec les Unités Techniques basées à Kinshasa et l’équipe de direction au Sud Kivu;
* Jouer un rôle actif dans la préparation et l’exécution des stratégies sectorielles de l’IRC pour la RDC ainsi que les stratégies de plaidoyer pour chacun des secteurs programmatiques;
* Fournir la direction stratégique aux Coordinateurs pour l’identification et le développement d’axes d ’amélioration de la qualité des programmes et une meilleure synergie entre les secteurs au niveau provincial.
Gestion des Programmes - mise en œuvre, suivi et évaluation
* Assurer la direction et la gestion des programmes de l’IRC au Sud Kivu, par l’orientation stratégique des programmes, la planification de leur développement et le respect des règles et procédures de l’IRC et des bailleurs;
* Diriger le démarrage effectif de nouveaux projets, ceci incluant le recrutement de personnel, l’animation des réunions d’analyse des contrats, des conditions d’octroi des financements et des lignes directrices des bailleurs (Grant Opening Meeting), la mise en place et le suivi des outils clés de gestion des projets (plan d’activités, plan des dépenses, suivi des indicateurs);
* Travailler en collaboration avec les Coordinateurs de Programme et les Conseillers Techniques basés à Kinshasa et assurer que la mise en œuvre des programmes est diligemment gérée à travers l’utilisation régulière, stricte et rigoureuse de plans d’activités ou autres outils de suivi et évaluation approuvés;
* Travailler en étroite collaboration avec les Coordinateurs de Programme, les Conseillers Techniques basés à Kinshasa et l’Unité de Gestion des Subventions (Grants Management Unit) afin d’assurer la préparation de rapports réguliers, de qualité et qui respectent les normes de l’IRC et les lignes directrices des bailleurs.
Développement et Qualité des Programmes
* Assurer l’apport d’une assistance technique appropri&eacut e;e aux secteurs d’activités mis en œuvre par l’IRC au Sud Kivu, par les Unités Techniques de l’IRC ainsi que par des consultants ou des organisations partenaires;
* Jouer un rôle clé dans l’identification de besoins potentiels et la provision d’information/données pertinentes pour le développement du portefeuille d’activités;
* Jouer un rôle clé dans le développement et la mise en œuvre de stratégies de recherche de financements et de propositions de projets en concertation avec la direction provinciale et la direction de pays ainsi que l’Unité de Gestion des Subventions;
* Assurer que les systèmes d’évaluation et de suivi sont en place et adaptés. Superviser la qualité et la cohérence du processus de suivi/évaluation des programmes, renforçant ainsi leur l’ef ficacité et leur qualité ;
* Assurer la collecte, l’analyse et la consolidation des données pour documentation, partage d’information et apprentissage;
* Assurer un rôle de direction et de coordination sur les questions programmatiques intersectorielles, et concernant les approches programmatiques intégrées en collaboration avec d’autres intervenants aux niveaux provincial et national ;
* Apporter un support aux Coordinateurs et à la Direction provinciale dans le développement et la mise en œuvre d’activités de plaidoyer;
* Préparer la contribution provinciale au rapport annuel de l’IRC en RDC.
Gestion des ressources et respect des politiques et procédures financières
* Participer et appuyer activement les Coordinateurs de Programme dans le développement et la révision des budgets pour les nouvelles opportunités et ce en liaison avec le Contrôleur Financier et l’Unité Technique concernée à Kinshasa, en assurant un niveau de financement pertinent pour les multiples composantes des programmes;
* Effectuer la supervision des Coordinateur de Programme afin d’assurer une gestion financière saine et la performance des programmes de l’IRC au Sud Kivu. Travailler avec les Coordinateurs de Programme pour l’établissement, le suivi et le respect de plans de dépenses trimestriels et annuels. Assurer que les dépenses de chaque projet sont correctement validées et analysées mensuellement en relation aux budgets et plans de dépenses et que des mesures correctives soient prises et suivies en cas d’écart;
* Superviser et s’assurer du respect des règles et procédures de l’IRC dans to us les programmes;
* Participer activement aux réunions mensuelles de suivi de l’utilisation des subventions (Grant Review Meeting), aux réunions pour l’initiation (Grant Opening Meeting ) et la clôture (Grant Closing Meeting) de l’utilisation des subventions ainsi qu’aux réunions mensuelles lors desquelles l’équipe de direction provinciale effectue, entre autres, la mise à jour et l’analyse du budget opérationnel du Sud Kivu;
* Examiner et gérer les questions ayant trait au respect des règles et procédures liées aux contrats signes et subventions reçues pour les programmes sectoriels en coordination avec l’Unité de Gestion des Subventions ;
* Soutenir chaque Coordinateur afin qu’il assume la responsabilité de la mise en œuvre des activités de son programme, de l’exécution des activ ités par des partenaires subsidiaires en conformité avec les règles et procédures ainsi que de l’accomplissement des résultats accordes avec les bailleurs.
Développement des Ressources Humaines
* Apporter un appui au développement de descriptions de postes et au recrutement d’agents de programmes (nationaux et expatriés);
* Identifier des opportunités pour le développement et renforcement des capacités des Coordinateurs et des cadres dirigeants des programmes sectoriels;
* Travailler avec le DDO du Sud Kivu afin d’assurer la formation des employés actuels et l’orientation du nouveau personnel;
* Assurer que le suivi régulier et de la qualité ainsi que l’évaluation annuelle de la performance des employés des programmes sont accomplis par leurs Coordinat eurs.
Liaison, Représentation et Communication
* Identifier des opportunités de financement et assurer le suivi de ces opportunités en liaison avec les Unités Techniques et l’Unité de Gestion des Subventions; Avoir une compréhension claire et précise du programme de l’IRC afin d’être capable de représenter l’organisation, ses stratégies et ses intérêts auprès des partenaires, entités gouvernementales et bailleurs de fonds;
* Participer activement à la coordination humanitaire (Clusters et autres fora) lorsque l’IRC n’a pas encore de représentation et ce en étroite collaboration avec le Directeur Provincial permettant ainsi de s’assurer que les partenaires et les bailleurs sont correctement informés des capacités et des activités de réponse d’urgence de l’IRC;
* Assister le Directeur Provincial et les Unités Techniques basées à Kinshasa dans le développement des relations solides avec les bailleurs de fonds et dans le développement d’activités de plaidoyer;
* Forger et maintenir une solide coopération avec les organisations partenaires à travers une communication régulière, une collaboration soutenue et, lorsque nécessaire, une prise de décision conjointe;
* Coordonner la préparation et la diffusion d’une newsletter bimensuelle pour le Sud Kivu;
* Superviser l’organisation des visites des bailleurs ou d’autres parties prenantes.
EXIGENCES:
* Connaissances & Expériences
* Diplôme universitaire dans un domaine connexe;
* Connaissance des principes de leadership et de gestion propres à une organisation à but non lucratif;
* Connaissance de la gestion financière
Connaissance de la gestion de projets;
* 6 années d’expérience ou plus dans la gestion de programmes, acquise dans des postes de direction à responsabilité croissante, principalement au sein d’ONG internationales;
* Expérience diversifiée dans la gestion de programmes, avec forte compétence dans la gestion d’interventions d’urgence;
* Capacité démontrée de réflexion/pensée stratégique et dans l’analyse rapide de questions complexes ainsi que dans la traduction des priorités programmatiques en stratégies opérationnelles;
* Expérience de gestion de portefeuilles complexes en termes de financements et de bailleurs;
* Capacité démon trée en gestion des ressources humaines, relations interpersonnelles ainsi qu’en communication et gestion d’équipes multiculturelles;
* Fortes compétences en informatique (Excel, Word, PowerPoint, and Outlook);
* Très bonne maîtrise du français et de l’anglais dans l’expression orale et écrite;
* Capacité de supporter de nombreux déplacements sur le terrain pour visiter les sites d’activités et ce avec des conditions de vie minimales.
Qualités personnelles & Compétences
* Éthique: Bien comprendre les principes d'un comportement et de pratiques socialement acceptables et s'assurer que son propre comportement et le comportement des autres cadrent avec ces normes et s'alignent sur les valeurs de l'organisation.
* Réflexion stratégique: Évaluer les possibilités et les actions à la lumière des tendances et des conditions propres à l'environnement, à la vision et aux valeurs de l'organisation et habileté à agir comme agent de changement avec la capacité d’établir les enjeux stratégiques pour l’atteinte des résultats.
* Direction: Exercer une influence positive sur les autres afin de produire des résultats qui sont dans le meilleur intérêt de l'organisation.
* Organisation: Définir des priorités, établir des échéanciers, contrôler les progrès relativement à l'atteinte d'objectifs, et faire le suivi de détails, de données, d'information et d'activités.
* Planification: Élaborer des stratégies afin de favoriser l'avancement de l'organisation par la d&eac ute;finition de buts, l’établissement et la mise en œuvre de plans d'action, et ‘évaluation de processus et résultats.
* Prise de décisions: Évaluer des situations afin d'en déterminer l'importance, l'urgence et les risques, et prendre des décisions claires en temps opportun et dans le meilleur intérêt de l'organisation.
* Résolution de problèmes: Évaluer des situations posant problème en vue de cerner les causes, de rassembler et d'analyser l'information pertinente, de proposer des solutions, et de faire des recommandations et (ou) de régler les problèmes.
* Promotion du travail en équipe: Savoir bien travailler en collaboration avec autrui en vue d'établir des objectifs, de résoudre des problèmes et de prendre des décisions qui permettront à l'organisatio n de réaliser des gains d'efficacité et d’atteindre ses objectifs. Capacité d’agir à titre de coach.
* Communication: Savoir écouter, et savoir s'exprimer et écrire de façon claire, réfléchie et en temps opportun en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces.
* Etablissement de relations: Établir et entretenir des relations interpersonnelle et de travail positives avec autrui, à tous les niveaux hiérarchiques et tant à l'intérieur qu’à l'extérieur de l’organisation, afin d'atteindre ses buts.
* Créativité et innovation: Savoir imaginer des façons nouvelles et uniques d'améliorer la situation financière de l'organisme et de susciter de nouvelles opportunités de financement.
* Capacité d'adapt ation: Savoir faire preuve de flexibilité, de polyvalence et (ou) de tolérance dans un milieu de travail en constante évolution et sous d’importantes pressions administratives et programmatiques tout en s'acquittant de façon efficace et efficiente de ses tâches.
Conditions de vie:
Le/la DDP sera basée à Bukavu, Sud Kivu. Bien que le contexte sécuritaire y soit normalement calme, des conflits civils et armés sont en cours dans la Province. La zone est de ce fait considérée comme instable à l’heure actuelle.
Le/la DDP aura à sa disposition une maison individuelle, confortable et sécurisée.
The International Rescue Committee is one of the largest providers of relief and development assistance in the Democratic Republic of Congo with an annual budget of approximately US$ 70 mill ion and almost 1,000 staff. The IRC implements programs in nine of DRC’s eleven provinces (in the sectors of Health, Governance & Community Development, Women’s Protection and Empowerment, Education, and Emergency Preparedness & Response, through a network of nine field offices and a range of institutional and community partnerships.
The IRC is seeking an experienced and dynamic professional for the position of Deputy Director Programs (DDP) for the South Kivu province (with a budget around US$ 25 million and 400 staff).
SCOPE
* The Deputy Director of Programs (DDP) will provide leadership to and oversight of the IRC’s programming in five sectors of intervention in South Kivu: Health, Community Driven Reconstruction, Women’s Protection and Empowerment, Education and Emergency Preparedness & Response.
* The Deputy Director of Prog rams South Kivu will report to the Provincial Director and directly supervises Program Coordinators who are responsible for the direct implementation of programs and management of their program teams and financial resources.
* S/he will promote a strategic vision and ensure program integration and coordination, including the exploration of synergies of longer-term development and emergency programming.
* S/he will facilitate the coordination of programmatic interventions for better harmonization of actions to respond to the needs of and to empower the populations supported by the IRC
* S/he will work closely with the Program Coordinators in each sector to ensure that they meet the best standards of quality programming; that all programs are implemented efficiently and deliver high quality work and that they achieve the qualitative and quantitative targets they have committed to.
* S/he will ensure as well that Program Coordinators monitor adequat ely the operations and use effectively the financial resources available;
* This position will have close working relations with the Deputy Director of Operations (DDO) for South Kivu, the Finance Controller, the Kinshasa-based Technical Staff as well as the South Kivu Support Services.
RESPONSIBILITIES
Strategic Planning & Management
* Monitor program developments and determine strategic opportunities, working closely with Kinshasa-based technical staff and the provincial management team;
* Play an active role in the planning and execution of DRC country sector and advocacy strategies in relation to program areas;
* Provide strategic leadership to the Program Coordinators to identify and develop areas for improvement in program quality and foster synergies between program sectors at the provincial level.
Program Management – Implementation, Monitoring and Evaluation
* Provide overall leadership and management to IRC programs in South Kivu, ensuring strategic program direction, managed growth and compliance with IRC and donor regulations;
* Lead the effective start-up of new project, including recruitment of staff and grant opening meetings, ensuring that key implementation tools (work plans, spending plans, indicator tracking) are developed from the beginning and operational needs are met;
* Working in collaboration with Program Coordinators and Kinshasa-based Technical Advisors, ensure that program implementation is managed closely through the rigorous use of structured, updated work plans and other tracking tools as needed as well as approved monitoring & evaluation plans;
* Work in close collaboration to Program Coordinators, Kinshasa-based Technical Advisors and the Grants Team to ensure the development of timely, high quality and regulation compliant activity reporting per IRC and donor guidelines.
Program Quality & Development
* Ensure the provision of appropriate technical assistance to portfolio sectors from within IRC/DRC, from the IRC’s technical units and from external consultants or partner agencies;
* Play a key role in identifying potential needs and in providing relevant and accurate information/data so to support business development initiatives;
* Play a key role in designing and implementing fundraising strategies and project proposals in conjunction with the provincial and country leadership as well as the Grants unit;
* Ensure that program monitoring and evaluation systems are in place and adequate to the task;
* Oversee quality and consistency of program monitoring and evaluation processes to ensure and enhance program effectiveness and quality;
* Ensure that da ta is regularly processed, analysed, consolidated, documented and shared ;
* Provide leadership and coordinating role on crosscutting programmatic issues and questions of inter-sector program integration and collaboration, engaging at both provincial and country levels;
* Support Program Coordinators and the Direction in the development and implementation of advocacy activities;
* Prepare the provincial contribution to the annual report of the DRC.
Finance Management, Policies & Compliance
* Actively participate with Program Coordinators in budget development/budget revisions of new funding opportunities liaising closely with the Finance Controller and the relevant Kinshasa-based Technical Units ensuring accuracy on costing of Projects/Program components;
* Provide supervision to Program Coordinators to ensure the financial health and performance of each of the IRC projects. Work with the Program Coordinators in completing accurate quarterly and annual spending plans and adhering to the set plans. Ensure that expenditure within each project is monitored and analysed on a monthly basis against budget and spending plans, and that well-structured corrective action is initiated and tracked where required;
* Oversee and ensure compliance with IRC policies and procedures throughout the programs;
* Actively participate in monthly Grant Review Meetings, Grant Opening and Grant Closing meetings as well as monthly South Kivu Finance Meetings during which the Senior Management Team is responsible, among others, for updating and analyzing the South Kivu operating budget.
* Review major compliance issues on grants and contracts within the portfolio sectors and coordinate with Grants Managers;
* Support the individual Program Coordinators to assume responsibility for executing program activities and achieving contractual deliverables an d ensure compliance by sub-agreement partners
Staff Development
* Assist in developing job descriptions and recruiting sector staff (national and international);
* Identify staff development opportunities for senior sector staff;
* Work with the Deputy Director for Operations South Kivu to ensure the appropriate training of current staff and the comprehensive orientation of new staff;
* Ensure that regular, high quality staff performance monitoring and evaluations are conducted for all sector staff.
Liaison, Representation and Communications
* Identify funding opportunities and track them in collaboration with the technical and grants teams;
* Develop a sound understanding of the IRC’s programs to be able to professionally represent the IRC and the IRC’s interests to implementing partners, the government, and do nors;
* Engage in clusters and coordination fora at the provincial level where IRC is not already represented and coordinate closely with Provincial Directors to ensure that donors and partners are well informed of IRC’s emergency response activities and capacity;
* Assist the Provincial Director and Kinshasa-based Technical Directors in developing strong relationships with donors and in the development of appropriate advocacy actions;
* Forge and maintain solid cooperation with partner organizations through regular communication, cooperation and, where appropriate, joint decision-making;
* Coordinate the preparation and dissemination of a South Kivu bi-monthly newsletter.
* Supervise the organization of visits of donors and / or other stakeholders;
REQUIREMENTS:
Knowledge & Experience
* University degree in a related fiel d;
* Knowledge of the principles of leadership and management of non-profit organisations;
* Knowledge of financial management;
* Knowledge of project management;
* 6 or more years of experience in program management, obtained in management positions of increasing responsibility, primarily in international NGOs;
* Experience in managing diverse programs and strong expertise in the management of emergency response projects;
* Experience working with a complex donor portfolio;
* Demonstrated ability to think strategically and for rapid analysis of very complex issues, strong decision-making, translation of programmatic priorities into operational strategies and planning.
* Excellent human resource management skills, interpersonal skills, cross-cultural communication and experience in managing multi -ethnic teams;
* Fluency in English and French (spoken and written) required.
* Very strong computer proficienc y (Excel, Word, PowerPoint, and Outlook);
* Willingness to travel extensively to visit field sites and endure basic living conditions when travelling to these field sites;
Personal Qualities & Skills
* Ethics: Understanding the principles of behaviour and socially acceptable practices and ensure that their own behaviour and the behaviour of others is consistent with these standards and align with the organization's value.
* Strategic Thinking: Evaluate opportunities and actions in the light of trends and specific environmental conditions, vision and values ​​of the organization and act as a change agent with the ability to identify strategies for the achievement of results.
* Direction: Positively influence others to produce results that are in the best interest of the organization.
* Organization: Set priorities and deadlines, monitor progress towards achievement of goals, and track details , data , information and activities
* Planning: Develop strategies to promote the advancement of the organization through the setting of goals, the establishment and implementation of action plans, and the evaluation of processes and results.
* Decision-making: Assess situations to determine the importance, urgency and risks, and make clear decisions in a timely manner and in the best interest of the organization.
* Problem Solving: Assess problems and situations to identify causes, gather and analyze relevant information, propose solutions, and make recommendations and (or) solve problems.
* Teamwork: Know how to work with others to set goals, solve problems and make decisions that will enable the organization to obtain efficiencies and achieve its objectives. Ability to act as a coach.
* Communication: Ability to listen and to speak and write clearly, thoughtfully and timely using appropriate tools and techniqu es for effective communication.
* Relationships: Establish and maintain positive interpersonal and working relationships, at all hierarchical levels and both inside and outside, to achieve the organisational goals
* Creativity and Innovation: Devise new and unique ways to improve the financial situation of the organization and attract new funding opportunities.
* Adaptability: Ability to constantly apply flexibility, versatility and (or) tolerance in an evolving workplace and under important administrative and programmatic pressures while performing effectively and efficiently.
Security Situation/Housing:
The DDP will be based in Bukavu, South Kivu. While security in Bukavu is generally calm, civil conflict is ongoing elsewhere in the provinces, and the area is considered unstable at times.
The DDP will be provided with comfortable individual housing within a compound overlooking Lake Kivu.
How to apply:
Please follow this link to apply: