Coordinator Vrijwilligers en Evenementen

Plan. Girls first

Plan is een internationale kinderrechtenorganisatie die werkt aan het realiseren van

gelijke rechten en kansen voor meisjes en het verbeteren van de levensomstandigheden

van meisjes en jongens in ontwikkelingslanden. Plan werkt aan een wereld waarin meisjes

dezelfde rechten en kansen krijgen als jongens, zodat alle kinderen zich volledig kunnen

ontwikkelen.

Plan doet dit door het uitvoeren van projecten in 50 ontwikkelingslanden die de

achterstelling van meisjes tegengaan en de levensomstandigheden en toekomstkansen

van meisjes en jongens verbeteren en door wereldwijd op te komen voor kinderrechten,

met de nadruk op de rechten van meisjes.

Voor onze afdeling zijn wij op zoek naar een fulltime:                                                                                                   

Coördinator Evenementen en Vrijwilligers (m/v)

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan de Manager Marketing en Fondsenwerving

Doel van de functie

Het doel van de functie is het vergroten en versterken van de naamsbekendheid, het imago en de Fondsenwerving van Plan, door optimale inzet van vrijwilligers en uitvoering van evenementen voor Plan Nederland.

Resultaatgebieden

Beleids ontwikkeling en voortgangsbewaking:

• Vertalen jaarplannen Marketing & Fondsenwerving naar jaarplan voor events en vrijwilligers.
• Nieuw beleid bepalen en uitvoeren, inclusief bijbehorende financiële onderbouwing.
• In overleg met de doelgroepmarketeers, communicatie, online, innovatiemanager (manager productontwikkeling), educatie bepalen van de optimale inzet van evenementen en vrijwilligers in de jaarplannen. Samen met de afdeling communicatie, de doelgroepmarketeers en de medewerker evenementen bepalen van de evenementeninvulling.

• Informeren van vrijwilligers, met name Regio Coordinatoren over (jaar)plannen, activiteiten en resultaten. Verwerken van hun feedback in de jaarplannen en het totale vrijwilligers beleid. Streeft naar optimale integratie van vrijwilligers activiteiten en evenementen in de visie en het totale beleid van Plan.

• Jaarplan uitvoeren i.s.m medewerkers evenementen en vrijwilligers en andere stakeholders (o.a. doelgroepmarketeers).

• Bewaken van de positie van vrijwilligers. Creëert draagvlak voor het vrijwilligersbeleid binnen Plan Nederland en schept randvoorwaarden voor het ontwikkelen en onderhouden van een netwerk van kwalitatieve en optimaal gemotiveerde vrijwilligers.

• Scheppen van condities die vrijwilligers helpen en stimuleren om hun kwaliteiten optimaal te ontwikkelen en in te zetten voor de doelen van Plan.

• Medewerkers vanuit diverse afdelingen van Plan Nederland bewust maken van het vrijwilligers netwerk en de rol die vrijwilligers voor verschillende afdelingen kunnen hebben. Zorgen voor optimale kruisbestuiving over en weer.
• Bezoekt regelmatig diverse vrijwilligers bijeenkomsten en gelegenheden ter versteviging van het contact tussen het kantoor Plan Nederland en het VW netwerk.

• Rapporteert periodiek en met cijfers onderbouwd het resultaat van de activiteiten van evenementen en vrijwilligers aan de Marketing Manager Fondsenwerving en de CMO.

Coaching en begeleiding:

• Coachen en aansturen van de Regio Coördinatoren en aanspreekpunt zijn voor hen, middels periodieke voortgangsgesprekken met RC’ers. Feedback van Regio Coördinatoren terugleggen binnen de Plan organisatie. Hierop de gewenste actie ondernemen en RC’ers terugkoppeling geven.

• Coacht en begeleidt de medewerkers vrijwilligers en evenementen in het uitvoeren van hun werkzaamheden. Houdt jaarlijks functionerings- en beoordelingsgesprekken met hen.

Planning en Organisatie

• Samen met doelgroepmarketeers en medewerker evenementen ontwikkelen van plan voor het verhogen van resultaten op fondsenwerving en imago via nationale en lokale evenementen. Bepalen van randvoorwaarden voor geschikte evenementen om de fondsenwervende en imago doelstellingen te behalen.
• Organisatie en uitvoering van geschikte, kwalitatieve evenementen samen met de medewerker evenementen.
• Bewaken kwaliteit van de evenementen in eigen organisatie en georganiseerd via (evenementen)bureau’s en vrijwilligers.

Coördinatie vrijwilligers, samen met de medewerker vrijwilligers:

• Voeren van relatiebeheer.
• Het inwerken, begeleiden, coachen en instrueren van RC’s.
• Voert selectiegesprekken met potentiële RC’s en vrijwilligers.
• Inventariseert de trainingsbehoefte van het vrijwilligersnetwerk en stelt een plan op.

Samenwerking & Communicatie

• Onderhoudt contact met RC’s van het VW Netwerk

• Bezoekt periodiek regiovergaderingen, trainingen, vrijwilligers activiteiten en dergelijke

gelegenheden voor het contact tussen kantoor en de vrijwilligersorganisatie.

• Optimaliseert de betrokkenheid van Plan medewerkers bij het vrijwilligersnetwerk

en – activiteiten

• Up to date houden van alle vrijwilligers communicatieplatformen (InTouch, website, social media)

Kennis en ervaring

• Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 6 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie (of onderdelen van de voorgestelde functie).
• Ervaring in het werken met vrijwilligers en organiseren van evenementen
• Leidinggevende capaciteiten.
• Zeer goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk
• Ervaring met project management en planning/organisatie..
• Moet goed kunnen omgaan met Word en Excel en Powerpoint, Social media

Interne contacten

• Doelgroepmarketeers; afdeling corporate communicatie, afdelingen internationale programma’s en corporate partners; regio-coördinatoren, vrijwilligersteams, Raad van Toezicht.

Externe contacten

• Evenementenbureau’s en -organisaties, vrijwilligerscentrales, branche organisaties, andere NGO’s, andere Plan NO’s.

Persoonlijk profiel

Iemand die flexibel is met tijd, die indien nodig beschikbaar is op avonden en weekenden, een hands-on mentaliteit,  maar ook sterk planmatig inzicht en zeer goede communicatieve vaardigheden, die in staat is het vrijwilligers netwerk voor Plan te re-activeren en Plan Nederland kan helpen met de gewenste groei in naamsbekendheid, vertrouwen en fondsenwerving via optimale inzet van evenementen.

Competenties

Visie, Coachen, Plannen & Organiseren, Omgevingsbewustzijn, Resultaatgerichtheid, Samenwerken,

Besluitvaardigheid

Plan biedt

Een functie in een internationale werkomgeving. Je maakt deel uit van een internationale Plan familie. Plan biedt haar werknemers een gedegen arbeidsvoorwaardenpakket met een voor deze functie een salaris van minimaal € 2.700 en maximaal € 3.717 voor 35 uur per week, afhankelijk van achtergrond en ervaring. Plan heeft een goede pensioenregeling, 25 vakantiedagen, collectieve ziektekostenverzekering, reiskostenvergoeding en opleidingsmogelijkheden binnen de functie en voor persoonlijke groei.

Ben je geïnteresseerd?

Voor vragen over deze functie kun je terecht bij Robert de Groot, Chief Marketing Officer. Stuur je motivatiebrief en CV zo snel mogelijk naar vacatures@plannederland.nl ter attentie van Sharon Heimens. Wij hanteren 2 augustus 2013 als sluitingsdatum.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.